浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

文/中国神华能源股份有限公司神东煤炭分公司保德煤矿 姚玉娟

档案管理基础工作是档案管理最根本也是最重要的一环，对档案管理水平的优劣有着决定性影响，然而近观我国现阶段的档案管理工作，其落实情况还有待提高，普遍存在着一些问题，亟待解决。

一、档案管理基础工作性质及作用

档案管理最明显的性质是以“服务”为最终追求目标，在实际中并不能收到直接的物质回馈，但是综合全局考虑，档案管理具有不可替代的重要地位，是支持工作正常进行、推动事业不断发展的基础力量。档案管理基础工作具有较强的系统性，与其它管理工作存在着密不可分的关系，其中以档案信息为社会提供服务是其有别于其它工作的主要特点之一。虽然档案部门也从事档案研究、编著等工作，但是其最终目的还是为了满足社会的需求，仍是一种服务活动。

档案管理工作开展要遵循一定的原则，即对国家档案要实行集中统一管理，保证档案的安全性与完整性，档案信息利用便捷等，其中档案信息利用便捷是整个档案管理工作围绕的中心，也是衡量档案管理工作水平的标准。档案是一部见证史，如实地反映出历史，任何随意的修正与篡改都属不合法行为，因此保证档案的真实性是档案管理工作必不可少的原则之一。档案管理系统是国家文献信息系统的重要组成之一，在社会科学能力中发挥着不容忽视的影响，是构建社会信息系统的重要基石，档案管理不论是对局部单位还是整个社会的运转都具有深刻意义，在现实与历史中、现在与未来中，其意义不可磨灭。

二、档案管理基础工作存在的现状

现阶段，我国的档案管理基础工作还普遍存在着一些亟待解决的问题，主要包括以下方面：

（一）档案管理人员对基础工作的重视度有待提高。档案部门开展的培训力度有待加强，档案管理执行人员数量欠缺，从而造成了档案管理工作过程中出现漏洞。

（二）档案分类不合理，造成相当大的档案混乱。极大程度地降低了档案信息的利用率，这实在有悖于档案管理工作需要遵循的“便捷”原则。

（三）档案编号不正规。由于我国截至目前还未出台专门的档案编号规定，所以大部分档案部门仍采用传统的编号方式对档案进行编号，致使编号缺乏规范性，这也是造成管理水平低下、档案丢失的根源。

（四）档案查询麻烦。由于页码缺漏以及案卷标题不够规范等问题，档案管理者在进行档案查阅时目标不明确，从而极易造成漏查，同时还不便于归档。

（五）档案信息利用效率低下。目前档案信息化管理在大部分档案部门中得到了应用，但是传统的档案管理方法仍还在继续沿用，就这造成了档案检索、利用不便，甚至有些年代比较久远的档案已经丢失，检索不到。

（六）档案保管不当。实体档案资料由于保管不当而出现少角、缺页等情况，并且修复与补充工作也未及时落实。

三、提高档案管理基础工作水平的策略

档案管理工作中存在的问题严重滞后了我国档案工作的进一步发展，但是只要档案部门制定出科学合理的管理规范、创新档案管理方法，完全能够有效解决问题并避免问题再出现，进而促进我国档案管理事业的可持续发展。针对档案管理基础工作中存在的问题，特提出提高档案管理基础工作水平的策略。

（一）加强档案管理基础工作落实力度。将档案工作的具体内容分派到各个组织，明确工作职责，明确分管领导，监督档案工作进展，定期对档案工作进行考核，同时吸收专业能力与素质优秀的档案管理人员。制定科学合理的管理规范，根据现代档案管理提出的标准，完善档案借阅、保管、归档、鉴定等相关工作流程，认真做好档案校核工作，健全借阅等级审批以及归档审查体系，对档案工作进行严格的把关，建立完善的工作规程与业务规范，同时奖惩有方。

（二）重视专业水平的提高。对案卷进行全面的普查，针对一卷多册、目录号缺失、案卷断面、缺页、少页、标题出错等情况，及时发现及时修正；针对由于维护措施不到位、年代久远等原因而造成的漏洞进行及时纠正；对档案的内容、种类、数量、保存价值等基本情况进行调研，并根据实际需求，按照一定的等级分类凸显出其重要性；普查、核对时要做到“一个不漏”，并制定合理的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等相关规范，对无用文件进行确认后剔除，以全面提高档案基础工作的专业水平。进一步加强档案管理基础工作设施设备的建设工作，“三个用房”的设置要完备：陈列及阅览室、办公库房、档案库房；“三个用具”的配备要齐全：技术设备、档案装具、保护设备，从设施设备上确保基础工作的正常展开。加大对档案管理人员的培训力度，提高其档案管理专业能力与素质，强化基础工作重要性的意识，督促档案管理人员不断学习新档案管理知识。通过对档案管理人员的指导、监督、考核等措施，传授相关工作经验，帮助其不断提升工作能力。

（三）加强档案管理基础工作现代化建设。应用网络信息技术是加强档案管理基础工作现代化建设的必要措施，特别是对档案进行检索时，这种现代化的科技大幅度地提高了工作效率，通过关键词、目录、索引等检索方式，实现了档案管理工作中遵循的“便捷”原则，这是传统管理方法所不能与之相提并论的。实现档案管理的网络化与数字化是避免人工出错的有效措施，在提高工作效率的同时还在很大程度上保证了档案信息的准确度。档案管理工作应跟上信息技术发展的步伐，及时了解新型知识与技术，及时对案卷进行重新组合、统一分类号，建设档案管理现代化系统。

然而，在应用电子档案的过程中，也应考虑到其安全问题、真实性问题以及法律效力问题。由于计算机网络的复杂性与庞杂性，网络平台上存在不可预估的安全风险，如黑客攻击、病毒侵害等，所以如何确保电子档案安全是尤为值得关注的事项。其次，在实际的档案管理中，从电子文件生成到归档的管理工作还不够程序化、规范化，以致相当一部分的电子草稿档案没有得到妥善保管，并且与纸质档案之间没有建立统一标准的管理体系；此外，还存在存储电子档案的载体不耐久等一系列硬件设施问题，从而降低了档案的可靠性、完整性。再者，档案具备的法律效力一般都取决于其载体，由于电子档案的载体不够固定，因此在法律条文制定方面就存在困难，这也是磁盘、磁带、光盘等载体的电子档案不能被法律认定的原因。

四、结束语

在信息化时代下，档案管理工作中暴露出了一些问题，这些问题严重滞后了我国档案工作的进一步发展，因此解决档案管理问题、提高档案管理水平是每一个档案管理人员不可推卸的责任与义务。在实际档案管理工作中，应根据档案具备的特点，在加强硬件建设的同时，还要不断加强软件建设，如此“双管齐下”方能实现档案管理的现代化，将档案管理事业提升到新一层次。

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