浅议乡镇档案数字化建设中存在的问题与对策

文/福建省清流县嵩口镇人民　刘耀忠

浅议乡镇档案数字化建设中存在的问题与对策

文/福建省清流县嵩口镇人民刘耀忠

【摘要】数字化的档案建设既能使人类的文明和历史遗产得到有效的保护，又为人类了解历史信息资源提供了便捷，同时乡镇档案数字化的建设能够反映我国基层文化、生产以及人民生活实际情况，是档案工作在农村开展的重要体现。

【关键词】档案数字化；建设；存在的问题；对策

近年来，随着信息技术和网络通信技术的不断发展，在档案管理领域引起了轩然大波，因此，朝着数字化和网络化发展是当今社会档案研究人员正面临的严峻挑战。对于乡镇档案的建设而言，它是农村经济发展的需求，从性质看来，它便是乡镇机关内部的职能机构,是服务于乡镇领导和机关内部的；同时乡镇档案的建设也是为了便于集中管理的需要，一些乡镇经过长久的发展，产生了大量的档案资料，只有通过建设乡镇档案馆才能接受这类资料，以不同载体、时期，完整的集中统一管理起来。因此，当乡镇建立了档案馆，通过档案信息化建设才能使其的到开发利用，促进农村经济的迅速发展。

一、对乡镇档案数字化建设中所存在的问题分析

与世界发达国家的档案数字化建设相比较，我国档案数字化建设的步伐太过缓慢，而且还不能适应数字时代发展的需要。虽然当今社会互联网技术在我国许多档案馆都已经得到普及，且也已经广泛应用于档案馆的各个层面，然而要想满足数字时代发展的需要就必须对数字化建设所存在的问题不断进行探究和分析，本文对乡镇档案数字化建设所存在问题的分析具体体现在：

首先，档案数字化建设过程存在着一定的盲目性。随着政府网络工程的建设实施和公开现行文件服务中心的建立，将传统乡镇档案馆建设成数字档案馆势在必行。因而，为了加快档案数字化建设，许多档案馆都积极筹措资金，纷纷投入到档案数字化建设的热潮之中，使得我国数字化档案馆的建设不断升温。由于数字档案馆建设的盲目性，使得一些档案馆由于后期投入不足，使得档案数字化建设变得粗糙；同时，网上档案馆也只能提供一到二级的目录，对于数字化档案全文的网上查阅基本没有提供真正有效资源。从而造成档案数字化建设没有真正的实效性。

其次，对档案数字化的理论研究不足也是其建设中所存在的问题。由于现阶段对档案数字化领域的研究还处于探索和论证时期，使得在档案数字化建设中显得先天不足；同时，档案数字化的理论研究也存在着偏颇之处，使得在其理论用于实践方面的研究略显薄弱。而对于数字化档案所存在的理论问题主要有：1.对档案数字化的定义过于无限扩大的嫌疑；2.档案数字化的理论研究只是在传统档案理论的基础上稍加改造，从而使两者之间缺乏过渡性的依据；3.档案数字化的理论研究只是为研究而研究，从而缺乏真正的指导实践的意义。这些问题对档案数字化的建设都带来了极大的影响。

最后，资金投入不足对档案数字化建设也具有重要的影响。由于乡镇档案数字化建设必须要以巨额资金投入为前提，因而在数字化档案建设启动之前如果没有足够的资金作后盾，一切都将无从谈起。然而，由于数字化档案馆最初建设的盲目性和资金投入的不足，使得档案数字化建设的效果不尽如人意；同时，档案数字化的维护运转所需的费用绝不亚于建设的费用，而这些成本的规划都要被列入考虑的范畴，对于本身就没有多少经济收入的档案馆而言，档案数字化建设就如同无底洞，而实现档案数字化建设后是否会提高利用率也是个不解之谜，对于这些问题的研究、探讨以及矛盾因素，造成档案数字化建设的全面滞后。

二、针对乡镇档案数字化建设所提出的对策分析

首先，认真做好档案基础工作。如将一些珍贵的档案数字化，从而有效保护档案原件，使其在将来的学者之间进行学术探讨过程中发挥出自身的价值，促进文化交流的繁荣；同时，注意对档案信息载体性能的选择，从而打好档案信息化的基础，使得档案数字化建设顺利进行。其次，在档案信息建设中采用现代数字技术时要注意把握技术的先进性和适用性的关系。目前档案部门受资金、技术和人才等条件的限制，依靠自身的力量来实现档案数字化建设几乎不可能，必须采取数字技术外包的策略。例如，可以直接购买已开发的文件管理系统；或根据本单位的需求对购买的软件进行适当的修改；或者要求开发商根据本单位的需求量身裁衣的开发。同时，针对工程中技术性强的业务进行有选择性的外包等方法，可以实现既节约成本又高效的档案数字化建设。最后，大力加强档案数字化人才的培养，从而为档案数字化建设提供有利的智力支持。档案数字化人才是实现档案数字化建设的主力军，因此，必须培养出一批具有管理型、技术型和复合型的人才。而对档案数字化建设具有关键作用的数字化人才主要有：1.规划、实施、推进档案数字化方面有领导能力的人才；2.在档案理论实践中积累、整理和开发档案信息资源的专门人才；3.具有档案数字化专门技术开发研究的信息技术专业人才。通过对这些人才的培养可以有效建设档案数字化。

三、总结

随着科技的进步，档案领域实现数字化建设指日可待，相信档案数字化将会给人类历史的见证提供有力的保障，同时，为人们对档案的调阅、查询以及收集等都会提供极大的便捷服务。

参考文献：

[1]刘东斌.对数字档案馆的理性思考[J].档案管理,2003,(6):6-10.

[2]陈海英.加强高等学校档案管理工作思考[J].现代商贸工业,2009.

[3]胡小琳.关于档案数字化理论研究的思考[J].广东档案,2002,(4):40-41.