零配件评价体系、信息共享和集中采购工作及经验

后承钢

摘要：本文通过对零配件评价体系、信息共享和集中采购所开展的工作及经验，希望从强化企业内部零配件的管理工作入手，对不断规范和完善分公司零配件的管理工作提出思考和建议，对设备管理人员有一定的共同探讨和借鉴意义。

关键词：零配件;评价体系;信息共享;集中采购

概述

随着疏浚企业发展的需要，加强企业和船舶设备零配件管理已成为当务之急。从某种意义上说，设备管理的好坏直接关系到企业能否持续、稳定和协调地发展。零配件管理是设备管理的一个重要内容，零配件管理与运行管理和检修管理又被称之为设备管理的三大支柱，可见搞好船舶零配件管理具有十分重要的作用和意义，以下介绍上航局东方公司船机管理部门，根据中交上航局质量环境和职业健康管理手册，在零配件的评价体系、信息共享、和集中采购等方面开展的工作及一些经验。

1.评价体系

为了确保采购的零配件能满足对随后的船舶定期保养或修理的质量要求，根据采购控制程序，针对船舶零配件供应方的评价和控制，船机管理部门在选择零配件供应方时，着重进行以下几项工作：

（1）根据设备零配件对施工服务质量影响程度，对已完成合约供方的供货能力、履约信誉、产品质量、环保等情况进行评价，并填写《供方业绩评定表》，作为合格供方每年复评的依据，凡对复评不合格但正在履约的供方，发出限期整改通知单;对复评不合格但履约完毕的供方从《合格供方名录》中给予删除。

（2）经评审并符合要求的合格者，作为分公司零配件合格供方，根据选择的合格供方，保存相应的质量保证文件和有关记录。列入《合格供方名录表》。

（3）公司的零配件采购， 原则上都在合格协作方（供方）中选用，特殊情况下（如急件加工、修理、外地施工等情况限制）可以破例，但需在半個月之内按《采购控制规定》的相关条款的要求，补充办理评价手续。

（4）船机管理部门在识别施工中直接影响施工质量的备件，依据设备零配件信息的名称、型号、规格、数量、质量等级、适用标准、加工检验要求（如耙齿、绞刀齿、柴油机主要配件、主要测量监控设备等），列入《采购申请（计划）》，以合同的主要项目，作为监控对象，再制定上报《采购申请（计划）》，订立采购合同时，明确控制要求。

（5）对合格零配件供方的控制主要是进货检验，依据合同中对产品的质量要求、验收要求、及工期、价格、和交付方式、对供方产品实现过程的控制要求、供方管理体系的要求，已获得质量、环境、职业健康安全体系认证，并填写《物资（零配件）进货检验记录》，发现不合格品必须拒收并进行后续程序处理。

及时跟踪零配件的供给质量。一是入库时的检验，二是信息化“备件管理”模块中，船方所填写的船舶质量反馈，获取该批次零配件的供给质量。例如绞刀齿作为绞吸挖泥船的主要消耗零配件，船舶及项目部重点跟踪每批次的使用情况，针对是否存在不耐磨、安装困难、断齿或脱落严重等环节（见图1），及时反馈船舶施工使用状况，设备部备件及机务主管及时与供应商沟通，使绞刀齿的供应质量、适应性等满足船舶施工需要。

图1  绞刀齿断裂脱落情况

2.信息共享

2.1信息系统建设

2011年建立了公司船舶设备管理信息化系统（EMIS系统），船舶零配件管理工作作为其中一项组成部分，借助这一系统实施了信息化管理（见图2）。

图2  船舶设备管理信息化系统（EMIS系统）

通过船舶零配件细致的盘点、统计、审核，并在信息化“备件管理菜单”中最终录入，使船舶零配件储存情况在信息化系统中得到实时反映。为了让零配件的配置更具合理性、科学性，根据各船舶的实际情况，信息化系统按船舶疏浚设备、柴油机、电器和液压等系统进行分类。根据船舶零配件定额管理规定，确定船舶正常运营所需零配件的数量，在系统中设定零配件的最低保有量，即一旦库存数量低于最低保有量时，系统会自动发出提示警报，以便船舶根据实际情况及时进行零配件的申请，同时引起公司机务主管的注意。

合理配置公司资源，减少资源闲置浪费，公司仓库作为零配件的调拨中心，是库存管理的重要一环。对同类型零配件实施集中存放，统一调配。根据船舶重大零配件的最低库存，公司仓库的库存和订购的各种数量的零配件。利用信息化平台资源优势，将可用重要零配件的存放地址及数量实现共享。

例如，公司属下几艘主力绞吸船舶，每条船共计有8台同类型液压主泵，一般船舶备一台，仓库配备8台，一旦油泵需要维修保养，备用件换上，维修件送修，仓库备件送船，修复件送仓库再备用，如此循环利用，保障船舶的正常施工。即使该液压泵2至3年的正常保养周期到了，船舶进厂检修期时8台备用全部更换一次到位（见图3）。不但缩减了船舶的检修时间，而且也保证了零配件的修复质量。

图3  船舶定额储备及零配件共享平台

2.2采购和供方信息

采购信息越来越透明，各供应商的供货价格越来越容易获得，尤其是供应商的信誉度，更是受到政府和公众的严格监督。设备管理部门的采购信息是按照中交上海航道局有限公司《采购控制程序》的要求来执行的。

备件信息表述：一是名称、型号、规格、数量、质量等级;二是适用标准、加工要求;三是检验要求。

对供方的信息应表述：一是产品的质量要求、验收要求、及工期、价格、和交付方式等;二是对供方产品实现过程的控制要求和设备要求;三是对供方人员资格、职业健康安全教育的要求;四是对供方质量管理体系的要求，已获得质量、环境、职业健康安全体系认证可优先入围。

3.集中采购

集中采购指同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理集中化的趋势，即通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本。

（1）目前公司率先在中国交建物资采购管理信息系统运行了船舶燃油集中采购管理，通过系统采购计划管理、采购方案管理、采购寻源管理、合同管理、供应商管理、设备物资编码平台，进一步推进了集中采购管理工作的有序发展，增强了采购管理的过程控制能力，提高公司的采购效率，提高供应商的服务质量，达到了降低采购成本、保证采购质量、缩短采购周期以及防止腐败的目的（见图4）。

图4  中国交建物资采购管理信息系统

（2）针对目前主力绞吸船的泥泵零配件（如泥泵叶轮、端盖、衬板、轴套等），就采用集中订货、分开收货付款的模式。作为疏浚企业，泥泵零配件是易耗件，而且属大宗物资，在计划编制过程中，提前组织各船舶对下一年度的物资需求进行分析与预测，研究消耗规律，超前制定年度物资需求计划，为集中采购提供可靠依据。根据施工情况掌握的消耗数据，一次大批量订货，可以按当年当月实际的泥泵零配件消耗量要求供应商发货，企业按供货量付款。采购规模的扩大，还可以取得优惠的待遇，降低了采购成本。

（3）加强监督管理，堵塞商业贿赂的产生渠道。集中采购工作是一项涉钱管物的重要工作，规范这项工作，必须建立集中采购长效监督制约机制，形成一整套科学有效的监督制约机制。

（4）提高集中采购人员队伍素质。集中采购工作与一般的采购不同，政策和专业性都很强，参加采购人员既要熟悉相关法律、法规、操作规程，还要具备一定的专业知识。

4.结束语

综上所述，船机管理部门在零配件评价体系、信息共享和集中采购工作，通过健全制度、规范流程、加强监督，可以进一步促进本企业在零配件方面的管理工作，保障企业顺利发展。