增值税专用发票管理经验浅谈

尚士清

随着企业数量、行业种类不断增多，电算化、智能化水平日益提高，传统的专用发票管理方式已难以适应。笔者在近几年发票管理岗位上，不断探索，积极总结改进，终于印证了以风险管理为导向，按照科学化、专业化、精细化的要求，全方位、深层次的专业化管理，才能适应形势的发展。具体阐述如下：

一、专业管理方法

通过对公司发票的管理，将增值税专用发票的管理分为内部和外部，内部即自有发票对外开具（销项）的管理，外部即取得其他单位发票（进项）的管理。下面我就该内外部管理的具体操作分别阐述。

1.内部专用发票管理流程图

（1）领票：公司的增值税专用发票由服务中心统一向税务部门领购，然后分配给各分公司。各分公司财务部根据所需数量，提前两天提出领购发票申请，由发票专责人员或授权人员（需提供经办人身份证明）携带分税卡到服务中心领取，审核无误后，分发相关发票，专责人员领取发票时，必须对所领用的发票进行检查，如发现有缺联少页、重号少号、字迹模糊不清、错装混钉等印刷质量问题，应及时进行调换。

（2）分票：发票专责人员将发票领回后，需要及时下发各营销大厅开票点，营销部门的专责人员也需要根据日常一段期间内开票的数量进行发票申请，获批取得发票后应妥善保管，同时也需填报发票领购薄，具体格式如上：

（3）开票：增值税专用发票有专门的适用范围，对需开具增值税专票的客户，必须对其“一般纳税人资格”进行审核。增值税专用发票不得向非增值税一般纳税人开具。各营销开票点严格按照总公司统一轧帐日期划分收入开票时限，凡轧帐日期以后取得的销售收入，一律开具次月日期。

在开票过程中，往往会遇到发票作废及冲红的问题，这也是公司注意控制的一个考核点，开具增值税专用发票后，需开红字发票時，财务人员应收回原发票并注明“作废”字样。未收到退回的发票联不得作废抵减销售额。开具增值税专用发票退回的，必须取得对方单位税务部门出具的《开具红字增值税专用发票申请单》。

（4）保管：专用发票的保管分为时间及空间要求。时间上来说，公司要求应当至少保管5年。空间上来说，分为空白发票、已使用发票及相关证明单的保管。未使用的空白发票 需要单独保管;开具后的发票存根联单独保管，未成本装订的应当按照顺序号装订成册，每

25张装订一册，单独保管;发票专用章与发票分别存放;已开具的发票存根联不得擅自损毁，年度终了后按照公司档案管理要求，登记造册移交档案管理部门保管。

（5）缴销：专用发票缴销是由于无法掌控的客观原因造成的，比如我们发票系统升级，旧发票不能继续使用，但是公司还有剩余发票，就要把这部分进行缴销。当遇到此类情况时，财务部牵头负责，约定发票回收日期，将营销网点剩余的发票统一收回。在发票收回时，财务部发票专责人员需要将系统开票信息与营销大厅的发票领购薄进行比对，保证发票没有遗漏，然后上交供电服务中心，并填报发票使用情况表进行确认。

2.外部专用发票管理流程图

（6）收票：公司各个部门在业务处理过程中都会取得外部发票，这些发票如何才算合格，财务部门需给各部门专门进行培训，并结合营改增后能够开具专用发票的行业制作提示单，供各部门参照使用。发票内容填写必须准确完整，不能漏项，双方的名称、地址、电话、开户行、账号必须填写完整，发票开具事项真实有效，符合国税业务范围。

（7）防伪：目前专用发票的管理较为严格，但仍然会有假票的出现，为防止这一状况，公司财务部要求实行双重防伪，首先是业务前端部门在取得发票时，须在税务网站上进行发票查询，确定发票是否有问题，如果信息查询不到，交由财务部门进行处理，联系主管税务机关进行发票查询，确保公司取得的每一张专用发票的真实性。

（8）认证：为防止专用发票超过180天认证期，公司要求专用发票取得后当月须100%认证。税务专责人员在认证发票时，可以网上认证也可以去税务局现场认证，认证完发票后，必须打印认证结果通知书，与本月认证的发票数量及税额进行比对，确认无误后方可结束。

