浅析医院医疗设备档案管理工作的完善措施

文/烟台市莱阳中心医院　高海涛

浅析医院医疗设备档案管理工作的完善措施

文/烟台市莱阳中心医院高海涛

【摘要】医疗设备档案是医院仪器及相关设备在购置、安装、调试、维护以及报废等一系列活动中形成的具有参考价值的重要资料，由此，做好医疗设备档案的管理工作重要且必要。有鉴于此，本文主要针对当前医院医疗设备档案管理工作提出了相应的完善措施，以期与业界同行交流，共促医疗档案事业发展。

【关键词】医疗机构；医疗设备；档案管理；医疗管理体系

一、制定医疗设备档案规范化管理制度

首先，根据具体情况制定贴合实情的《医疗设备档案管理规范》，以制度化的形式对全院医疗设备档案的整理、制作工作进行要求和指导，规范医疗设备档案收集、制作的方法和时间，同时对档案整理、制作的质量做出明确要求，并指派分管院长对医疗设备档案进行不定期抽查，督促档案管理人员重视并规范医疗设备档案制作工作。

其次，健全《医疗设备档案使用制度》，要求查阅、使用档案必须将查阅人姓名、联系方式、查阅资料名称以及查阅时间等一一记录，并在档案管理人员的陪同下当场查阅；如需外借，则还要填写归还日期，并在档案管理者的督促下按期归还。

二、提高医疗设备档案信息化管理水平

基于信息时代的大环境之下，提升医疗设备档案管理的信息化水平，自然是完善档案管理工作的必然之举。所以，医院要以计算机技术和网络信息技术为依托，逐步实现纸质档案转化为电子档案，实行信息化档案管理，最大限度发挥医疗设备档案管理的职能效用，为广大服务受众建设更为便捷、快速的查阅与使用平台。比如，可进行纸质档案与电子档案的双轨管理；并安排档案管理人员统一制作电子档案文件登记表，清晰载录文件题名、形成时间、生产厂家、设备金额、规格型号、使用科室以及设备维护工程师等，以便于清查与查阅。与此同时，具备条件的医院还应开发医疗设备电子档案共享平台，在院内局域网上开设医疗设备档案专区，组织档案管理人员定期做好档案的上传与维护，按年度划分档案类别，实现医疗设备档案的院内共享，相关医院领导和各科室主管人员可凭借独立账号和密码登录平台查阅档案。

三、树立医疗设备档案科学化管理意识

实现医疗设备档案的科学化管理，首要端正科学、宏观的档案管理观念。同时，要从根本上提高医疗设备档案资源的利用率，充分发挥档案资源的使用价值，各个部门之间必须加强沟通和交流，实现信息的共享。医疗设备档案资源之所以有价值，是因为它是源于医院上下共同创建的珍贵资源，是为医院乃至全社会上有需要的人服务的。因此，作为档案资料保存的最终目的，档案的利用是档案管理从业人员最关心的问题。只有通过各种方式，不断扩大档案资源利用的范围，才能使医院管理层及全体员工更加重视档案的使用工作，从而提高档案的利用率，从根本上增强医疗设备档案的价值及其在医院中的影响力。档案资源的利用率会得到进一步提高，其价值也会得到进一步发挥。对此，医院可以邀请精通医疗设备档案管理运作的专家来院进行培训、开办讲座，提升全院医务人员的医疗设备档案管理意识，使其能够协助档案管理人员做好相关工作；还可以设立专项资金，组建专业的档案管理队伍，完善医疗设备档案库建设，全面提升医疗设备档案管理的专业化水平。同时，为求医疗设备档案管理和利用体系能够更加完善，改进过程中还应加强对医疗设备档案的管理，保证归档资料的真实性及完整性；其次，还应与时俱进，结合医院当前实情与发展目标来储备档案管理人才，并对在岗人员定期展开档案管理革新理念教育与专业技能培训，及时掌握先进的管理技术和手段，为更多有需要的人员提供便利，实现医疗设备档案的建档目的。

四、发扬设备档案管理团队的协作精神

医院对医疗设备进行检修和维护时的档案收集与整理工作需要医疗设备维护人员、各科室的主治医师、医疗设备档案管理人员合作完成，其间缺少了任何一方都可能影响医疗设备档案的完整性。换言之，医疗设备的使用、维护、转让以及报废等活动都需要依赖医疗档案管理者、医疗设备维护人员以及医疗设备使用人员的团结协作，才能自上而下实现集体工作高效能。所以，在医疗设备档案收集阶段即应铺垫团队协作基础。比如，医疗设备采购人员应在第一时间将设备档案交给档案管理人员，协助档案管理部门完成第一手档案的收集。需要注意的是，由于医疗设备分布在多个科室，而且设备运维持续时间长，医院档案管理部门难以对其一一把控；同时，设备运维记录也需要各科室医务人员协助收集，然后再由档案管理部门统一汇总。

五、结语

综上所述，信息技术的发展为医院档案管理提供了新的可能和发展空间，同时也使医院档案管理面临前所未有的挑战，所以医院管理层要更要及时抓住时机，不断创新与完善，力求医院档案管理工作更为规范、更为高效。

参考文献：

[1]王贤卿.医院医疗设备档案管理中的问题与对策研究[J].医疗装备，2014(01).

[2]陆漫漫.新时期加强医院档案管理的途径分析[J].办公室业务,2014(05).

[3]李奕恒.医院档案管理的现状与对策分析[J].新西部(下月刊),2010(09).