信息化提升法务管理

◎ 文 《法人》见习记者 李立娟

企业法律事务信息化和网络化无法避免，公司法务人员应采取怎样的措施运用这些新科技，主动拥抱甚至主导信息化

世界信息化的大潮中，当生产自动化、流水化之后，如何管理得自动化和流水化，是需要进一步思考的问题。如果我们的法律顾问和我们的法律从业人员不关注互联网、不利用互联网的话，明天也许我们的岗位也将会被机器所代替，被信息化系统所代替。

既然企业法律事务信息化和网络化无法避免，公司法务人员应采取怎样的措施运用这些新科技，主动拥抱甚至主导信息化。中煤集团、中石化、协鑫集团等多家知名企业法务管理人员以及来自科技公司的信息化专业人士在“2014中国公司法务年会”上对如何主导法务信息化系统、如何转化为顶层设计者，进行了深入的探讨。

信息化与法务的融合

“2014年在中国召开的第一届世界互联网大会是世界互联网的一个元年，也是互联网的一个全新时代。” 天津市道本科技有限公司总经理王智勇在“2014中国公司法务年会（北京会场）”（下称“法务年会”）上表示。

“很多人都在说法律现在是跨界的，跨管理界、跨法律界，实际上我们要思考我们能不能跨更大的界？”王智勇提出了一个问题。互联网改变了传统媒体，余额宝颠覆了银行传统业务模式，再联系到谷歌推出无人驾驶汽车后对驾驶岗位的影响，法务信息化是否也会对法律人员带来类似影响？

一般认为，法律服务的特质决定了其不可能为机器完全代替，但是不会运用信息化工具的法务却极有可能被淘汰。信息化与企业法务管理的融合已成必然之势，这个断言基于王智勇对于现代企业法务管理五个不足的分析。

第一是法律管理和生产经营链条耦合度不够。企业的法务管理应该从顶层设计角度考虑和其他管理的融合问题。很多企业法律顾问在抱怨工作又忙又累，一会儿有人找你看合同，一会儿有人问法律意见。但这不应该是法律顾问应该有的工作状态，企业的法务管理应该从顶层设计角度考虑他和其他管理的融合问题。

第二是现有的法律管理手段和企业规模很难匹配。实践中，很多企业是以法律顾问的数量来彰显法务的实力，但是这在未来将是一个误区，因为未来的劳动力成本、人才成本会越来越高，拥有的法律顾问越多，可能倒闭得越快，因为人员的价值没有充分体现出来，所以未来的企业管理不是比人多，而是比谁的管理上从顶层上就设计到位。

第三是现有的风险管理基本上是两层皮，甚至多层皮，天津市道本科技有限公司曾就法律风险管理问题对100多家企业进行调查和访问，结果发现，从事风险管理的人员做完风险管理之后的经验就是一本书，这本书形成了企业内部所有的风险内容，却没有产生效果。这相当于你建立了一个火车道，但是没有办法监控业务在火车道上运行的动态。

第四是信息与数据不对称，这个问题在各个企业都有存在，也就是集团和所属单位的数据根本不对称、分子单位之间信息不对称、层级不对称、国内和国外不对称，由于信息的不对称从而加大了法律风险的产生。

第五是没有大数据、没有网络化。在这种情况下，企业的法务管理、法律从业者在未来将会寸步难行。“所谓大数据，不是通过网上能够搜索多少案例、多少法规，这个不叫大数据。真正的大数据是网络通过大数据抓取，提供更多的解决方案。”

王智勇表示，上述五大问题最终可以而且也只能借助信息化手段一一化解。

融合方式多层次

针对如何将法务与信息化不断融合，王智勇在法务年会上说道：“信息化解决方案，道本公司采用的思路是从专项业务出发，并进行包括合同、授权、工商税务等在内的20余项内容的细分，并与企业的法务资源相结合，从而使其形成流程和制度的固化模式，最后将这个流程通过信息化串联起来统计到岗位，也就是说所有的岗位职责都是通过这个信息化系统来完成的。”

