试析民办高校档案管理的导向问题

田喜

[摘要]伴随着我国民办教育事业的快速发展，民办高校档案管理工作的地位和作用日益突出。长期以来，由于导向不明确，民办高校的档案管理缺乏成效，甚至陷入困境。文章从分析民办高校档案管理的导向问题出发，指出停留在服务导向的档案管理是造成当前困境的根本原因，而当前只有实施以发展为导向的档案管理思路，才能有效发挥民办高校档案管理的作用。

[关键词]民办高校；档案管理；服务导向；发展导向

[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2015）15-0027-02

高校档案管理是学校在行政管理、教学、科研等活动中形成的真实记录，反映了学校各个时期的历史面貌，是维护学校历史和办学特色的宝贵财富，特别是学校不同发展时期的珍贵史料和教科研成果等档案对学校发展建设具有更为重要的意义。然而，其作用发挥的成效，关键在其导向问题。

一、民办高校档案管理的导向问题

当前，民办高校的档案管理的成效不显著，主要是因其指向不明，根本上说是其导向问题决定的。根据档案管理的原则可以分为服务导向和发展导向。

（一）服务导向的档案管理

服务导向的档案管理认为民办高校档案仅仅是对民办高校的招生、教学、科研、管理等活动过程的原始记录，是学校历史发展的积累和沉淀，凝结了大量前辈的经验和认识，作为一种学校各项实践活动的原始资料，这些档案资源也只是高层领导作决策的信息参考和依据，及根据历史经验教训处理各种问题的凭证。

（二）发展导向的档案管理

以发展性为导向的档案管理，档案除了进行信息记录，作为历史的凭证之外，预示着档案管理还应将促进学生、教师和学校发展及社会服务作为民办高校档案管理工作的内在价值追求，就是要求民办高校档案管理应着眼于对学生、教师和学校的信息资源有效地开发和利用。

从目前民办高校档案管理的成效来看，民办高校档案管理工作仅提供查考凭证，为领导决策和广大师生开展教学、科研和管理工作提供信息参考和依据，为教学评估提供统计数据，为宣传教育活动提供素材，为文摘汇编提供材料。实施的仍然是单一的服务导向的档案管理，而不是发展导向的档案管理。

二、民办高校档案管理服务导向导致的困境

学校档案作为一种重要的教育资源，其质量的高低和完整程度将影响到民办高校教育事业的发展，且由于建校最初的定位和发展过程中形成的历史现状，档案基础建设一般都较为薄弱，严重制约了档案管理工作的实际成效，其档案管理工作与公办高校相比，仍然存在着较大的差距。究其原因，主要因仅仅实行服务导向的档案管理，没有实行发展导向的档案管理。这就导致了当前民办高校档案管理陷入困境，主要体现在以下三个方面：

（一）档案管理的目的是材料记录而不是资源开发

现有民办高校的档案管理工作也只是在对档案的收集、整理、装订、保管与借阅等程序方面，根本谈不上对档案信息资源的开发和整合。这种服务导向的档案管理往往比较被动，容易造成档案信息内容不健全。档案管理过程中的资源开发，指的是档案资料不能仅仅是对过去历史的记载，而且同时也是可以利用来促进发展的资源。信息资源的有效的利用和传播，能够带来巨大的效益。

（二）档案管理的方法是注重形式而不是重视实质

从形式上来看，民办高校都有建立的档案馆或档案室，也将档案管理工作纳入学校发展规划和计划，但并未明确管理体制和落实相关的工作职责，未定期开展档案业务工作的专项指导检查，未为档案工作发展提供良好的条件保障，从目前的实际情况看，民办高校档案的利用基本出于一时一事等特殊情况的需要。仅仅有档案馆还不能说是有效发挥了档案管理的作用。档案管理停留在资料收集上，不能按照为发展提供支撑的作用，就不能说是存在实质性的档案管理。

（三）档案管理的作用是提供证明而不是促成发展

只注重收集后的整理，缺乏档案管理过程的监督和指导，没有在工作人员办理业务和文件材料时提前介入，不注意保证文件材料的完整性，未积极主动地科学整合档案信息资源，这样就不能为搞好民办高校的档案管理工作提供良好的基础。促成发展的档案管理涉及到档案资源的收集，更涉及到档案资源的开发，使其能为学生的发展、教师的发展和学校的发展提供支持。

