浅谈社区档案管理工作

高红

城市社区档案工作是社区科学执政、民主执政、依法执政的基础性工作，社区档案直接服务于社区管理，并作为社区建设的历史记录，留下社区建设的足迹。社区档案工作不但有助于社区管理，而且有利于各级党和政府掌握基层情况，更深刻地了解社情、民情，不断完善和促进社区建设。随着社区建设的推进，社区承担的职能越来越多，形成的档案就越多。然而，在现实工作中，要将社区档案收集完整、集中并规范地进行管理难度是相当大的。

一、社区档案管理工作的难点及问题

1.档案意识淡薄，档案管理责任没有落实。一些社区居委会领导因工作繁杂，主要的精力常常用来应付考核、检查等任务，没有时间和精力过问档案工作，这就造成：档案资料在各岗位工作人员手上，为了应付检查，每检查一次就准备一次，将档案资料套在活页书夹内，而不愿装订成卷，随意处置；二是档案工作未纳入社区的达标考核中，档案人员的工作积极性不高，各岗位工作人员各做各的，各管各的，都觉得档案放在自己手中用起来方便，不愿意交出来统一进行整理和管理。

2.档案基础建设薄弱，“缺档断档”严重。由于受到办公条件的限制，没有独立档案室的社区很多；而现在的社区多是由原来三、四个居委会整合在一起或“村改居”形成的。因多次搬家，有的资料装箱堆放在仓库里，无人过问；有的因没有立卷归档造成丢失；因档案的不齐全，造成缺档、断档严重；因缺少档案也就谈不上提供服务和利用，更调动不起来社区工作者建档的积极性。

3.档案员的业务水平低，工作稳定性差。社区工作涉及面广、内容多、任务重、人员少，人人都身兼数职。在有的社区每三年一次换届，造成人员岗位的频繁变动，有相当多的档案员没有参加过档案专业学习和岗位培训，对档案工作一知半解，有的社区只注意收集上级来文及红头文件，而不注意收集自身活动中形成的材料和反映本社区建设的材料。再加上一些单位领导重视不够，致使档案人员的专业技能始终处于低水平的状态。

二、改变社区档案工作薄弱的对策

1.加大《档案法》的宣传力度，增强大家的档案意识。通过板报、简讯、标语横幅、试题答卷、分发档案宣传材料等多种形式宣传《档案法》、《档案法实施办法》和《福建省档案条例》，宣传档案在社区建设中的作用，宣传档案工作和社区居民日常生活的密切关系，增强各级领导及社区工作人员的档案意识。

2.领导重视，是开展社区档案工作强有力的保障。要做好社区档案工作，首先必须争取各级领导的重视和支持。档案行政管理部门应主动沟通、说服，取得各级领导的重视和支持，将档案工作列入社区建设规划、列入财政预算，在人、财、物上给予支持，没有档案室的社区在社区办公条件改善的同时，应通盘考虑留下专门的档案室，以保证有存放档案的场所。建立目标责任制，将档案工作列入社区达标考核体系，做到奖惩分明，以调动社区档案人员的积极性。

3.建立与完善档案管理制度，是管好社区档案的基础。各社区档案的归档，可以依照《社区居委会档案分类大纲和编号方法》、《社区档案的归档范围和保管期限》进行操作；档案的收集和整理，必须建立一套管理网络，有分管领导，有兼职档案员，各岗位人员每年一次定期将档案向档案员移交，由社区档案员统一管理和整理，做到一级抓一级，层层抓落实。同时，建立一套规章制度，规范地对档案进行管理和利用。

4.加强档案员的业务培训，是提高档案员业务水平的根本。各街道办事处应定期对社区档案员进行业务培训，以实地操作、讲解，并请区档案局工作人员上门指导、咨询服务的形式对社区档案员进行培训；可参加上级档案行政管理部门举办的业务培训班，让档案员走出去观摩、学习档案做得好的社区，迅速提高和掌握档案工作的基本技能和知识，以激发工作热情，增强责任意识。

5.强化监督和指导，是社区档案工作持续发展的有力保证。实践证明，要做好社区档案工作必须将监督和指导贯穿始终，监督促工作，指导带上路。根据各社区条件因地制宜切合实际地开展指导工作。基础条件好的社区，可采用请专业人员帮助突击整理和档案员协助的办法，手把手地教会他们；基础条件较差的社区，档案部门要不辞劳苦，为他们提供指导服务。在指导工作中，要注意把档案利用工作放在突出位置，引导社区边建档边利用，以用促建，为社区各项工作服务，以调动社区居委会工作人员建档的积极性，督促档案员及时整理、及时归档，促进社区档案工作持续、健康地发展。

参考文献：

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[2]张晓霞.建立社区档案寄存中心的思考[J].浙江档案.2002（04）

[3]贾奎文.建立社区档案的初步实践与探讨[J].档案天地.2002（06）

[4]张晓霞.建立社区档案寄存中心的思考[J].档案与建设.2002（01）

[5]王雪玲.社区档案管理工作之我见[J].档案管理.2003（05）

[6]姜龙飞.社区与社区档案[J].上海档案.2003（02）