浅析加强档案管理的安全保密及信息化档案管理

刘瑞馨

[摘 要]当今社会是一个信息高速发达的社会，加之我国人口众多，每一个人都有其相关的档案资料。长此以往，大量档案材料的管理就成为一项比较难以处理的工作。长久以来，国家对于档案管理工作的重视也不够，导致目前档案管理工作存在很多漏洞和问题，笔者结合当前的信息技术和相应档案管理理论，对于档案管理提出了自己的意见和看法，希望能够对相应的档案管理人员起到一定的帮助。

[关键词]档案管理；安全保密；信息化；安全

一、前言

每一个人从出生到死亡，都会有各项档案伴随着，随着时间的推进，人口的激增，大量的档案文件，管理起来难度越来越大。加之我国传统的档案文件都是纸质形式的，如果进行档案的调用和检查则有诸多不便，一些档案数据在使用查看的过程中出现了不同程度的残损和缺失。同时，一些档案的管理没有形成完善的体系，导致一些重要的档案数据出现了泄密现象，从小处着手，不能够保证人民群众的个人隐私，从大处着手分析，不利于国家的安全和社会的稳定。因此，必须在现有的基础提高档案管理的重视，加强档案管理工作的调整，全面进行信息化档案信息建设，逐步提高档案的保密性。对此问题，笔者进行了深入的探索和分析，下面进行简单的介绍和分析。

二、全面提高档案管理需要落实的工作

档案资料便于领导对下属进行政治审查和身份考核，同时，它也是目前社会考察人民阶级立场和阶级关系的一个重要途径，因此，我们首先需要肯定，档案的管理、档案的存在具有一定的政治因素。这样，档案管理工作更应该得到相关政府部门的重视。同时，档案的安全关系到一个国家的稳定与否，重要的档案信息的泄漏可能导致一场战争，使得百姓生灵涂炭，因此，加强档案的管理，安全性的保证又是前提。随着国际形势的日益紧张，国家与国家之间矛盾的频发，各个国家都提高了档案管理工作的重视，并结合本国的实际情况，对于档案管理工作提出了具体的要求。就我们国家而言，全面提高档案管理工作，需要从以下几个方面来推进：首先，坚持集中统一的原则，档案的管理工作要由专门负责档案管理的有关部门集中管理，档案局的工作人员必须进行层层的审查和考核，政治立场坚定具有管理档案工作能力的工作人员，考察合格后才能正式上岗工作，同时，要根据不同档案的性质，进行重要等级的分类，将同一级别的档案统一管理；其次，对于一些确实需要手写的部分资料，档案管理人员要一丝不苟、严格谨慎的完成，并进行二次审核，审核无误之后存档；最后，定期进行档案管理人员的业务培训，重点培训档案管理人员的阶级立场和职业操守，提高他们的保密意识，坚决不做任何危害国家安全和人民利益的事情。并要结合实际情况，定期的进行电子计算机操作的业务培训，以便于适应信息化的档案管理趋势。

三、全面档案管理的安全保密及信息收集能力的方法

作为一种关系重大的社会资源，档案信息在具有社会性的同时，又具有一定专业性，也正因如此，它才能满足各行各业的信息需求。我国社会主义市场经济日趋成熟，对信息量的需求也是与日俱增。档案管理工作只有紧跟时代发展步伐，不断更新与完善才能确保档案信息的全面性与完整性。就目前情况来看，档案管理人员的服务意识、业务水平以及道德素养还有很大的上升空间，进一步加强培训，提高管理人员综合能力刻不容缓。笔者建议，管理人员还可以新增定位服务，化被动为主动，向领导部门征求意见，向科技工作者进行档案法制的宣教，认真落实领导决策，满足受众对各类数据资料的需求。充分利用信息网络等先进技术，提高信息收集效率，实现资源共享。

四、进行信息化档案管理的有效方式

随着档案信息化的深入发展，高新技术逐渐渗透进档案信息的管理工作中，资源信息安全问题面临着严峻考验。如何在信息化日益成熟的时代背景下，安全开展档案信息活动已成为每一位档案管理从业者都必须思考的一个问题。对于档案管理工作者而言，积极引进先进技术，通过合理运用，提高档案管理工作质量，规范档案信息管理操作是很有必要的。在管理档案资料的过程中，工作人员务必秉承良好的工作态度，严格遵循国家相关规定，科学执行档案管理的相关操作，正确处理好档案保密与利用的关系，才能为档案的完整度与安全性提供良好保障，充分发挥档案功能，提高档案资料的有效利用率，为各行各业提供优质的信息服务。做好档案信息的保密工作，利用先进技术加强网络环境的安全性，这需要进行定期的软件管理，以及相关漏洞检查，需要运用科学技术手段来不断的完善，同时，也要求工作人员严格按照相应的计算机操作说明进行规范操作，避免出人为的工作失误。对于这一问题的处理，可以进行档案管理的二次审查处理，这样能够更加提高档案信息的安全性。毕竟保障档案的安全是档案管理工作的核心和关键。

五、结束语

总之，随着社会的不断进步，科学技术的发展，档案管理工作的思想必须从根本上进行转变，传统的纸质档案应该在有条件的情况下逐渐转化为信息化档案信息，这样既便于查询又便于管理。同时，电子计算机存在病毒和黑客，在进行信息化管理的过程中还需要进行信息安全保密工作的建设，这一方面需要进行软硬件的开发和研究，另一方面需要进行档案管理人员的业务培训和考核。总之，对于档案管理工作的安全保密以及信息化管理工作的建设并不是朝夕之间可以完成的，需要结合我国的具体国情，循序渐进的开展起来。相信随着相关部门的重视，这项工作一定会取得良好的发展。

参考文献：

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