办公室秘书如何提升自己的办事能力

文/北京联合大学师范学院 皮汉萍



办公室秘书如何提升自己的办事能力

文/北京联合大学师范学院 皮汉萍

【摘要】办公室秘书岗位是一项综合性工作岗位，作为一名合格的办公室秘书，要想能办事，会办事，办好事，必须具备不断提升自己的办事能力。

【关键词】办公室秘书； 提升；办事能力

做过办公室工作的人都知道，办公室工作主要分三块，办文、办会、办事。每一块工作都需要相应的能力才能做好。外人眼中更多关注的可能是办文的能力，但从事办公室工作的人会有体会，“办事”并不比“办文”要求低，办事是办公室的重要职能， “会不会办事”是一个人重要的工作能力。某种程度上来说，办事的难度更大，要求更高。办文一次写不好，还可以重写或反复修改，自己写不好，还可以请其他同志甚至是领导帮忙出谋划策。但办事就只是一次性的结果，办成什么样就是什么样，别人有时是来不及补救的，会办事，就是把好事办好，把难事办成；不会办事，就是把好事办砸，把简单事办复杂。因此，我们努力探索办事的基本规律，力求不论办任何事情，都办得明明白白的，而不是稀里糊涂的。当然，如何提升办公室秘书的办事能力仁者见仁智者见智，从我多年从事办公室工作的体会来看，要想提升办事能力，需要注重以下三“力”的培养。

一、判断力

从某个角度来说，办公室工作是一个判断的工作。几件事摆在眼前，要认真进行分析，不能眉毛胡子一把抓，要保证突出重点，分清主次，区别权属，判断什么是急的，什么是不急的，什么是必须办的，什么是缓办的。要尽量替领导弄清真相，多为领导决策提供最原始、最准确的依据。判断是否准确往往决定事情办得是否顺利。

（一）判断事情的轻重缓急。办公室工作错综复杂，千头万绪，有时同时来好几件事情，这件事需要办，那件事也等着办，这时就特别需要耐心和细心，要不厌其烦，不厌其碎，不厌其小，认真办好每一件事。

办公室工作突发事情多，越在紧急情况下，越要稳住心态，不能乱了阵脚，慌了手脚。先将事情进行判断，分清事情的轻重缓急，把握办事节奏。紧急情况可先办理再请示。如遇紧急事项来不及请示时，就要由办公室主任快速拟定协调方案，按照工作程序先处理后请承。遇事要认真分析，沉着冷静，决不能凭想象来。更不能人云亦云，捕风捉影。

判断事情的缓急，并不以“哪个领导说的”为标准，而是要以时效性为依据，不能听风就是雨，要先观察判断是否还会有变数，如果因为变化一次次地修改通知和方案会使办公室的可信度大大降低。但是有时效性要求的事情一定不能耽误，耽误就是误事，如果是急事，加班加点也要把它完成，还有些事情可以缓办的就缓办。

（二）判断事情的归属权限。办公室工作涉及面广、杂，如果事先不做好分类就去请示领导，只会把领导搞得莫名其妙，把事情搞复杂。因此遇事要先判断事情的归属，先要跟主管部门沟通，问清是怎么回事，原由在哪，到了什么程度，然后分门别类，归纳汇总，有侧重地简要上报。

不要喧宾夺主，要尊重职权分工。每个领导都有自己的分管工作，在做请示处理问题上，要按照领导分工负责的范围，向主管领导请示报告，要实行单向请示，不可多头请示。如果遇到综合性较强同时涉及面广的工作，要按照主持全面工作的领导的指示精神去办。在工作过程中要及时向有关的分管领导通报情况，如果出现意见不一致，则建议领导当面研究，不可来回传话，防止传话人因理解上的问题，造成不必要的误会。

不要越权，要经常跟分管领导请示汇报。不要越级请示汇报，如果越级请示了，就是把分管领导放在了一个很尴尬的位置上，如果上级没有作出直接指示，上级的上级老给你作出安排，那么这个领导就被晾一边了，工作怎么能够进行下去，如果条件允许，最好是在办事之前先跟直接领导汇报，这样可以把两个领导的指示结合起来抓好落实。

二、协调力

办公室的沟通协调工作包括了内部协调和外部协调，涉及公务接待、会议会务、通知文件的贯彻落实，不仅部门之间需要协调，上下级之间需要协调，领导之间也需要协调。协调是否到位会直接影响工作的进展，有效地协调可以提高工作的效率，发挥各部门的职能和作用。

