浅析高校信访档案管理

文/天津中医药大学 张杰

浅析高校信访档案管理

文/天津中医药大学 张杰

和谐社会的构建离不开校园的稳定，稳定校园环境的建立离不开高校信访工作。信访档案管理作为信访工作中一项重要的、基础性工作，更应引起足够的重视。本文总结了高校信访档案的特点，并对新时期如何做好信访档案管理提出了思考。

信访；高校；档案管理

高校信访档案是在信访事项处理过程中直接形成的，具有保存价值的文字、声像等原始记录。笔者总结分析信访工作实际，认为信访档案内容主要包括三方面：一是原始的来信、来访、来电记录，教育部、地区党委、政府及教育主管机关等上级部门交由信访事项主管部门办理的信访件、信访事项登记表。二是信访事项处理过程形成的材料，如深入信访问题发生部门或信访人家庭所做调查取证材料、信访主承办部门召开的由各相关部门参加的事项协调处置会议记录、信访转办单及通知单存根、案件完结材料。三是本单位或上级部门召集的有关信访政策讲解会议材料、上级部门发放信访文件及领导批示、信访情况反馈材料、订阅的信访类期刊。

一、高校信访档案的特点

（一）信访档案来源多样化。与传统纸质信访档案不同，新时期的高校信访档案具有来源多样化的特点，通过电子化方式进行高速、便捷的网络信访是现代信访工作的重要渠道。目前，几乎所有学校利用网络开通了“书记信箱”“校长信箱”“校内BBS论坛”，这既拓宽了广大师生员工与学校领导密切联系的渠道，也为领导及时获取师生思想动态，做出符合学校实际的相关决策发挥了参谋的作用。这就要求高校信访工作者将工作重心逐步向电子信访档案倾斜。

（二）形成信访档案客体多元化。高校各项工作的开展受社会大环境的影响越来越深，以前形成高校信访档案的客体主要是教师和学生，但现在已超出了校园内部事物的范畴，只要是与学校发生联系的各行各业的人都有可能成为信访档案客体。客体多元化在增加了高校信访职工的工作压力的同时，还加大了信访档案管理的难度。

（三）信访档案映射问题复杂化。学校人事涉及的职称、工资、离退休待遇等问题，纪检涉及的干部问题，教务涉及的招生录取、考试成绩问题，这些涉及师生切身利益的问题都成为高校信访档案映射的问题。

（四）信访档案形成往往具有一定的周期性。作为高校管理客体的学生群体，每年都会遵照高考录取、新生入学、毕业生离校的顺序来反复循环；而作为管理主体的各类教师关心的职称评聘、福利待遇等工作也以年度为周期展开。所以，师生员工在这些时期采取信访渠道提意见、申诉问题的可能性大大高于其他时段，也使得信访档案的形成看似有了一定的周期性。

（五）信访档案与学校发展阶段密切相关。学校在发展的不同阶段，会根据情况，制定不同的规划和政策，以期达到整合资源、优化专业结构的目的，当然这也不可避免地带来了利益格局的调整，会在信访档案中有所反映。如学校在建立初期，教职工多关心的是学院、系部设置情况、人员编制、定级分配制度等与自身利益密切相关的问题。随着学校规模的扩大，依法、民主治校改革的深入，广大师生员工的主人翁意识也会不断增强，他们积极渴望参与学校治理，这必将在信访档案中有所体现：以为学校谋发展、促改革、话不足为主要内容的信访档案比例会有增加的趋势。比如，如何改进教育教学的方法，如何吸引人才，如何提升学校的知名度和社会影响力，如何扩大毕业生的就业途径等等，这些信访内容往往脱离个人利益的表达，更多地关注学校公共治理。可见，信访档案会与学校的发展紧密结合，发展阶段不同会令信访档案呈现不同的特征。

