刍议事业单位档案管理的现状及对策

文/上海市社会保障卡服务中心　刘晓芸

刍议事业单位档案管理的现状及对策

文/上海市社会保障卡服务中心刘晓芸

【摘要】事业单位的稳定发展离不开档案管理机制的合理化与规范化。因此，事业单位的管理人员应该重视档案管理工作。随着社会经济的发展，信息技术不断更新，事业单位对档案管理工作者的要求越来越高，档案管理工作正面临着很大的机遇与挑战。认识到当前工作中的不足，并有针对性的找到解决方案是当前事业单位档案管理工作者最应该做到的。

【关键词】事业单位；档案管理；现状；对策

当前的事业单位档案管理工作存在着一些问题，档案管理工作不够规范严谨，工作水平低与事业单位的发展要求不相符，从而导致了单位发展的不协调。事业单位应该认识到档案管理在自身发展当中的重要性，并通过有效的途径解决档案管理工作中出现的问题，提高档案管理工作的质量与水平，使之与社会、单位地发展相适应。只有这样才能保证单位的发展历程、文化建设得以弘扬与传承。

一、当前事业单位档案管理工作面临的问题

（一）档案管理制度不够完善。当前事业单位的档案工作组织不健全，权责分界不明确，造成这种现象的一个主要原因就是档案管理制度的缺失。由于管理制度的不完善，档案资料的整理与归档没有做到专岗专人专职，分类、编目大都没有规范性制度，一旦需要查找信息资料就需要耗费大量的时间与人力。对于留存时间较为长久的档案，数据得不到及时的更新，有些信息资料甚至已经丢失，但是却无人负责。其它部门在需要信息资料时，无处可查，导致整个单位工作的滞后。

（二）管理人员管理意识薄弱。由于档案管理工作不会带来直接的经济利益，因此一些事业单位在发展中没有意识到档案管理工作的重要性，忽略了对其的规范与管理，管理人员的工作态度也并不积极。一是事业单位领导忽视对档案工作的规范管理与有效的投入，导致档案管理工作效率低下。二是在档案管理工作中，经常会出现数据录入错误、数据丢失的现象，严重的还会造成数据外泄，个人隐私被泄露。一旦档案管理工作出现纰漏，那么很容易对社会、单位或者个人造成不良的负面影响。

（三）档案管理人员素质偏低。很多事业单位都将档案管理工作只是看作单纯的数据整理、归档工作，因此在选择管理人员时并没有注重对人员专业素质的考核，因此在管理中缺乏规范性与科学性。一是档案管理人员在进行资料的收集、整理、归档工作时，一味追求自身的工作量，不能客观、准确地判断资料的有效性、完整性、保存价值，造成将无保存价值的资料进行归档，即降低工作效率又占用了库房资源。二是档案管理人员缺乏责任感，不注意信息的保密性，随意泄露他人的隐私，给自己及他人都造成了严重的影响。三是由于档案管理人员职业发展受到限制，工作内容的枯燥无味，从而造成许多员工不愿担任档案管理人员或选择离职，这些现象都不利于事业单位档案管理工作健康长远的发展。

（四）档案管理设备相对落后。大多数的事业单位的档案管理工作都是采用纸质档案的保存模式。随着经济的不断发展，信息技术的高速提高，要求档案管理工作逐渐走上信息化管理的道路，传统的纸质档案管理已经难以适应社会的发展。许多档案管理人对信息技术了解不够，相应的操作水平偏低，即使有设备引进也很少使用。设备的落后极大地降低了档案管理工作的效率与档案信息的利用率，对于信息资料查阅的及时性与准确性造成了困扰，阻碍了档案管理工作信息化的发展进程。

二、加强当前事业单位档案管理工作的措施

档案管理工作是一项复杂且重要的工作，如何进行科学化的管理是事业单位领导应该思考的问题。要把提高意识作为前提，完善制度作为保障，提高素质作为途径，引进设备作为基础。通过多方面的协调配合，加强对当前事业单位档案管理工作的规范与完善。

（一）完善档案管理制度。档案管理制度的完善将为事业单位档案管理工作的有序进行提供保障。合理划分档案管理工作的职责，保证权责明确，工作有效。事业单位可以在本单位内成立专门负责档案管理的小组，将工作流程细化，并定期对档案管理工作进行监督与指导，遇到问题要即时即改。

建立和完善事业单位的档案管理制度。一是根据国家档案管理部门要求，定期修订完善档案归档目录及保管期限表，确保归档资料的有效性。二是建立档案借阅制度，确保借出档案的安全性，如有遗失可追责。三是奖罚分明责任到人。档案管理人员应定期对档案信息数据进行检查核对，并进行阶段性的更新，一旦出错，责任要落实到人，及时做好信息补救工作，并给予责任人适当的责罚；对于在档案管理工作中表出突出、能及时为档案管理工作出谋划策的人员，应做好相应的奖励表彰工作。

（二）提高档案管理意识。提高事业单位档案管理工作水平，首先要单位领导与相关的工作人员给予档案管理工作足够的重视，提高他们的档案管理意识。虽然档案管理工作不能够提供直接的经济利益，但是做好这份工作却有利于事业单位稳定长远的发展。

其次事业单位领导可以带领档案管理人员共学习相关的法律、法规，熟读《档案管理法》等资料，加大宣传力度，并通过制度的完善配合管理，提高工作人员的管理意识。再次事业单位要加强对档案管理工作的关注与投入，提高档案管理工作人员的工作认同感，使他们不断增强管理意识，全身心的投入到工作中去。

（三）提高管理人员素质。对现有的事业单位档案管理工作人员进行业务培训，不断提高他们的业务操作能力，同时，加强对法律法规的学习，并且定期进行考核，优者上，劣者汰。形成竞争机制，提高责任意识。

在人才的引进上，选择高素质的专业性人才，很多高校现已开设档案管理专业，但是由于大多数单位对档案管理工作的不重视，导致了人才的流失。因此，想要提高档案管理水平，提高管理人员素质，从根本上要引进专业人才并留住人才。规范管理的同时，要提高对员工工作、生活的关注，让他们感受到单位对档案管理岗位的重视，借此来提高他们的工作积极性与责任意识。

（四）引进先进管理设备。时代的发展与档案管理工作的独有特点都要求事业单位的档案管理工作走向信息化的道路。档案管理工作需要收集信息，核对信息，收录信息，整理信息，保存信息。整个过程的工作量极大，需要工作人员的协调配合，如果引进先进的管理设备，就可以利用扫描的方式输入数据信息，并通过计算机对信息进行分类整合，减少工作量，提高工作效率。现代化先进设备的使用，可以有效的实现资源共享，在检索信息时，可以迅速准确的提取有效信息，不妨碍其它工作的展开。

从另一个角度来说，纸质档案在保存的过程中很容易受到损毁与污染，导致信息的丢失。用先进的设备将纸质档案转化为电子档案，两种档案互为补充，保证信息的安全性与完整性，无论哪一种档案出错，另一种都可以及时进行补救。

三、结语

事业单位的档案管理工作在事业单位的发展中起到至关重要的作用，它是事业单位工作的重要组成部分。针对当前工作中的问题，为了使档案管理工作更加合理化与规范化，并且与社会发展相适应，事业单位应建立完善的档案管理制度，提高档案管理的意识，并定期对档案管理人员的业务素质进行考核，引进先进的设备辅助档案管理工作的展开，只有通过这些方式才能提高档案管理工作的水平，进而促进事业单位健康稳定的发展。

参考文献：

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