档案信息化建设若干问题及解决措施

文/陕西省宝鸡市妇幼保健院 路线

信息化社会的不断发展，使档案信息化建设成为社会发展的必然趋势。目前，很多的档案部门为了使档案管理的效率得以提高，对现代化信息技术进行了引用，这不但使工作人员的工作效率与质量得到了提高，而且还极大地推动了档案信息化建设的开展。而要想使档案信息化建设工作做得更好，就必须要对其建设过程中存在的问题进行分析，并制定出科学有效的发展战略，从而保证档案信息化建设落到实处，抓住实效，不断与档案事业发展的需要相适应。

一、档案信息化建设的必要性

首先，档案信息化建设是社会发展的必然结果。现代社会逐步进入信息时代，档案管理部门的工作必然发生巨大的变革，档案信息管理系统被大力开发与利用。相关档案管理部门只有认清信息化建设的重要性，才能提升档案管理水平，实现档案事业的持续发展，使档案服务、档案管理等方面不会同社会发展“脱节”。

第二，档案信息化建设会产生一定的社会效益。档案信息化建设就是对信息资源的应用管理。信息化建设使得档案信息资源更便于存储、利用和开发，极大地方便了人们的利用。

第三，档案信息化建设利于创新利用信息模式、提升档案服务水平。现代信息技术被广泛运用，档案信息化建设过程中，档案的利用范围不断扩大，档案服务模式不断创新。档案信息化建设促使点对点服务、网上咨询、互联网查询等新型服务方式逐步实现，这种高效、多途径、全方位的服务模式，满足了用户快捷、精确、高效、实用的需求。

二、档案信息化建设中存在的问题

（一）信息资源整合出现瓶颈。一是电子化的档案信息资源来源不畅。档案信息资源的来源处于无序的状态，在基层的档案中，信息化的成果较少，而已有的成果对于传统的载体有较强的依赖性。二是档案信息资源整合难度大。由于诸多因素的影响，各个部门在档案信息化建设中各自为政、重复建设，出现了信息孤岛的问题。在推进信息化的过程中遇到了很强的阻力，并且存在一定的安全风险，积极性不高。三是档案信息资源开发利用滞后。档案的信息资源开发的深度不够，电子化的成果处于收缩的状态，且电子化的成果出现了闲置浪费的问题，这些成果没有得到充分的利用。在档案信息化产品中进行二次开发产生档案信息资源的成果很少，没有形成效益。

（二）资金投入不足。档案信息化建设需要大量的资金投入，但是在档案信息化的建设中出现了资金不足的问题，这就容易导致档案软、硬件以及相关的基础设施建设出现滞后的局面，影响档案信息化应用系统的推广。档案信息化建设的资金投入不足会导致：第一，档案信息化基础设施的投入不足。各地的档案信息化建设总体处于中低档水平，甚至于有些地方没有基本的设施设备。第二，资金的不足导致数字化的进程缓慢。在经济发达地区的档案数字化进程比较快，欠发达地区则相对滞后。档案的数字化程度偏低，还需要加大投入。

（三）档案信息化建设的队伍结构“老化”，重视程度不够。档案信息化建设队伍的整体业务水平不高，知识结构逐渐“老化”。档案信息化建设队伍中有较多具有丰富的传统档案管理经验的工作人员，其在管理方法和技术上具有扎实的业务素养，但对应用软件、信息存储、电子检索等技术难以熟练掌握，而一些掌握信息技术的年轻工作人员，对档案管理的基本流程等方面却甚少了解。同时，还存在对信息化建设不够重视的现象，投入的人力、物力较少，给予档案工作人员的待遇不高。

（四）缺乏对档案信息安全建设的重视力度。没有对档案信息安全建设进行高度的重视，这不仅包括主观方面的原因，而且还包括客观方面的原因。其中，主观原因主要是，现如今，档案管理部门始终没有建立起一套完善的档案信息安全管理体系，这就直接导致了档案管理人员缺乏较高的安全意识，进而对档案信息的管理与检查也就没有较高的重视；客观方面的因素主要指得是技术问题。例如，当前，电脑病毒越来越多，特别是黑客的存在对于信息的破坏与窃取影响较大，由此使得档案信息安全受到了巨大的威胁。因此，在档案信息化建设的过程中，还要对安全建设进行高度的重视，及时采取措施对其存在的问题进行切实的解决。

三、解决措施

（一）规划建设统一的档案信息资源共享体系。一是加快推进档案数字化进程。根据信息化建设的目标，制定档案数字化的规划，使档案数字化能够有序地进行。根据用户的需求，着眼于长远利益的发展，实现档案鉴定与数字化同步，建立档案数字化目录，这在一定程度上可以实现档案利用的最大化。加强档案信息主体的责任，加快档案信息全文数字化进度。同时实行档案纸质与电子双套归档制度，采取网络传输的方式，实现文件的电子化归档。二是积极推动档案新型资源共享。建立统一的档案信息管理系统，促进档案管理系统与办公系统的融合，加快信息的入档速率。同时要努力探索区域内档案信息资源的共享，并且按照先难后易的原则，制定档案信息资源共享的目录。在档案信息化的建设过程中，要发挥档案产生的管理部门的职能作用，注重实效，加强档案信息化的建设。

（二）整合完善统一的技术支撑与资金保障体系。一是加强档案信息化建设基础设施投入力度。将资金列入财政的预算中，逐年投入解决基础建设经费。同时要采用服务外包的形式，创新档案信息化的投入机制。鼓励各级档案信息化部门开展技术攻关，并给予信息化科研项目经费支持。二是加强软、硬件与相关基础设施的建设。提供充足的资金支持，配置计算机、扫描仪、摄像机等相关的设施，为档案信息化的开展提供良好的环境。对于信息化中的软件，一方面要跟踪行业中的发展动态，及时升级软件。另一方面则要积极开发适用于本部门的软件，使其更加便捷顺畅。三是加强档案信息安全基础设施建设。及时升级安全认证、病毒防杀、身份认证技术，增强技术防范能力。四是推动档案信息网络互联互通。依托网络信息技术，实现自上而下的各级档案馆与各专业档案馆的互联互通，打造档案信息网络共享平台。

（三）要重视信息化建设，强化档案信息化建设队伍的整体水平。档案管理部门要充分认识到信息化建设的重要性，进一步提高科学化的档案管理水平。随着社会环境的不断变化，要求档案工作也随之改变，这就对档案工作人员提出了新要求。信息化建设的档案工作人员首先要树立信息化的意识，不仅掌握相关档案管理的业务知识，还要熟练运用网络信息技术和各类应用软件，不断提高业务能力和综合素质，以更好地适应档案信息化建设的需要。

（四）高度重视档案信息安全建设。要对档案信息的安全建设进行高度的重视，特别是对档案共享系统的全面安全更要引起重视。除了要对非法入侵进行预防之外，还要对各种可能妨碍系统正常工作的侵扰，如病毒危害、垃圾邮件，以及其他能造成系统不能正常工作的事件给予更多的关注，同时，还要加强相关人员的管理。

总之，当前时期的档案信息化建设虽然已经取得了一定的成绩，但是，在其建设过程中仍然存在着较多的问题，因此，必须对其存在的问题进行分析，并采取针对性的措施对其解决，这样才能真正实现档案信息化，使档案信息资源的作用得以充分的发挥，进而提供更好的档案服务给用户。

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