加强电子文件的管理确保电子档案的原始性

潘影

[摘 要]档案电子化已经是发展的必然趋势，但是因为电子档案并不能自动生成，而是依靠人来完成，这就有可能在其形成的过程中出现误差，导致信息丢失或者被更改，尽管现代信息安全技术越来越发达，但是也不能完全的避免电子档案原始性信息失真的问题。因此加强电子文件的管理，注重电子档案的原始性一直来都是档案部门关系的重点，档案管理部门也积极的采取了各种措施，其中根本性措施就是加强所有电子档案制作人员的管理，使其能够端正态度，提高管理水平。

[关键词]电子文件；电子档案；原始性；管理措施

信息时代的到来，人类记录信息的工作发生了很大的变化，人类已经开始倾向电子文化储存，逐渐的摆脱了纸质化记录时代。但是值得研究的是，电子档案尽管利于储存，也方便档案信息资源共享，但是其原始性却无法保证，因为电子档案修改或者传输几乎都毫无痕迹，如果对电子信息技术不够了解，完全看不出来，最为重要的是，信息技术的发展，也带动了黑客技术的发展，电子档案信息随时都有可能被窃取，所以档案管理部门一直都在积极的采取措施，应对这一问题，其采取的措施如下。

一、注重电子档案制作与管理人员的管理

电子档案依靠的是信息化技术，但是却不是自动生成，其需要人工制作，无论是存储，还是传输都是由人来完成，正是如此，电子档案制作与管理人员的素质对电子档案的原始性关系重大。相关电子档案部门在聘请相关人员时，就应该设高门槛，工作态度不认真，业务素质不强的人员都不能从事电子档案的制作工作，同时有关部门还应该加强内部人员的培训工作，要求从事该项工作的人员必须经过培训合格之后，才能上岗。另外，档案管理部门需要构建一整套审查制度，每一个环节都要做好把关工作，从而源头上彻底消除影响电子档案真实性的因素，确保其原始性。人是感性与理性并存的生物，当外界环境发生变化时，非常容易受到影响，如不不加强管理，很有可能就会背离初衷，所以一定要加强人员管理，以免工作人员出现懈怠。但是对于电子文件制作人员来说，只是单纯的依靠审查制度，并不能达到预期效果，因此在制定制度之后，还需要对具体措施进行明确的规定，每个工作人员的责任都必须要落实，以此确保每项政策都能够正确的实施下去。除此之外，有关管理者对电子档案制作人员还需要进行教育，一定要其了解到电子档案原始性的重要性，同时培养制作人员认真工作的态度，整个制作团队都要养成优良的工作作风，高超的制作水平，只有如此，才能真正的从源头上杜绝电子档案信息虚假。

二、公平合理的分配电子档案制作任务

每一位参与电子档案制作的人员都有义务确保档案真实性，同时也对此也应该富有一定的责任，以此保证在整个电子档案制作过程中不会产生任何的失误。公平合理的分配任务之后，制作人员就很少会出现相互抱怨以及扯皮的情况，以此保证制作工作能够顺利完成。公平合理的分配任务的前提就是管理者对每位人员都工作能力都有清楚的了解，尤其是各个员工擅长的领域，这样在分配任务时，才能让每个人都满意，从而认真的工作。尤其电子档案的制作规模比较庞大，需要多个人共同合作完成，此时责任划分更显重要，责任划分之后，每个人只能负责其专门的领域，不得管理其他领域，干涉其他员工的工作，否则就需要给予相应的处罚。如果有工作需要，工作人员可以将电子档案转变为只读模式，便于员工进行调阅，这样可以有效的避免误操作或者故意增加会删改，这也是确保电子档案原始性的一个有效的措施。

三、建立电子档案全过程管理的制度

电子档案从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能造成对电子档案的原始性、真实性的危害。因此，及早地建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子档案形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。电子档案的收集、积累比纸质文件要复杂得多，稍有不慎，就可能造成无法挽回的损失。因此，一开始就要明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和要求。严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性、完整性的重要措施。电子档案的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真检查，凡不符合要求的，都要有明确的处置措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子档案的原始性、真实性、完整性造成极大危害。

四、建立电子档案管理的记录系统

纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子档案形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子档案的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子档案建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子档案的管理和使用情况。用电子档案形成、处理、保管过程中，都有真实记录可供查询，来证实电子档案的原始性、真实性。

五、结语

综上所述，可知电子档案自身的优越性已经十分突出，只是这种优越性也伴随着一定的危险性，就这一点上来说，纸质档案要比电子档案更加的优越，但是这不能抹杀电子档案所具有的先进性，比如方便快捷、节省空间、成本低廉等，而且电子档案也是我国进入无纸化办公时代的重要表现。正是如此，做好电子档案的原始性工作更显重要以及迫切。

参考文献：

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