（9）抵扣：公司要求对于取得的专用发票需要全部抵扣，但由于税法有特殊规定，对于不得抵扣的事项财务专责人员需要实时监控。不得抵扣的类别主要为：用于简易计税方法计税项目、非增值税应税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、接受加工修理修配劳务或者应税服务;非正常损失的购进货物及相关的加工修理修配劳务或者交通运输业服务;非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、加工修理修配劳务或者交通运输业服务;接受的旅客运输服务。若公司接收上述业务的专用发票，不得抵扣进项税。

（10）存档：外部收取的专用发票分为发票联和认证联，发票联需要随凭证作为附件，而认证联在认证后需要按月装订存档，年度终了后按照公司档案管理要求，登记造册移交档案管理部门保管，留待发票检查或者发票联丢失作为入账凭据，其保管时间也至少5年。

二、专业管理职责

为保证专用发票的精细化管理，公司在各部门分别设置了主管领导及专责人员，涉及专用发票的管理需要主管领导审批，另外对专责人员制定专门的岗位要求，财务部有税务专责人员、发票专责人员、营销部有各网点营销专责人员，其岗位规范要求如下：

（1）发票专责：负责发票的领用及分发;准确记录每月发票开具信息;红字发票、作废发票、相关证明单据单独保存管理;负责发票的回收及缴销;及时对每月开票数据进行抄报税处理;负责按季度对发票使用情况进行自查并提交自查改进报告。

（2）营销专责：审核开票信息，即客户名称、税务登记号、地址、电话、开户行及账号等，必须与有效证件保持一致;审核业务的真实性;对于预收性质的电费，不得提前开具专用发票;不得向任何个人及非一般纳税人开具专用发票。如果因特殊情形需要作废或冲红，需要进行联合审批，营销专责人提交说明及申请书，财务部发票专责人员进行记录并复核，报财务部税务专责人批准后方可执行。

（3）税务专责：负责辨别发票的真伪;按时认证取得的专用发票;对于不得抵扣的进项税及时做进项税转出处理;配合发票专责及营销专责处理一些发票涉税问题;积极配合税务机关的发票检查，如实反映情况，提供有关资料，不得拒绝、隐瞒，检查结束后，及时将检查结果反馈公司财务部。

三、专业管理控制

1.定期自查体制：公司制定季度自查流程，发票及营销专责人员，对于专用发票的各类情况进行自查，包括是否单联填开或上下联金额、增值税销项税额等内容不一致;是否填写项目不齐全;是否开具作废发票;是否开具作废发票份数超规定;是否未按规定报告发票使用情况;是否未按规定设置发票登记簿;是否取得不符合规定的发票;是否取得发票时，要求开票方或自行变更品名、金额或增值税税额;是否丢失或擅自销毁发票存根联以及发票登记簿;是否未按规定缴销发票;是否未按规定建立发票保管制度;其他未按规定管理发票的行为。并出具自查报告，交各部门领导处理。

2.不定期抽查体制：由公司财务部及营销部负责人牵头，组织专门检查人员，对专用发票的管理进行不定期抽查，包括并不限于检查领购、开具、取得和保管发票的情况，例如应开具而未开具发票;涂改发票;转借、转让、代开发票;虚构经营业务活动，虚开发票;扩大专业发票开具范围;开具票物不符发票;调出查验发票;不得抵扣的进项税未做转出;向使用和保管单位当事各方询问与发票有关的问题和情况;对收取发票源头进行询问、调查等。并出具专门的检查结论，对各部门进行公示。

3.处罚体制：公司增值税专用发票管理的直接责任人为公司发票专责及营销专责，部门领导承担连带管理责任。一是通过内部公司自查发现的问题，要求限期改正;二是通过抽查发现的仍为改正的问题，按照《公司经济安全反事故规定》有关内容执行，有两种或者两种以上行为的，可以分别处罚;三是对于税务机关已就发票违法行为进行处罚的，除按照税务机关处罚决定进行处罚外，按照《经济安全反事故规定》有关内容一并处罚。

综上，只要公司切实将专用发票管理建立完整的流程，将复杂的过程细分进行精细化管理，再设置必要的专职人员的岗位要求，辅之完善的控制制度，那么一定可以将专用发票的管理做到无可挑剔，保证公司的财税安全。