试论文书档案的科学化管理

文/重庆市涪陵区妇幼保健院 卢晓东 杨淼

一、文书档案的科学化管理方法

（一）文档的一体化管理。一直以来，文书的处理与档案的管理一直属于不同的管理部门负责，对档案的管理只能由档案部门来执行，因文书的处理与档案的管理分开管理，属于不同的部门和不同的工，所以非常容易导致档案管理出现错误，文书档案管理的效率就会受到影响，进而档案信息的服务功能就会降低。随着社会的进步，文档的一体化管理成为一种新型的管理模式替代传统式的管理，这种新型的管理模式主要是把传统的管理模式中的文件处理与档案管理的分开管理结合在一起，形成一个整体，来对文书档案进行管理。文档的一体化科学化的管理模式，就是把公文处理与档案合二为一归为文书档案，使得文书档案能够得到科学有效的控制管理。

（二）关于文书档案的信息服务观念。现在中国档案信息的利用和传播，主要面临着市场经济与信息社会双重的夹击，我们的档案部门一定要解放思想、更新观念，要加强档案信息的开发和利用。现在的社会公众，不再仅仅依靠档案管理部门来提供传统性档案就可以满足其实际需要了，要在广阔的范围内、更高的程度上来实现档案资源社会共享。因此，我们在提高档案的管理水平和利用现代化的科学技术进行管理的同时，一定要根据现代的文书档案信息的服务现状，对影响文书档案的利用和信息共享的一些因素进行探索，进而来寻求一些解决的方案，建立新型的文书档案的科学化管理模式，促进文书档案的资源共享。

（三）利用现代化的科学技术来管理文书档案。近年来，随着科学技术的不断发展，现代化的计算机网络技术也越来越多地运用在人们的工作生活中，促使文书档案的管理模式从传统的手工操作向现代化的计算机网络操作发展。现在文书档案存储方式也有了根本的变化，从以前的纸质形式转变为电子信息管理形式。其文书的运行、储存、传输等所有的环节都与办公自动化相连接，可以系统地对文件进行起草修改、删减检索、打印登记以及统计等，这一系列的工作都可以用计算机来进行处理。由于传统的纸质档案整理工作比较繁琐，而且劳动强度比较大，运用计算机来整理文件会事半功倍。既可以发挥计算机的管理优势，并且还减轻了文书档案工作人员的劳动量，进而促进了文书档案管理工作。

（四）提高文书档案管理工作人员的职业素质。我国现在的文书档案管理队伍有一个普遍的问题就是工作人员的知识结构比较陈旧，现代化的管理人员与计算机网络技术的管理专业人才非常缺乏。现代化文书档案的管理工作一定要有熟悉专业知识的工作人员，同时也需要熟悉计算机网络技术的人才和管理人才。文书档案管理工作中的服务对象非常重要，有非常强的专业性，因此，从事文书档案的工作人员不仅要有专业的知识，还要有非常强的档案管理技术和职业素质，来保证文书档案的精准。我们对文书档案管理工作人员有以下两点要求：一是要加强文书档案工作人员的职业素质教育，强化其责任意识与服务意识，使得文书档案的工作人员主动性得以加强。二是要加强对服务对象的宣传力度，提高服务使用者的意识，切实做好文书档案的使用效果信息的反馈工作。

二、文书档案科学化管理的优点

（一）文件和文字信息可以实现充分地共享。在传统的手工操作文书档案管理中，有些单位无法做到数据信息的共享，就会使得许多信息闲置放在文件柜里面，这样不仅仅对资金与资源造成浪费，对文件与信息的查找也非常困难。计算机网络技术的发展，使得文书档案信息与其他的信息系统进行互联，提高了文书档案的利用，通过计算机网络服务还能够了解到其他文书档案工作部门的情况、工作重点以及文书档案管理的动态信息。

（二）电子文件容易储存，有非常强的稳定性。近年来，随着电子技术的不断发展，要根据文书档案的不同需要，来选择不一样的电子载体，这些电子载体普遍的特点就是存读比较方便快捷，比较容易传递，并且储存的时间比较长，不容易受到外部环境的影响，也不容易损坏，有着很强的稳定性。

（三）提高文件的传递速度。在传统的工作中，工作人员私存文件与文件传递的过程中经常发生丢失的情况，文件的传送时间与距离长短有关。文件也有可能因为其他的原因造成丢失与延误，给档案工作人员的归档与其他人员的检索利用带来很大的不便。而计算机网络技术的运用，我们可以通过计算机网络直接传递文件，文件传递工作的及时性与安全性得到了大大的提高。

[1]张晓敏.档案管理工作科学化的新趋向[J].西安档案,2014,10(12):98～103.

[2]祝明学.浅析文书档案实行全面质量管理[J].科技情报开发与经济,2013,7(10):35～41.