高校档案管理信息化问题及对策

文/甘肃省庆阳职业技术学院　张红

高校档案管理信息化问题及对策

文/甘肃省庆阳职业技术学院张红

【摘要】档案管理信息化在高校信息资源的组织结构中占据着特殊的位置，与此同时档案管理在历史发展的长河中，出现了诸多的问题和瓶颈。本文针对存在的一系列诸多问题，进而探讨高校档案管理信息化的解决措施。

【关键词】高校；档案管理；信息化

目前，各大高校的档案管理信息化建设普遍开展，在提高工作效率的同时，节省了劳动力和物资。但是高校档案信息化在专业人士和设施配套方面仍然不够完善。本文主要就高校档案信息化管理中实际残留的问题进行细致分析，进而提出相对应的解决对策，旨在提高档案的使用率和便捷的档案管理办法。

一、高校档案管理信息化存在的问题

(一)基础设施配备不够完善。良好的硬件设施与配套的专业性软件是现代信息化建设的前提条件。如果高校档案管理不具备基本的设施设备，建设信息化管理只是纸上谈兵。实现档案管理的信息化的前提是高校的档案机关具备接收和生产电子文件的网络设备。硬件设施包括计算机、交换机、扫描仪和网络设备等；专业软件包括档案信息的处理系统、信息数据库和相联系的软件及程序。调查显示，我国高校档案馆缺少这一系列的基础硬件设施和必要的配套软件，进而制约我国高校档案管理信息化发展。

（二）纸质档案信息数字化发展迟缓。纸质的藏书档案转换为现代电子文档的模式是历史发展的必然。数据库和电子文档用于文件的保管和储藏为档案信息管理提供便捷，但是高校几十年甚至上百年的纸质档案进行数字化、刻成光盘、进行磁盘存储并建立完整的全文数据库是一项艰巨的任务。该过程需要大量的劳动力和物资，目前来看，各大高校在这个方面的投入有限，进展明显迟缓。

（三）档案管理信息化缺乏统一系统。高校的信息档案实现资源共享，需要制定统一的标准。标准通过完整的体系和机制来体现，包含管理中系统软件和网络技术的应用，同时也包括纸类档案的标准化和电子文档的要求。同时，各个地方区域的档案管理标准也需要达到一致的标准。就目前而言，我国档案管理未形成统一的发展规划和统一的标准。对于高校而言，档案管理的标准是不够完善，从而阻碍信息现代化的建设，也会给资源共享带来不便。

（四）档案信息化的管理缺少专业人士。据调查，各个高校目前的信息管理人员缺少专业人士，就目前情况而言，高校档案管理人员几乎没有专科或本科档案管理专业或信息技术专业毕业的学生，熟悉档案管理和现代网络技术的人士更加匮乏。大多数的档案管理人员都是跨行业或兼职从事档案管理工作的，所以系统的档案管理工作对于他们来说具有一定难度。档案管理人员中专业人才的缺少约束了档案管理信息化的持久发展。

二、针对高校档案管理信息化问题的解决办法

（一）加强档案信息化的硬件和数据库建设。档案信息化的建设需要通过诸多硬件和数据库来建立，档案信息化的发展离不开物质条件，加强相关的硬件设施势在必行。现有的设备需要继续利用，同时，需要引进大批量的先进设备，从实际角度出发，引进设备时需协同专业人士，购置先进设备时，要听取专家的意见和建议，保证设备的先进性并杜绝不必要的浪费现象。

（二）强化高校对档案管理信息化的重视。领导要起到一定的带头作用，深刻了解档案管理的法律法规并熟悉上级行政管理部门对于档案管理信息化的要求。领导要定期集合全体的档案管理人员讨论档案管理过程中遇到的的各种问题，根据工作中遇到的问题进行系统性的研究讨论。时刻牢记档案管理信息化的发展的必要性，要理解档案信息化的发展道路，循序渐进的提高档案人员对于档案管理信息化重要性的意识。

（三）通过网络来提高档案管理信息化的运行机制。档案的实际价值在于其再利用价值，而档案信息化的管理会为档案的充分利用提供有利的条件。实现档案资料及档案信息整理、检索的自动化是高校共同努力的目标。现代先进的网络技术应该广泛的应用于档案管理中，使档案管理的信息化水平得到较大提升，高校的档案就能更好地为教学、科研等领域服务。高校的档案馆无法独立工作，档案信息化的进程需要诸多因素支撑。教学、科研、行政、宣传等工作的顺利开展需要一个有效完善的档案管理信息化运行机制，这就需要领导的带头和相关部门的紧密配合来完成。

（四）充分招募档案管理的专业人士。管理人员是档案管理中不可或缺的一环，档案管理信息化的水平取决于档案管理人员整体的知识水准以及他们的整体素质。档案管理信息化的建设对综合型人才的需求较为强烈，档案管理人员在熟悉相关知识的同时还要对业务熟练。专业人才可以通过以下两个渠道招募：一是通过人事部门的招聘；二是高校自己培养专业的人才通过培训和进修。各大高校都应该采取有效措施和策略，提高信息管理人员的工作积极性。

三、结语

当今社会，是信息化的时代，各行各业都离不开信息和网络。高校档案管理信息化是社会发展的必经之路，同时也促进着社会经济的长久高效发展，而且还大幅度提高了馆藏资源的完整性和永久性。所以提高档案管理的进步是历史发展的重要任务，也是每个档案管理人员应尽的义务和责任。完善的档案管理要紧跟时代的脚步，只有适应不断发展的社会趋势，才能呈现档案管理工作的新面貌。

参考文献：

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