二、新时期高校信访档案管理的思考

（一）做好信访信息的收集、分类工作。准确、及时的信息是学校进行科学决策的基础，能够敏感地将各项工作的准备、开展、结果等全过程中好的经验和其中的薄弱环节投射出来。传统的信访工作比较被动，因为总是有着先事件后信访的顺序，但新时期信访工作的复杂性和综合性，要求改变被动工作方式和理念，加强事前预防。信访部门不能“守门待访”，而应主动出击，采取多种有效的形式收集敏感信息，了解师生的思想动态，深入调查、研究，把握一些具有代表性、倾向性的问题趋势，从而为事件预警、领导决策提供翔实的第一手材料。1.信访信息的收集。作为社会矛盾“晴雨表”的信访，要充分发挥其作用，还应当完善其信息收集制度。从高校角度讲，就是要收集反映当前高校面临的急需解决的各种矛盾的信息。目前，高校信访工作部门主要还是依靠接待来访人员、电话、信件、网络等方式收集信访问题，但这些方式被动、临时的特点，影响了我们对信访问题本质的思考。信访人员对问题单一、主观的陈述模式，严重影响了我们对事件的全面了解和掌握。2.信访信息的分类研究。高校还要加强对信访信息的分类研究工作，要善于在大量的信访材料中找出那些带有普遍性、全局性的问题，重点跟踪处理。要改进各类信访登记环节，运用现代化的手段，把信访工作人员从繁重的基础工作中解脱出来，从而有更多的时间对信访案件进行归纳和分析，摸清广大师生的关注热点，做好预测，及时向领导反映群众意见最为集中的问题。应借着高校大规模投入软件建设的春风，尽快建立体现各高校特点的信访办公自动化系统，实现案件的登记、批示、转办、催办、反馈、归档等流程的无纸化办公，达到校领导、教学部门、职能部门与校信访部门之间互通互联，信息共享的目的。如浙江大学研制的信访信息管理平台，开发了实用的六大模块，分别为：信息处理、查询定位、统计、导入导出、打印、维护模块。我们在此简要介绍一下前三个模块，信息处理模块：由高校信访工作人员手动录入信访全过程信息，包括接待时间、人员姓名、事由、领导批示等，可实现信息的删除、修改、保存的功能。查询定位模块：快速检索定位信访信息，提高信息查全率和查准率。统计模块：自动完成信访类别、数量的统计，为及时汇总数据并上报领导提供可能。

（二）确保信访档案安全。在高校信访工作中，采用传统的电话、信件、传真、来访等方式进行信访的人数稳中有降，但采用校长信箱、校园BBS、QQ群、微博等新兴信访方式的信访人数却日益庞大，高效、便捷、隐秘的特点使得越来越多的师生员工选择了网络信访，所以高校信访工作人员要更加重视信访档案的安全性，在做好传统纸质信访档案“八防”工作的同时，还要采取多种措施保证信访电子档案的安全，如采用多机备份数字信访信息，当一台机器出现问题后，其他机器可以顶替；将用来完成信访工作电子化录入、管理的机器安装专业的杀毒软件和防火墙，防止黑客对信息的窃取；对有信访管理系统的高校，要加强对用户权限的管理，达到专号专人管理，防止越权访问。另外，新修订的《信访条例》第二十三条明确规定：“行政机关及其工作人员不得将信访人的检举、揭发材料及有关情况透露或者转给被检举、揭发的人员或者单位。” 所以高校信访档案管理部门必须建立健全各项管理制度，销毁信访原始信件、来访、来电记录材料时，要做仔细甄别，按照保密规定处理。

（三）信访工作队伍建设。高校信访工作者作为信访档案形成的直接参与者及整理者，必须掌握一定的法律知识和调解的能力、必须具有良好的沟通和应急能力、必须拥有丰富的工作经验和常识，唯有建立这样一支专业化、高素质的高校信访队伍，才能使信访发挥积极的作用。然而现阶段我国高校信访队伍建设尚不完善。一方面，信访队伍的稳定性不高，专职化程度较低。另一方面，信访工作者整体素质较低，尤其是在法律、法规和政策解释与适用方面水平较低。信访培训次数少、时间短、很难通过零散的培训来熟练掌握系统的法律知识。所以，信访工作者要加强对高校信访工作的依据——《信访条例》《教育信访工作规定》等相关法律、法规的理解和运用，引导群众合理有序信访；因为高校信访工作可能涉及学校的方方面面，高校信访干部还要熟悉本单位各领域的规章制度，这样才能做好对信访事项的解释说明；还要丰富心理学、社会学、档案管理学、计算机网络等相关知识，建立立体的知识结构，为信访事项的准确、及时解决，信访档案保质、保量归档、高效利用创造条件。

各高校在信访档案管理中要严格执行《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等有关法律法规，创新工作机制和方法，按照分析问题、判断问题、解决问题的思路，客观而灵活地处理遇到的信访档案管理问题，高校的和谐稳定是高校改革、发展的基础，反过来，高校改革、发展又为高校的稳定创造了条件。所以，各高校要充分重视信访档案管理，敏锐地发现学校中存在的不和谐的隐患，把问题解决在萌芽状态，破除在学校持续发展道路上存在的荆棘。

［1］李壮晖.《新时期高校信访工作的问题与思考》［J］.广东教育学院学报，2009（4）.