关于加强医院人事档案管理之多元化思考

王全宇

[摘 要]新时期创新医院人事档案管理势在必行。为此，本文在分析加强医院人事档案管理重要性的基础上，指出医院人事档案管理面临的困境，并提出切实可行的解决策略。

[关键词]医院人事；档案管理；问题；对策

一、加强医院人事档案管理的意义

1.有利于选拔优秀的管理人才。医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作（任免、调配、考察和审查等）的有序进行都离不开人事档案。另外，在医院人事调整过程中，通过查阅档案，判断出干部的综合能力，将优秀人才安置在关键岗位，从而实现人力资源效能的最大化。因此加强医院人事档案管理，可利于选拔出优秀的人才。

2.有助于做出正确的人事决策。人事档案能为落实国家用人政策，确定和澄清个人有关问题，及进行政治审查提供有力证据。医院人事档案形成于个人不同的发展时期，其材料上留有公章和个人印记，而这些标志都具有一定的法律效力，都反映了一定时期的个人情况，为组织科学用人提供了可靠的凭证。这就某种程度上杜绝了用人的不正之风，避免了人事政策改动的主观性。

3.有益于吸引并留住优秀人才。优质人力资源是第一生产力，是组织发展的核心竞争力。人事档案管理作为一项重要的管理活动，在组织人才引进方面发挥着日趋重要的作用。然而，很多医院并未建有专门的档案管理机构，其医护人员的人事档案多数存放在本地人才市场，或者需支付一定管理费的第三方档案管理中心，这不仅不利于及时的调阅、更新个人档案信息，而且可能会发生档案转入转出的严重滞后及档案丢失等现象，从长远来看不但增加了成本，甚至会造成人才的严重流失。因此，科学的人事档案管理，设有专门的档案管理机构的医院，从根本上可以吸引优秀人才的加盟。

二、医院人事档案管理面临的困境

1.忽视对人事档案管理的重视。人事档案管理是一项繁杂性的工作，一般情况下不易取得太明显的成绩，它不像医院的业务创收那么重要。这就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区，认为“人事档案管理只是简单的保管任务，只要不发生档案丢失、泄密等现象，完全可以由人事管理部门监管，不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此，很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态，不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要，而且也不能适时的为医院人才队伍建设服好务，严重的制约了医院医疗管理水平的提高。

2.人事档案管理制度不够健全。人事档案管理领导小组的缺失，使得医院人事档案管理流于形式，没有专人核查人事档案管理工作，也不能适时做好档案的核查和修复工作。另外，医院没有专门的档案管理制度，在收集整理、鉴别归档和查阅更新等方面都没有明确规定。还有，有的医院虽建有人事档案管理制度，但制度制定的不完善或执行的不严格的现象很多，这使得医院经常出现档案管理混乱、装订不完善等问题。

3.现代化的档案管理手段缺失。电子化的档案管理手段的缺失，仅靠传统的手填式档案资料管理，已不能满足信息资料的更新速度。另外，随着医院人员流动的不断增快和加大，纸质档案录入工作量也随之增大，这加大了档案管理人员的工作负荷，容易使其对档案管理工作产生职业倦怠，不利于将优秀的人才吸引并留下来。还有，纸质档案材料的不易保管，且保管过程中的破损与变质，都会无形加大人事档案管理的成本。因此，为不断提升医院人事档案的管理水平，引进现代化的档案管理手段已经迫在眉睫。

三、加强医院人事档案管理的措施

医院人事档案管理是一项系统工程，其牵涉到医院中的所有医护人员，需要这些人员的大力配合、支持与合作。这是人事档案管理更好的服务于医院的重要前提。同时，给予人事档案管理人力、物力和财力的支持，也是加强和推动人事档案管理有序开展的重要保证。因此，如何有效便捷地利用人事档案，充分发挥其在医院人事管理中的作用，是档案管理人员必须深思的重要议题。

1.提高对人事档案管理的认识。人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，要求医院所有人员必须树立全员档案意识。领导要重视人事档案管理工作，将档案管理纳入重要的议事日程，提高档案管理人员的薪资待遇，切实解决他们工作生活中的难题，让他们全身心的投入到所从事的工作中。员工要切实配合档案管理工作，对该补充的档案材料要及时补充与更新，对要求准确填写的档案材料，要做到内容表述准确精练、档案逻辑严谨。

2.完善医院人事档案管理制度。要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格档案材料的收集归档和转进转出流程，对新进的人事档案材料要严格审核鉴定关，不接受不规范、无效力的档案材料，以保证人事档案管理的规范化、科学化。另外要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷整理工作更加科学、全面和完整。还有，要进一步健全人事档案查阅制度，材料收集与归档制度，检查核对和保管保密制度，从而使人事档案在查阅、流转等环节，严格按规章和程序办理各项档案业务与手续。

3.引进现代化的档案管理手段。现代社会信息化的不断发展，对医院人事档案管理工作提出了新的要求，为此要适时引进科技发展的新成果，为人事档案管理提供一种新的管理工具。在医院人事档案日常工作过程中，要利用计算机、扫描仪等办公设备，实现医院人事档案管理的信息化，要不断健全医院人事档案的数据系统，做好档案编目、检索查阅等管理工作，对人事档案的保密工作进行专网管理。因此，医院通过引进现代化的管理手段，可实现档案传递的快捷化和安全性。

总之，伴随医院人事管理制度改革的全面推进，加强医院人事档案管理可以提升医院的管理水平，可以吸引并留住优秀的人才，从而提升医院的核心竞争力。

参考文献：

[1]陈建芸.浅谈从改制中看医院人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务.2013（13）

[2]于建光.强化医院人事档案管理的措施探讨[J].企业改革与管理.2014（16）