浅析人事档案管理中存在的问题及对策

文/河北省环境地质勘查院 苏兰英



浅析人事档案管理中存在的问题及对策

文/河北省环境地质勘查院 苏兰英

【摘要】作者凭借多年从事干部人事档案工作经历，对干部人事档案工作中容易出现的问题进行了总结，并提出了一些对策。

【关键词】人事档案；问题；对策

干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照我党的干部政策，在录用、培养、选拔和任用干部等工作中形成的记录干部个人工作经历、政治作风、思想品德、业务能力、工作业绩等内容的文件材料，是客观全面地考察、了解和正确选拔任用干部的重要依据。干部人事档案的管理工作主要包括干部人事档案材料的收集整理、保管转递、统计利用等日常档案室建设和管理工作。由于一卷干部人事档案历经年代久，内容也随着个人社会实践的活动增多而不断丰富增多，其中有很多问题显现出来。根据干部人事档案的工作流程，对经常出现的问题和对策一一阐述。

（一）档案的材料分类不标准。按照《干部档案整理工作细则》的要求，档案整理中对材料的分类十分严格，必须经过仔细鉴别，按照材料的内容和性质进行划分，使材料条理化和系统化，让查阅者开卷清晰，内容层次清楚，查阅方便。笔者在整理档案的过程中，发现部分人事档案材料错误分类，比如第一部分履历材料，有的学生就读期间填写的反映其本人经历的登记表有的放在了第四类，本应该放在第一类；可以确定干部参加工作时间的登记表有的放在了第一类，而应该归第九类；党团材料里面的思想汇报材料、支部讨论记录和入党积极分子培养表都不需要入档；商调函、调令等不归档等等。人事档案分类不清楚，会给利用档案者带来不便。虽然现在分类不准确的情况较少发生，但也必须要求档案管理人员掌握整理工作的技能，提高工作的水平，避免错误发生。

（二）档案材料内容不规范。根据《干部档案工作条例》要求所收集的干部人事档案材料必须是办理完毕的正式文件材料，必须完整真实、手续完备。然而，在实际工作中却发现不少问题，有的档案中缺失干部任免呈报表和考察材料等材料，有的甚至连招工材料都没有；履历表、登记表等材料的手续不完备，应由组织审查盖章或本人签字的缺公章签字；有的档案材料内容填写前后不一等问题；有的甚至不填时间等。这些问题的存在给干部人事部门利用带来很多麻烦。所以以后一定要严格执行档案管理制度，避免类似问题的发生，在以后的工作中应注意。要严格遵循归档制度。按照《干部人事档案材料收集归档规定》要求对归档的材料认真加以鉴别，如干部履历表、学历材料、专业技术职务评审表、调资表，甚至是入党材料，看是否缺失或不完备。为此，须建立单位内部人事档案材料收集归档制度，使收集工作制度化和规范化，保证将所形成归档的材料及时完整地收集到干部人事档案管理部门。

（三）档案材料转递不及时。人事档案的转递工作，是由干部的流动性决定的，是档案管理部门之间与形成档案材料部门之间转出和接收的干部人事档案的活动，也是干部人事档案工作中经常性业务。按照规定，当干部的主管单位发生变动，如干部跨单位工作调动、考取研究生、解除劳动合同等，档案管理部门接到任免、调动通知或领导批示后，须在15日内办理完档案的转递工作。转递前需要对拟转递档案进行检查和整理，并详细填写档案材料转递单；接收单位接到档案后要检查档案的材料是否齐全，在《转递单》上签字盖章并及时退回回执；档案材料必须是专人送取或走机要。在工作中有个别单位档案转递不及时、干部调出几个月甚至很长时间，档案仍没有转出，如果档案管理人员在变动等等，久而久之便形成了无头档案等等问题。对于这些问题，我们首先要在工作中建立健全档案收进转出制度和定期检查制度，防止新的“无头档案”的产生，发现问题及时纠正。档案管理人员也应树立高度的责任心，及时、准确地进行转递工作。档案人员要及时掌握干部调出和调入的时间、单位名称、是否正式调动等信息，要及时转递，使干部流动与人事档案同时进行。档案工作人员要根据材料形成的时间规律及时索取材料，对收集的材料要严格把关，认真鉴别，使收集的材料全面、真实、准确；对送交的材料不符合要求的，要及时通知材料形成部门更正材料，从而保证收集的材料统一规范。

（四）人事档案管理人员素质有待提高。在一些单位，从事人事档案管理工作的人员大多不是档案管理专业毕业，一些还是由办公室工作人员兼职或者是从其他单位转岗而来，还有一些是临时借调人员，这样的档案管理人员任用模式不能保持人事档案管理队伍的稳定性。由于档案管理队伍缺乏稳定性的保障，从而导致档案管理人员对档案管理认识的不足，很难形成创新意识，工作的积极性不会很高，这也在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。还有兼职档案员由于是兼职，一方面时间精力有限，另一方面档案专业知识匮乏，从而使档案管理水平落后于时代的发展要求，在一定程度上制约了人事档案管理的发展，也往往使档案质量得不到保证。这些问题既影响了人事档案管理人员的积极性，又影响了人事档案管理的水平。另外，人事档案管理人员对材料的收集缺乏主动性和及时性，只是被动地接收档案材料，忽略了单位人事档案的动态性规律，没有及时开发利用档案信息、主动为单位各项管理工作服务、为领导提供全面的人事档案材料的意识。

人事档案管理工作需要人事档案工作者严谨的工作态度和较强的工作能力，同时也需要领导和各职能部门的重视。从干部人事档案管理需要的角度出发，单位必须建立起专职的人事档案管理队伍，强化档案管理人员的思想政治意识，努力提高档案管

理人员的工作能力，使其适应新形势下对档案工作的新要求。这就要求档案管理人员必须在日常工作中重视和加强档案管理知识的学习，提高档案管理的业务素质。同时要求单位重视档案管理人员的专业素质和能力的培训。通过积极参加档案管理部门举办的各种专业培训，学习掌握档案学相关基础知识（比如档案学、人事管理学、电子档案的应用），熟练档案管理软件的操作技能；另一方面，单位应选派综合素质过硬的干部或者招聘档案管理专业人才充实到档案管理队伍当中，提高档案管理工作水平。只有这样才能更好地开创人事档案工作的新局面。

近年来，干部人事档案工作在达标升级的推动下，虽然整体水平有所提高，但是有些问题仍然存在，尤其在经济社会迅速发展的今天，各种新名目类型材料出现，我们该如何分类归档还需进一步探究。我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善和创新人事档案管理工作，为新时期人才档案管理和利用提供更好的服务。

参考文献：

[1]王英伟、周燕.我国人事档案管理改革若干问题的思考.档案学通讯，2010年.

[2]杨占荣.干部人事档案工作问答.山东人民出版社,1996.