浅谈如何做好办公室工作

文/华能新疆能源开发有限公司 窦万亮

浅谈如何做好办公室工作

文/华能新疆能源开发有限公司 窦万亮

【摘要】新时期做好办公室工作，要把握如下几点：把握基本规律；保持正确的状态和心态；摆正位置，把握分寸。

【关键词】办公室工作；体会

办公室是领导决策的参谋助手，是连接领导和基层单位的中枢，是密切干群关系的桥梁，是协调各部门工作的纽带，是单位对外宣传的窗口，也是培养锻炼自身能力的一个重要部门。因此，如何围绕中心，做好服务工作，干什么，怎么干，如何能干好，是办公室工作人员应该经常思考，必须明晰的问题。很多初入办公室行业的同志往往很苦恼，感觉办公室工作的好与坏，不像其他业务工作，有流程、有标准、有应会应知，能够一目了然，知道问题所在和需要提高的节点。但似乎又处处有规矩，有优劣，有方法。结合多年的企业办公室经验，现梳理总结了几点想法来交流共勉。

一、把握基本规律

办公室对上是办事员，对下是联络员。职责要求必须是紧跟领导的工作思路，从属于领导，服务于工作。在一定程度上说，被动性、服务性是它的本质；业务缠身，忙忙碌碌，是它的特点。没有规律，就是它的规律。但是在工作中，我们又绝对不能处于完全的被动状态，要善于将主动性与被动性有机统一起来，做到有序性和随意性的有机结合。事事从大处着眼，从小事着手，在随意中把握有序，在被动中把握主动，在日复一日的普通工作中争取开创新局面，做到不以事小而不为，不以事大而乱为，不以事乱而盲为，不以事难而怕为。

既要急事急办，特事特办，又要讲程序、遵规矩、守纪律。再急的事也要了解清楚事情的始末、现状、背景、后果，然后才能做出判断，提出建议。不能先乱了阵脚、乱了规矩。需要紧急汇报、紧急处理的事一分钟都不能拖。情况复杂，影响较大的事，在公司没决定前，一个字都不能讲。不能想当然的办事，是办公室人员一定要铭记的一条办事原则。否则，就会经常好心办坏事，小事变大事。

二、保持正确的状态和心态

一是保持清醒的头脑。办公室工作千头万绪，纷纭复杂，两眼一睁忙到熄灯。不付出超量的劳动，肯定是做不好工作的。但是仅靠勤勤恳恳、任劳任怨也是不够的。必须忙里偷闲，跳出事务性的圈子，静下心来，站在全局的高度，站在领导参谋的角度，想领导之所想，急领导之所急。要每临大事有静气，时刻保持清醒头脑。比如说对领导的决策落实时，就要条理清晰地抓好“三个关键点”：一要抓牢“着力点”，就是抓住工作的重点，分清工作的主次和轻重缓急。不能胡子眉毛一把抓。二要抓准“梗阻点”，就是抓实际工作过程中难以落实的环节和问题。充分发挥督办职能，对在执行决策过程中出现的明里一套，暗里一套，推诿扯皮的现象，要有捅“马蜂窝”的精神，“敢”字当头，敢查、敢办。敢于抓住不落实的事，督查不落实的人，一抓到底，务求实效。三要抓实“空白点”，就是抓领导未强调、未要求而又必不可少、不可忽视的工作细节，领导抓全局，定大方向，办公室就要盯落实，以及各个环节之间的衔接，看各个细节是否都到位了，以此推动领导部署的各项工作圆满、顺利、全面地落实。

二是保持敬畏的心态。办公室人员要时刻以一种如履薄冰、如临深渊的敬畏心态，忠于职守，忠于企业，时时刻刻警示自己，时时刻刻都要谨慎地开展工作。不能稀里糊涂，什么事都报以无所谓的态度，要心存畏惧。办公室工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事，给整个单位的各项工作带来不利影响。因此，办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，高标准、高质量，确保万无一失。干什么事不能想当然，而是要多问自己几个问题，这是确定要做的吗？这事领导同意吗？这事真的是十万火急，现在不需要履行手续吗？这事后补手续真的没问题吗？

三、摆正位置，把握分寸

办公室的性质决定了，我们必须在主与次、进与退、前与后之间把握好分寸。这不仅是职责的要求，也是反映我们办公室人员素质和能力的重要参数。

首先要摆正和领导之间的关系。要参与不干预，到位不越位。主要表现在：一是表态越位。表态要与身份相符，超越身份胡乱表态，是不负责任的表现、不成熟的表现，不仅表态无效，反而会贻笑大方。一种如“领导讲完我再补充几点”就很典型。另一种如超出本身岗位职责，不顾表态顺序，就抢着发言，乱表态，表态与职务岗位不匹配，等等，都属于表态越位。二是决策越位。决策权是与管理权相匹配的，有明确的界限，是领导行使管理职能的一种重要方式。办公室人员要充分认识这一点，应该上级领导作出的决策，一定要按程序请示汇报。切不可超越权限，不请示、不汇报，擅自作决定。这是典型的越权行为，是要负责任，要追究责任的。所以决策要和身份职位相符，要和公司制度规定相符。要清楚哪些是自己职责范围之内可以定的事情，哪些是必须要请示领导甚至是履行“三重一大”决策程序才能定的重要决策。这些是红线，是底线，是工作的基本原则。三是

其次要摆正与平行部门及下属单位之间的关系。要明白办公室是单位的综合部门，但不是权力部门。办公室人员经常与领导在一起研究问题，经常传达领导的指示，但是并不意味着可以发号施令，以领导自居。要时刻记住：你不是领导。要以热情之心增进与其他部门的团结，当好协调的纽带。以真诚之心促进与下属单位之间的团结，理解下属单位困难，尊重下属意见。多交流，多沟通。爱人者，人恒爱之，敬人者，人恒敬之。

第三是要摆正苦与乐、得与失的关系。办公室工作一年到头都忙忙碌碌，加班加点连轴转，两眼一睁，忙到熄灯，比较辛苦，是流汗水、掉泪水、废墨水的部门。工作千头万绪，细小繁杂，且工作无定势。这需要我们认识岗位之重要，珍惜岗位之不易，正确对待权力、利益、名位。牢固树立“舍小家，顾大家”的奉献意识，有一种为了事业以奋斗为本，以奉献为荣，以建功为乐的思想境界，多比吃苦奉献，少比阔气享乐；多比工作绩效，少比生活待遇；多比服务质量高低，少比个人升迁快慢。工作中通力协作，互相支持，不分事情大小，不计个人得失。对每项工作都在规定的时间内完成，不延误时机，不拖泥带水，任何时候都能招之即来，来之能战，战之能胜。办公室人员始终要坚持这样一种理念：把每项工作当成事业去追求，把领导交办的每一件小事作为一项重要任务去完成。在奉献中体现价值，在忙碌中享受生活，在艰辛中体验快乐，在工作实绩中获得无限的乐趣。努力做到以超然的心态对待荣辱进退。三种关系摆正了，办公室工作的定位基本就不会出问题了。