工程档案信息化建设探析

王秀玲

工程档案信息化就是以室藏工程档案为依据，在不改变工程档案原来的内容信息的情况下，对工程档案本身的内容及工程档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使工程档案信息社会化，实现工程档案资源共享。建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程工程工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。工程档案之所以能够进行信息化管理，是因为它自身就包涵着信息。

一、工程档案信息化建设的基本涵义

工程档案是历史的原始记录，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于工程档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见工程档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将工程档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将工程档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，工程档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进工程档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将工程档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为工程档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的工程档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的工程档案信息化。

二、工程档案信息化管理是工程档案发展的新方向

建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来了，把这个过程完整地链接起来了，也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来。工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，工程档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程工程工程档案管理效率与效益。

三、促进工程档案信息化建设的几点建议

（一）工程档案工作人员要树立工程档案信息意识马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会工程档案意识在工程档案信息化建设中必然有能动的影响，成为工程档案信息化建设的基本推动力。所以，工程档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。工程档案工作人员是工程档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让工程档案工作人员在思想上树立工程档案信息的意识，认识到工程档案信息化建设的重要性，工程档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心工程档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使工程档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

（二）从硬件角度，提高工程档案信息化技术

1.配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.工程档案中心目录及全文的数字化。工程档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果工程档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质工程档案和数字工程档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了工程档案信息数字化的进程。

3.对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏工程档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对工程档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

（三）从软件角度，提高工程档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使工程档案基础建设的重心向工程档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现工程工程档案管理现代化做出了巨大贡献。工程档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和工程档案利用过程中发挥着重要作用。

1.随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子工程档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家工程档案局就发布了《全国工程档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子工程档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的工程工程档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展工程档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.工程工程档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的工程工程档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的工程工程档案管理软件是工程档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的工程工程档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，工程工程档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高工程档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着工程档案信息化建设的成败。

参考文献：

[1]刘涛.高等学校人事档案信息化建设探析[J].陕西教育学院学报，2007（03）.

[2]李华.档案信息化建设人才培训与创新能力培养[J].北京档案，2006（04）.