浅谈如何提高企业公文写作水平

文/陕西煤业化工建设(集团)有限公司韩城分公司 王怀民

浅谈如何提高企业公文写作水平

文/陕西煤业化工建设(集团)有限公司韩城分公司 王怀民

【摘要】本文作者从工作实践中总结企业公文基本特点，容易出现的问题及对提高公文写作水平的思考。

【关键词】企业公文；贯彻新标准；公文写作；提升水平

企业公文写作水平的高低，不但能够体现一个企业的办事风格、办事效率，也能代表企业文化、企业形象。因此，笔者认为，作为企业公文起草部门人员、责任部门、归口部门、管理层等，都肩负着企业公文写作、把关的光荣职责。现就如何提高企业公文写作水平，作一浅谈。

一、企业公文制作的标准与程序

企业目前参照执行的是2012年7月1日实施的《国家党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《2012年党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），公文主要种类有决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。适用于企业的主要有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要共10种。公文发文办理的程序主要为：职能部门责任人草拟、部门负责人审核、秘书审核文种、主管领导签发、文书登记编号、打字员编制制版、秘书复核、文书缮印、用印、分发、存档等程序。

二、企业公文写作方面容易出现的一些问题及应对

（一）材料不足。企业公文围绕经济中心服务，日常运用中，具有时效性强的特点。而公文最重要的基础材料要实、要充足，数据准确、专业术语到位、文字言简意赅、附件资料翔实等。尤其在经常使用的报告、请示上行文中，企业需要上级给予帮助、支持或报告重大事项等，都要用到上行文。此类公文往往时间紧、事情急、任务重，而上行文要求一事一报，一事一文，公文既要短小精悍，还要有足够的信息量，充分说明问题；职能部门撰写要谨记，公文正文部分话可以不多，但能使人一目了然，语言朴实庄重，不易用形容词。正如郑板桥家中的对联上联，“删繁就简三秋树”；附件一定要翔实，作为对正文的说明或基础资料，上级承办部门才便于处理；同时，留好具体业务联系人电话，做好上级承办人员问询的准备。正文空洞、主旨意图不明确、基础材料不足，往往造成公文无功而返，效率降低，企业形象受损。

（二）审核不严。企业公文不是一个人的工作。从主管部门草拟人开始撰写到印发的每一个环节都应层层监督、层层把关。主管部门要负责吃透文件精神及政策，对专业术语、领导专题会议研究的数据、是否抄送上级主管或政府机关、与法律法规、行业标准有无抵触等内容把关；签发领导主要在点睛立意和重点项把关；综合部门对文种、格式、引文、计量单位进行校对，并理顺梳理未成型的公文语言，提高公文质量；还有文书、打字文印人员，都是减少和消除文稿瑕疵的帮手。只有人人把关，才能维护公文的权威性，避免造成不良的影响。

（三）照搬照抄。上级机关或政府转发文件落实中，需要企业层层传达落实，企业内部应结合企业实际，制订切实可能，时间有效衔接，能够有效执行的文件；而不是照搬照抄，原封不动地进行转发，使企业公文变成“高大上”，基层执行摸不着头脑，基层单位公文处理处于两难，完成也不是，不完成也不是，造成文件 “旅行”,处于真空状态。

（四）文件过多。中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定中指出，要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。对于企业公文，在落实八项规定，改进工作作风过程中，文件过多的情况达到较大改观。与政府不同的是，文件过多表现在企业的形式是，效益性发挥的不足。企业是经营性的经济组织，其目标是利润的追求，所制发的公文，虽然主要用于行政管理和经营，但归根结底还是为了创造经济效益,所以企业的公文特别注意办事效率。例如，行业部门、上级机关、地方政府关于某一项活动都作出安排，印发了红头文件，企业在公文处理上是印发一个还多个文件？是一一回复，逐个落实；还是贯彻行业部门、上级机关、地方政府有关要求，制订 “三合一”切实可行，利于基层操作的方案，形成正式公文，这都要切实结合实际，以服务基层，有利于生产经营中心利益为衡量标准。

（五）创新不足。企业同行也抱怨，笔杆子都提拔到管理层，文秘人员青黄不接，在职人员事务繁杂，能够“照猫画虎”即可。如此发展，一是导致公文的质量下滑；二是文章不够新颖，穿新鞋，走老路，只是修改了年月日，内容有气无力，读者看了上句，闭着眼睛就知道下句。党的十八大强调“下决心改进文风会风”，党的群众路线教育实践活动对公文写作也指出，要运用群众通俗易懂的语言，并提出了更高的要求。因此，要加强文秘人员培养，文字工作者、文秘人员自身要加强政治理论学习，坚持公文写作新知识学习，坚持本行业的业务知识学习，在日常工作中以脚板深入一线跑调研，跟会听声、手勤做记录；日常生活中，通过互联网、广播电视关注新闻时政信息，领导讲话，广泛阅读报纸刊物，丰富自己。通过日积月累，在练好基本功的同时努力练成“杂家”，不做门外汉，才能做到肚里有粮，心里不慌，作文章下手从容，推敲文字精益求精。

三、为打造企业公文常青树的一点思考

（一）学习型企业创建常抓不懈。记得2000年

（二）掌握企业生产经营的规律。俗话说：掌握规律就能掌握主动。从企业发展短期讲，一年工作中，企业生产经营分启动阶段、发展阶段、高潮阶段、收尾阶段。那么企业公文也遵循发展规律，启动阶段以建章立制类下行文居多，发展阶段以事项请示、协调函件类居多，高潮阶段以劳动竞赛、安全防护类文件居多，收尾阶段以总结、报告类文件居多。从企业发展长远讲，企业发展要经历组建改革期、成长期、成熟期、低谷期，四个周期不断循环，周而复始，企业公文也是围绕阶段使命而服务的，规律性十分显著。掌握这一规律，企业公文的制作者可提前入手，早期酝酿，一旦接受任务，起草公文会起到事半功倍的效果。

（三）向优质公文、范文借鉴、取经。再好的记性也不抵烂笔头，再好的工具书不抵粘贴本。公文作为规范的文体，格式是统一标准，文字追求准确、简练、质朴；我们除了要具备《国家党政机关公文格式》《2012年党政机关公文处理工作条例》《建设集团公文处理规范使用手册》等工具，可以将学到的、看到的不同文种的公文进行复印粘贴、下载储备，我们反对剪刀手抄袭等无视职业道德的行为，但借鉴、参考公文写作方法，拿捏、界定文种的使用还是避免走弯路的好做法，力求企业公文运行更加顺畅、快捷、准确。

企业公文管理的归口部门为办公室，既承担着内部公文审核，也承担着基层单位公文写作人员的培训与指导，一方面应加大培训力度，聘请资深人士对文秘人员进行指导，利于开阔眼界，温故知新；另一方面，应关心文秘人员的配备、成长，培养文秘人员责任意识、大局意识，为企业公文写作提供源源不断的新鲜血液和新鲜思维，为打造企业公文常青树增添力量。