中煤集团法务事务部总经理张巧巧在法务年会上表示，“信息化是提升风险管理水平，降低企业风险和提升内控的一个重要手段” 。

法律信息化的推进大致有两种方式。一种采用的是一步到位，统一规划、统一设计、统一投资、统一标准，一统到底的方式来搭建法律信息系统。这种方式的优点是标准统一、速度快、便于推进。“但是，这种方式对于一些差异化的应对可能体现不足，还不能完全适应各个企业基层的实际需要。”张巧巧如是说。

中煤集团采用的是分步的方式，分步实施主要是考虑到中煤集团特殊管理现象，中煤是传统的煤炭企业，有煤炭生产、贸易、电力、煤矿装备制造、矿建，但是又有自己的新兴产业，所以各产业的发展成熟度不一，管理水平也呈现多样化，对信息化的依赖程度更不同。因此，中煤集团采用了分步实施，规划和标准是统一的，但是在设计、搭建和实施时，则分步、分阶段进行。“我个人认为这种方式的好处在于可以因地制宜，为中煤各个所属企业进行量体裁衣，但是也存在时间消耗较长的缺点。”张巧巧总结说。

张巧巧对中煤集团信息化的特点做了如下介绍：一是起步早，中煤集团较早建立综合法律管理信息系统，并且较早将法律信息化写入全公司信息化规划中，逐年加重法律信息化建设比重；二是涵盖业务广泛，包括合同管理、法律纠纷管理、不良资产管理等十四项的内容；三是集中管控和个性需求，包括集中销售和集中采购的大集中管理模式、按照权限上报系统。

中煤集团法律信息化确定了分步实施，突出板块专业性和行业特点；在确保符合集团公司法律管控标准的基础上，适应各企业法律管理个性需求开发。“不管采取何种模式推进信息化，法律信息化建设不能偏离四方面的目标：一是全面构建合同风险事前事中以及事后管控体系；二是业务管理、风险管控、制度充分落地；三是事后补救向事前和事中防控的根本转变；四是管理信息化、规范化、 标准化、体系化。”张巧巧最后强调。

运用效果显著

中国石化集团法务部处长李政群在法务年会上介绍，“中石化的经验是统一推进模式，以将工业化与信息化有机结合的中石化合同管理信息系统为例，系统共分为11个模块，这些模块在具体的运用中已经取得显著的效果。”

具体来说表现为：一是一体化实现了合同统一规范管理。尤其是中石化坚持的六个统一的原则，即统一规范、统一设计、统一标准、统一投资、统一建设和统一管理，把企业的内控制度和合同管理都镶嵌在这个系统中，使合同的法律审核成了一个躲不开、绕不开的一个环节。由以前到法律部门进行合同审核变成为线上运行的模式，所以合同的法律审核就由原来的“软要求”变成了“硬效果、硬约束”。

二是标准化降低了合同的法律风险，这个标准化指在合同管理信息系统当中，嵌入了标准合同文本。其中包括总部开发以及企业自行开发适合于各企业自身的合同文本，目前数量已达到3290个。标准合同文本的投入运用对法律人员来说是一种高效的工作方式，可以有效地防止法律风险的发生。

三是全流程管控，提高依法合规的水平，实际上合同管理系统投入运行以后，合同生命周期管理的各个环节都投入合同管理的信息系统当中去，从准备、发起到审批到最后签署，实现了整个合同的生命周期都在信息化的系统上进行。

四是数据共享，也就是合同信息系统数据上线后与其他的业务板块的数据相结合。同时，通过合同信息系统设计了一个驾驶舱，通过驾驶舱可以监控合同运行的总份数、运转的情况、签约包括资金数等数据，所有登录系统的人可以通过驾驶舱直观地了解整个中石化合同的运行情况。

协鑫（集团）控股有限公司法律顾问吴思军在法务年会上表示：“信息化管理的建设和行业情形、公司发展阶段、管理模式以及社会技术的进步密切相关，这种方式其实是技术发展的不同阶段产生出来的一类管理的工具和手段，是社会发展到现在，技术进步发展到一定阶段的必然。这一点在协鑫集团自身的信息化系统中体现明显。”

她最后表示：“在互联网大数据时代，法务管理如何跟上现代化的管理、技术进步的步伐，如何抓住信息化管理的机遇，完善公司管理的标准、流程以及合同范本，真正提升法务的地位和作用，需要更深入的思考和进一步的实践。”