（一）准确定位，明确职责。作为一名秘书，要准确定位不错位。明确职责是做好协调工作的关键。在高校的组织结构关系中，秘书身处领导的身边，为高校领导服务，这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色，秘书要站在全局的位置上把握协调工作，只有把握全局，才能把握好度，才能掂量出每件事情的分量，才能有效地把握问题的实质。只有想到全局，才能与领导思考问题的方向保持一致。

作为一名秘书，要准确就位不越位。决不能越过配角扮演舞台上的主角，与领导发生矛盾、对立和抵触，犯“角色冲突”的错误。在上下级关系协调时，无论是对上还是对下，秘书必须严守本分，不擅权越位。遇到问题，不替领导拍板，要积极和领导反馈，提出相应的预案，及时请示、汇报。对待基层单位，要公平待人、表现亲和、尊重诉求，要深入基层收集相关信息，主动听取有关方面的想法和心声，预先做好协调和了解工作。对待平级部门，要友好协作、多方沟通、取长补短。

（二）加强沟通，协调各方。办公室是桥梁纽带，全院的活动往往涉及众多部门，此时只有办公室出面组织协调，发挥各部门专长，合理分工，协作完成任务。

一项活动的开展，需要多个部门共同参与，对于这种没有明确权属的工作，领导往往委派办公室牵头，各部门参与，分工合作。此时，办公室一方面要发文向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容，进行信息沟通。另一方面，各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时，需要办公室及时加强各方的信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互信任和理解，推进彼此的谅解。

协调活动的外在表现是对事的协调，实质是人与人关系的协调。作为秘书要以坦诚的态度对待矛盾的双方，用疏导的方法理顺各方利益，用幽默的方式化解僵局，充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突，保证工作的顺利推进。

（三）动之以情，准确切入。作为一名秘书，在协调各方利益和矛盾时，要善于找到解决问题的关键点和突破口。

首先，要找到沟通的切入点。协调的关键是多方或双方的沟通。但在沟通的过程中，会受到诸多因素的影响，使沟通受阻。这时，就要求秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求，找出其中的—致点和分歧点。从双方的一致点出发，把双方认识上相同、相近或相融之处综合形成初步协调方案。把这一方案发放给各方，多跑动，多协调，劝说双方以大局为重，求同存异，逐级化解矛盾。

其次，要用好感情牌。协调工作是一种微妙的关系处理，善于发挥好情感的因素。这就要求秘书在日常的人际交往中，要注意树立好自我形象，和各部门的主要负责人建立稳定友好的关系。要在深入基层调研时，认真倾听各方诉求，在言语交流中，适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解，并及时地把他们的意见反馈给领导，让自己成为大家都信得过的人。这样在矛盾僵持不下时，才有可能适当地动用个人的人际关系，以情化解矛盾。

三、督办力

高校办公室工作没有督办力，学校发展规划就不能贯彻落实，上级的政策和领导指示就不能执行到位。推动落实领导决策和重点工作，办公室具有无可替代的作用。提高督办力度，切实加强监督和实施，确保落实领导决策。协调有关部门联动，把握好监督工作的重点，采取有效措施，确保重要工作付诸实践。

高校的日常工作牵涉到教学、科研、学生、教师和上级领导部门，很多工作由于各种原因，造成有部署不落实或者是落实不力等，出现这类情况时，就需要办公室来进行督办落实。因此，在日常工作中，对于领导安排的工作，办公室要积极推进，督办相关部门、责任人尽快落实，要实时监督，确保政令畅通，要主动向领导汇报事情的进展情况。

实施必要的监督可以加快执行的进度和确保执行的效果，缺少必要的监督与检查，任务往往很容易落空。监督从任务下达时开始，不断跟踪进行，便于在每一环节发现与预期目标的差距，以便进行修正和完善。否则一旦任务期限到达未完成任务，再来检查和监督进行补救，就会延长任务完成的时间，工作效果也大打折扣。

秘书是协助领导处理日常事务的助理，特殊的身份要求秘书除了要具备良好的职业素质外，更要在日常的工作中不断积累经验教训，注意培养自己的判断力、协调力和执行力，不断提升自己的综合实力，做到能办事、会办事、办好事。