浅淡水电企业科技档案管理与开发

文/天生桥一级水电厂　黄大忠

浅淡水电企业科技档案管理与开发

文/天生桥一级水电厂黄大忠

【摘要】水力发电企业由于其生产特点，对科技档案管理有着特殊的要求。作为国家“八五”时期重点建设的水电行业的大型企业，天生桥一级水电厂在日常档案工作中总结出一套卓有成效的科技档案开发与管理措施，在企业年度机组大小修、设备改造、生产经营及解决维稳工作等方面发挥了建设性的作用。

【关键词】水电企业；科技档案；管理

一、档案管理人员具有一定的水电专业知识和经验

由于水电企业有其特殊性，我厂对档案从业人员有着更高的要求，就是不仅具有较高的档案管理业务水平，而且还要熟悉一定的水力发电专业知识。他们大多来自生产部门，没有的也要到生产一线锻炼一段时间。经过一定的生产技术培训与跟班学习，熟悉水力发电一定的专业技能，为更好地开展科技档案的管理打下坚实基础。因为水电企业不仅有大坝、引水发电系统、泄洪系统及发电厂房等电站枢纽工程主建筑物，而且还有机械电气设备、消防设备、金属结构及自动化元件等设备，设备种类繁多，而且专业性强。因此，要想做好水电企业科技档案的管理与开发工作，档案从业人员不仅具备良好的思想政治素质和较高的档案专业知识，还应熟悉一定的水力发电相关专业知识，掌握相关的水电科技档案管理技能，只有这样才能在复杂的文件材料收集中分清档案资料的特性和种类，才能做好前期的文件材料的归档和后期的科技档案的有效利用与开发。

二、完善档案归档管理流程，确保文件材料归档的及时性、完整性

水电企业为了确保安全生产，不断地对所属主要设备进行更新及技术改造，因而设备更新比较频繁。为确保设备档案材料收集、归档的完整性和及时性，我厂档案管理部门及时修订文件材料归档制度，进一步完善档案归档管理流程，使文件材料的收集有制可依，科技档案材料的归档有度可循。一是档案管理部门积极参与电厂技术改造工程项目竣工验收及重要设备开箱验收工作。验收当中，如有工程项目竣工资料不全或重要设备合格证、产品说明书及试验报告等不全的，不予验收结算。这样保证了工程项目竣工资料及重要设备资料收集的及时与完整。二是在每次机组大小修和主要设备技术改造过程中，档案管理人员深入检修施工现场，及时收集该归档的机组大小修文件资料和技术改造项目竣工资料，力求做到档案资料收集全面，不遗漏，不丢失。三是我厂成立了以综合部、生产经营部、发电部、检修部等为主的以厂长为组长的厂档案领导小组，明确了各个部门领导及兼职档案人员在档案管理工作中的职责，形成了领导亲自挂帅、各部门积极参与的全厂档案管理网络。更进一步提高档案资料收集的工作效率和效益。

三、完备的档案设施设备是改善科技档案保管条件的物质基础

科技档案是水电企业主产经营的技术保障和重要参考，因此，保证科技档案实体的安全刻不容缓。我厂始终把完备综合档案室基础设施设备建设放在首位。一是综合档案管理用房建有三室即档案室、阅览室和办公室，并且三室分开。档案室要求达到防火、防盗、防水、防尘、防鼠、防高温高湿、防光、防虫、防霉、防有害气体等“十防”措施，而且不能设在建筑物的顶楼及底层。阅览室和办公室也满足相应的条件。二是档案室除了配置档案密集柜、防磁柜、密级文件柜、装订机、除湿机、空调等设备外，还安装了库房温湿度自动控制系统、气熔胶消防自动报警系统、监控系统及红外线报警系统等，大大提高了档案保管的必要条件。三是加强档案库房巡查制度，每天对档案室设备设施、电器线路、温湿度等进行检查并做好记录，确保档案室能够满足档案实体的保存条件。

四、定期开展科技档案鉴定，保证科技档案实体质量

正因为水电企业的主要设备不断地进行技术改造和技术革新，因而更新设备的设备档案也要不断地更新与完善，才能满足档案需求部门查阅到准确、可靠的科技档案，这就要求对原来的设备档案进行鉴定和销毁。我厂成立的由综合部牵头，生产经营部、发电部、检修部的专业技术人员参与的档案鉴定领导小组在科技档案的鉴定工作中始终保持谨慎细致的工作作风，杜绝粗心和草率的不良行为。一是在每年夏秋季机组非检修期间，档案鉴定小组对保管期限即将到期的科技档案重新鉴定，对续存的科技档案该更新保管期限的要更新，并重新归档上架保存；对无利用价值的、无保存意义的科技档案该销毁的要剔除销毁，确保科技档案的适用性。二是针对每项修理、技改、科技项目形成的更新设备的档案资料，要及时鉴别及时归档，保证设备档案与新设备的同步性。三是在档案鉴定及归档文件材料鉴别过程中，如发现有档案资料残缺，要及时补充，确保档案资料的准确性和完整性。

五、应用现代信息技术，实现科技档案数字化管理，提高档案的利用效率

迅速发展的信息化建设在各个领域的广泛应用，为档案管理工作带来了极大的便利，加快了档案查阅的速度，也提高了档案利用的工作效率。我厂档案信息化应用得以普及，一是应用档案管理信息系统软件，实现信息化管理档案，使得档案著录、统计、编辑及查阅等档案日常工作能够在档案信息系统中完成，大大减轻档案管理的工作量；二是对非涉密科技档案及图纸资料进行扫描并上传档案系统中，实现科技档案数字化管理，为档案高效利用提供便捷条件。三是通过企业局域网络，生产部门的技术人员可在自己的电脑上能够浏览到权限范围内所需的档案、图纸资料等，减少了借阅环节，缩短了查询时间，提高了档案的查阅效率。

六、结束语

我厂档案管理工作运用以上几点科技档案管理方法和手段，使企业档案的开发利用效率明显提高，在企业生产经营各项工作中发挥着建设性的作用。例如，在我厂荣获2014年度广东省“五一劳动奖状”、国家能源局“电力安全生产标准化一级企业”等荣誉称号和“2014年我厂完成46.8亿千瓦时的年度发电任务”等的企业发展过程中，档案管理工作创造了显著的经济和社会效益。我厂在2014年集团公司档案管理年度评估工作中也达到优秀等级。