三、实施以发展为导向的民办高校档案管理

（一）档案管理以学生的发展为导向

对学生发展过程的记录是学校档案管理的重要内容。服务学生的发展是学校建设和管理的根本目标，培养适应社会发展需要的合格人才的质量，是衡量办学成效的标准。学生的发展是一个动态的过程，更是在原有的基础上的进步，其成长轨迹能反映出发展的方向以及存在的问题。充分发挥民办高校档案管理对学生发展的作用，就要求民办高校改变现有的被动服务模式的档案管理的导向，增强服务的主动性和预见性，拓展服务内容，丰富服务品种，建设全过程的、动态的、科学的档案管理。民办高校学生档案工作要记录学生的成长过程，服务于学生的学习、服务于学生的就业、服务于学生的职业生涯规划等等，为人才流动提供信息支持，实施以学生的发展为导向的档案管理。

以学生的发展为导向的档案管理主要体现在以下几个方面：首先，关注学生的学习过程，体现学业发展的要求。学习是学生在校期间的主要任务，利用学籍档案数据可以对学生学习成绩和学习兴趣进行分析，作为相关人员指导学生学习的参考，发挥促进学生学习的作用。其次，关注学生的社会实践，体现综合发展的要求。档案管理中可以收集学生参与社会实践的相关资料，通过分析了解学生参与社会实践的程度，及其与专业学习的关系，帮助学生通过有效实践，锻炼个人能力。再次，关注学生的生涯规划，体现终生发展的要求。学生在校学习期间，如果能进行有效的生涯设计，将来的发展就会相对比较顺利，档案管理的内容可以包含学生生涯规划的内容，为其终身发展奠定基础。最后，关注学生的就业过程，体现职业发展的要求。档案管理为用人单位提供有效的信息，并把这种信息运用到档案的分类和管理过程中，必将也能促进档案管理自身的有效发展。endprint

（二）档案管理以教师的发展为导向

民办高校教师普遍比较年轻，且与公办高校相比较，民办高校教师具有更大的流动性。造成教师高流动性的直接原因，就是教师在民办高校很难获得一个长期发展的机会，而这又主要与民办高校没有长期培养一名优秀教师的意识和条件相关。在学校，教师是教学过程中的主导，教师队伍的水平直接影响教学质量，更关乎学校的发展前景。目前，民办高校档案仅仅是作为记录每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩等，作为对教师考核的重要依据。要做好教师管理工作，激励教师的工作热情，就必须科学规范的建立教师业务档案，并加以科学的编研管理，充分的利用，只有积极为教师提供职称及业务提升的服务，才能有效发挥教师档案的作用。因此必须转变思路，不能仅仅将教师档案管理看作是对教师考核的依据，而是要服务教师的发展，实施以发展为导向的档案管理。

在民办高校实施以教师的发展为导向的档案管理，尤其要发挥档案对教师的职业生涯规划作用。民办高校规范整理教师业务档案，可以全面地记载教师的职业生涯、工作历程和发展规划，对教师的工作前景有一个全新的认识和展望。高校的发展的根本在于教学资源的开发，教学资源开发的根本在于教师资源的开发。民办高校教师年轻化的发展特点决定了，青年教师的成长是民办高校发展的关键，重视教师的业务能力的培养和重视教师职业生涯的发展具有极大的相关性。民办高校的档案管理可以从教师的职业生涯规划的角度出发，为教师建立全面的发展型的档案资源，通过跟踪教师的个人发展，并提供有效的信息，必将为学校的发展带来益处。

（三）档案管理以学校的发展为导向

档案管理效果最终体现在对档案信息的有效利用，而档案信息资源的科学合理有效利用往往能给学校带来巨大的综合效益。在我国，民办高校建校时间通常都比较短，档案管理的信息资源本来就不足，民办高校档案管理要着眼学校发展和社会需求，科学整合档案信息资源，适时的开展档案信息化建设。随着民办高校办学条件的改善，档案管理工作有了一定的物质条件，可以说学校的发展为档案管理提供了便利。但是，如何有效的开展档案管理，反过来为民办高校的发展提供支撑，也是档案管理工作的重要任务。

建校历史短且受到各种制约，是民办高校发展的普遍特点。不能因为校史短而不重视，学校发展过程对学校人才培养所起到的作用，而是要尽可能的收集学校发展过程中的各种信息资源，为校园环境建设和激励学生成长，发挥其不可估量的作用。因为，很多民办学校的发展的历史，是与国家发展转型、经济结构调整、区域发展等紧密联系在一起的，往往这些学校发展的历史过程本身就是一部活生生的奋斗史。通过档案管理工作，有效整理学校发展的历史档案，并应用到学校的教育教学过程中去，必将是一部很好的教材，能产生切实的有效影响。以发展为导向的档案管理，就是始终把学校的发展作为其工作的指导原则，一切为了发展、服务发展。

总而言之，档案工作作为学校的基础性工作，其中蕴含着丰富的信息资源，具有广泛的社会作用。以发展为导向的档案管理势必使得民办高校走出当前档案管理的困境，充分发挥档案管理的作用，为学生的学习和就业，为教师的稳定和发展，以及学校的全面发展提供有力的支撑。endprint