浅析新形势下文书档案管理问题及对策

文/济宁市第一人民医院　李亚男

浅析新形势下文书档案管理问题及对策

文/济宁市第一人民医院李亚男

【摘要】只有保障文书档案工作的质量和规范文书工作与档案工作的衔接，加强文书档案工作部门之间的协调，并及时地做好文书档案收集工作，才能切实提高档案管理的水平。但是目前由于受各种因素的影响，文书档案管理中存在的问题亟待解决。

【关键词】文书档案；管理；问题；对策

文书档案是政府机关、企业、事业单位以及社会组织在进行管理活动过程中形成的极具参考价值的文件，文书档案作为档案工作中一个重要部分，带有较强的政治性和技术性，所以提升文书档案管理工作，提高文书档案工作的水平，规范文书档案管理，就是文书档案管理人员的中心服务工作。但是由于受各种因素的影响，我国的文书档案管理工作还存在着很多的问题。

一、文书档案管理工作的现状

（一）文书档案管理缺乏规范化。伴随着我国对于文书档案管理的重视，我国文书档案管理工作也在不断完善，但目前还有很多专业档案馆、企事业单位对于文书档案进行管理时，操作行为不够规范，存在着很多的漏洞。如，文书档案标题的不合格，文书档案编号的不统一，还有甚者是档案中出现缺失，造成文书档案的混乱。

（二）档案管理人员的素质需要提升。目前部分企事业单位和档案管理馆都设置了档案管理的专业人员，他们负责文书档案的规范管理工作，这样的方式在一定程度上提升文书档案管理的效率，但是有一部分文书档案管理人员专业素质和文化程度没有达到要求，缺乏对于网络信息背景下文书档案管理知识，给文书档案管理工作的开展带来了很大的影响。

（三）文书档案管理的制度不完善。由于我国文书档案管理制度的不完善，导致文书档案管理工作与创新的管理机制不能更好融合，还是一直采用传统的文书档案管理制度等这些具有机关档案管理特色的管理方法与制度，这样制度严重落后于改革后的管理制度，并对于文书档案管理方式的创新和改进产生了阻碍。

（四）文书档案的检索效率较低。目前我国文书档案检索方式还需要有计算机检索和手工检索两种形式，而在大部分的文书档案检索中多半还是采用传统的检索，这样就极大的降低了文书检索工作的效率，很多文书档案管理人员对于文书档案的检索还存在着错误的认识，认为只要编制更多的检索工具，就能够实现文书档案服务质量的提升，当前文书档案检索效率较低的原因主要是对于现代信息技术的运用能力较差。

二、完善文书档案管理工作的对策

（一）强化文书档案制度建设，提升文书档案管理能力。强化文书档案管理的制度建设，需要对文书档案管理规章制度进行整理和归纳，在合法合理的状况下，结合我国部门公文管理工作的实际情况，制订和采取有效管理办法，实现文书档案管理的多方面规定，对于档案管理、文书档案的处理、档案的保密、鉴定等工作提出更具规范化的要求，形成统一完善的标准和要求，推动文书档案工作的发展。

（二）强化文书档案管理人员素质。做好文书档案管理工作的另一个要求就是完善文书档案管理队伍建设，文书档案管理对于建设需要全面把握档案人才的入口，企业事业单位更需要结合目前档案管理工作的现状，引进和聘用一些具有文化水平和文书档案管理能力的人员进行管理，优秀的文书档案管理者需要树立现代化的管理理念，全面掌握文书档案计算机管理运用技术，采用更多渠道、多形式进行文书档案管理人员的教育，强化文书档案管理人员的素质。

（三）转变文书档案管理方式。网络信息时代的到来，先进技术手段，完善文书档案管理方式，改变传统手工管理方式，首先就是要选择合适的文书档案管理软件，采用新的网络技术和计算机做好档案的整理、编号、检索、存储和查阅工作，完善办公室系统和档案系统的衔接工作。这样的方式便于档案文件数据的统计，方便档案文件数据直接归档，并能够实现纸质文件和电子文件对应的整理工作。另外就是要提升文书档案的检索速度，开展文书档案计算机检索工具的多样化。

（四）培养文书档案管理人员的服务意识。提升文书档案管理工作人员的服务意识，对于文书档案信息资源的开发具有非常重要的作用，档案管理人员需要全面了解单位、科室对于档案信息的需求，并结合不同人员对于文书档案的需求的要求，有针对性地开展档案的编研工作，让他们都能够在档案编研的实际工作中认识到档案对其工作具有的重要意义和作用。

三、总结

伴随着我国社会经济的不断发展，文书档案管理工作的重要性也在不断的提升，完善文书档案管理工作的创新和管理理念的转变，对于文书档案工作的开展具有非常重要的意义。培养文书档案管理人员的责任意识，规范文书档案管理的程度和方式，对于我国今后文书档案管理工作的开展至关重要。

参考文献：

[1]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志,2013 （20）:62-63.

[2]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报(社会科学版),2011（03）:117-119.