浅析计生技术服务站档案管理信息化

文/山东省日照市莒县计划生育服务站 王英臣

浅析计生技术服务站档案管理信息化

文/山东省日照市莒县计划生育服务站 王英臣

计生档案资料是指在计生工作中所形成的各种文件、图表、视频、音频等资料。它们是计生工作中的一笔宝贵资源，是计生工作历程的“记录仪”与“储存库”。当前，计生档案管理信息化是大势所趋，也是今后计生档案管理的发展方向。因此，本文主要探讨如何加快计生档案管理信息化进程，提高计生档案管理水平。

计生档案；管理；信息化

计生档案包括辖区基本人口情况、育龄妇女情况、药具管理、奖励扶助情况、社会抚养费征收管理、生育情况、节育工作等信息。它们不仅是计生工作的真实记录，也是计生工作者开展日常工作的重要依据。因此，抓好新时期的计生服务站档案管理工作显得非常重要。伴随着信息技术的快速发展，档案管理信息化成为今后计生档案管理工作的发展趋势。作为一名基层计生档案管理工作者，笔者结合多年的工作实践，着重探讨如何推进计生档案管理信息化建设的进程，以进一步提高计生档案管理水平。

一、计生档案管理信息化建设的重要性与必要性

计生档案是人口与计划生育事业发展历程的“存储库”，也是开展计生工作的重要依据。随着多年的发展，我国人口形势正发生着重大的变化，计生工作也面临着很多新任务与新问题。新时期的计生工作更强调人文关怀，突破传统工作思路的局限性。但很多基层计生服务站对档案工作缺乏足够的重视，加上经费短缺，仍采用传统的人工管理模式，档案管理水平低下，一些档案资源得不到有效的保管。因此，要加快计生档案信息化建设，运用信息技术实现对档案资源的保管与利用，确保档案资源的完整性与有效性，才能充分发挥出档案资源的应用价值，更好地为计生工作服务。

二、加强计生档案管理信息化建设的对策

（一）转变档案管理理念，逐步完善相关软硬件设施。计生部门领导首先要重视档案管理工作，将其纳入计生工作的长远规划中。同时，要将计生党政一把手作为第一责任人，亲自抓档案管理信息化建设。实行目标管理责任制，将责任层层落实到位，逐步构建起计生档案网络化管理体系。对专兼职档案人员的职责要加以明确，并定期开展汇报工作，收集档案管理中存在的主要问题与管理漏洞，并制定整改措施，不断提高档案管理水平。此外，要加大资金投入，逐步配备相关软硬件设施，抓好办公自动化建设，提高档案信息化管理水平。对档案的信息化管理采用以“件”为单位的立卷方式，便于对档案的立卷、接收、鉴定。在档案保管期限内可运用相关检索工具对其进行删改、调整、补充。另外，要根据计生档案管理工作实际，加强档案信息资源建设。计生档案资源是档案信息化建设的基础条件，因此，计生档案人员要重视档案资源建设，挖掘档案信息资源，尽量丰富室藏资源。同时，还应加大档案编研力度，以满足社会对计生档案信息的需求。

（二）健全计生档案信息化管理制度，规范档案管理。首先，要建立健全计生档案管理制度，从档案收集到永久保存、销毁等全部过程均要加以明确，细化流程，实行全程管理。同时，要制定电子文档的管理制度，根据计生部门工作实际，适当拓宽收集范围，并严格遵守归档要求与操作规程，从业务流程上加以梳理与规范。完善安全管理制度，并出台机房、库房等重要场所的出入规则。细化绩效考核制度，定期对档案人员的工作业绩、规范程度进行考核，对考核成绩优良的人员给予相应的奖励，对于考核成绩差的人员进行集中培训，直到考核合格为止。

（三）加强业务培训，强化档案意识。当前计生部门从事档案工作的很多人员非专业出身，也未接受过系统的专业培训。和专业的档案管理人员相比，差距非常明显，专业素养偏低，档案意识缺乏，档案信息化管理经验不足，严重制约了新时期计生档案信息化管理的发展。因此，要结合计生工作实际，制定计生档案队伍建设长远规划，形成长效的教育培训机制。首先，要培养计生档案工作人员的档案意识，让他们认识到计生档案的重要性，树立起“爱档如珍、维护历史、服务现实”的理念。其次，要以培养复合型档案人才为目标，采用多渠道、多层次的人才培养机制，不断提高计生档案队伍的整体水平。然后，要丰富教育形式，运用多媒体、经验讨论、专家讲座、档案专题摄影展等形式，让计生档案人员学习档案法律法规，重点掌握档案管理方法，档案管理系统操作，常见故障的应对方法等。同时，要经常向计生部门全体人员宣传档案法、档案工作流程等，营造出“人人学习、人人参与”的档案氛围。

三、结语

总之，在信息化时代，档案管理信息化是计生档案管理的发展趋势。不同于其它档案，计生档案具有专业性、分散性、周期性等特点，因此，加快计生档案信息化管理进程，能有效提高计生档案管理水平，充分发挥出计生档案应用价值，进而促进我国计生事业的持续发展。

［1］吴亚娟，李庆红.浅谈计划生育技术服务站档案管理的信息化.中外健康文摘，2012，9（7）：403～404.

［2］徐付秀，郭俊丽.浅谈档案信息化建设和现代化趋向.科学与财富，2014，18（2）：7～7.

［3］孙琳.以提升计生档案管理水平为抓手推进计划生育管理信息化建设进程.办公室业务，2015，9（2）：45～46.