档案行政管理部门在人事档案管理中的作用

文/广东省电力工业燃料有限公司　钟丽晶

档案行政管理部门在人事档案管理中的作用

文/广东省电力工业燃料有限公司钟丽晶

【摘要】人事档案是社会公共信息管理中的重要一部分，对人事档案实行科学合理的管理是一个人力资源开发机构工作的重点。而档案行政管理部门在人事档案管理中又有着重要的作用。但就现阶段的人事档案管理以及档案行政管理部门的工作来看，依旧存在着很多的不足。本文就档案行政管理部门在人事档案管理所存在的问题与的作用进行分析。

【关键词】档案行政管理；人事；问题；意义

一、前言

现阶段，随着我国对人事制度的不断改革，人们对人事管理的重要性认识也越来越深入。可是，目前很多单位的档案管理着缺乏相关意识，缺乏管理方法，导致频频出现问题，如此就要求档案行政管理部门从新认识到人事档案管理中自己所处的位置和自身所发挥的作用，采取相应措施来完善人事档案管理。

二、档案行政管理的概念与特点

（一）档案行政管理。档案行政管理是指以国家各项建设事业的需求为主要目标，对地方及至全国的档案作进行统筹、监督、知道的行为。它是国家整个行政工作的重要组成部分。

（二）档案行政管理的特点。1.执行性。在我国，国家权力机关包含着行政机关，因而行政机关作为执行相关权力机关的重要机关，在行政管理活动的实施中，必须要严格依照国家权力机关的方针路线与政策。2.政治性。马克思主义认为，政府机关是在经济上占统治地位的阶级为了使它的阶级利益得以实现所以才建立起来的组织；因此执行国家权力机关是行政机关的重要使命，强烈的阶级性是国家机关的重要特征，行政机关自己也具有阶级性。3.服务性。档案工作是一项服务性很强的工作，档案工作的服务性主要体现在：服务性是档案工作得以发展与生存的基础与前提；服务性是使档案工作重要作用得以发挥的基本属性。

三、档案行政管理部门在人事档案管理中存在的问题

在现有的我国人事档案管理的内容中，干部档案及企业职工档案这两者是人事档案组成中重要的一环，然而，由于企业职工档案与干部档案的管理工作的主要目的是使个人的身份得以划分，因此企业职工档案及干部档案的管理并不统一，甚至是有分崩离析的情况。除以上所述，还有一些法规并不完善，档案行政管理部门在流动人员档案管理的制度建设方面，还有着很多缺陷。

四、企业单位强化人事档案管理工作的作用

1.有效地落实企业单位人事档案管理工作，使得各种人才能够在企业单位中找到自己的位置，充分展现自己的才能。企业单位中存在着各式各样的人才，这就要相关的人事档案管理部门分类并认真分析企业单位的人才，要最大限度地发挥企业单位各种人才的技能与潜能，使每一个工作人员都可以使其优点与才能得到最大限度的发挥。

2.企业单位完善人事档案管理工作，不单单有利于保存党和国家的宝贵文化财富，还能够使得企业单位顺利地进行档案管理工作。人事档案能够真实客观的记录一个人不同阶段的经历，尤其是对企业单位中的专业人才，人事档案不仅关系着个人的发展，同时对于一个单位和国家也十分重要的。人事档案是一个文字财富具有历史价值的人文资源，所以一定要做好人事档案管理工作。

五、完善企业单位人事档案管理工作的相关措施

在企业单位人事档案管理工作中，人事档案管理工作不单只是对个人或者是部门有种相当重要的影响，对于整个企业单位的利益影响更为重要。所以，档案行政管理部门应该采取相关的有力措施进行完善企业单位的人事档案管理。为了达到这个目的，企业单位应该由以下几点入手。

（一）必须不断完善人事档案管理的收集工作。现在，有些人在人事档案管理中的资料并不完善，有的就只有几份简历表，可是简历表并不能够将一个人的实际情况完全的展现出来。要做到这点人事档案管理人员必须对当事人材料进行认真负责的收集，同时还要为当事人不断地完善和补充资料，不断地使当事人的人事档案得到丰富。

（二）对人事档案管理人员进行专业的培训。企业单位促使档案管理人员不断地进行专业的培训，让人事档案管理人员具备管理现代化设备与人才的能力，还可以提高其研究新问题、解决新问题的技能水平，这样一来管理人员就可以更好地为人事档案管理工作服务。

（三）管理方式和设备要逐渐现代化。要让档案管理方式和设备慢慢的现代化，更好地提高人事档案管理员的工作效率，充分地发挥出企业单位人事档案管理工作的作用。

六、人事档案管理注意事项

要促使职工档案更加规范和完整，要注意以下几点：

1.要注意资料文件立卷入档的时间，工作要分阶段来完成，完成一步再做下一步，这样才予以归档或者立卷，如果并未完成的，则不能进行上述工作，否则，将会给档案管理工作带来无序和混乱的秩序。

2.明确立卷归档的关键与进行科学合理的立卷分工。要在“以我为主”的原则对立卷归档的关键点进行确立，在实际的管理工作中必须区分资料和文件，尤其是对于那些在形式、内容、作用都有很多相似之处的文件性资料，避免档案管理出现重复度和信息冗余度的情况，提高档案利用的效率和实用性。

3.在坚持“以我为主”的归档原则基础上，要确保能够对全宗的完整性的维护。在档案管理工作中既要注意主次的把握，把好全宗的入口关，还要注意避免应归档文件的散失。

七、总结语

总而言之，为了让人事档案管理工作更能发挥自身的作用，要不断改革管理方法，让人事档案管理的规则与方法可以适应时代的发展潮流，促进企业人事档案管理水平的提高以及整体企业的快速发展和国民经济的不断提升。