浅谈企业文秘工作与档案管理工作一体化的构建思路

赵红

摘 要：在目前飞速发展的“信息时代”，各类型企业办公环境也有较大改善，大多数企业都推进或已实现办公自动化。在企业经营活动中，文秘工作和档案管理都是行政管理工作的主要组成部分，文秘、档案实施一体化管理，并以此为基础建立适应目前经济时代，必将极大地提升企业办公效率，能更好地为企业各项经营管理服务。

一、文秘工作与档案管理的关系

企业文秘工作是以公司决策层服务为目的，在企业经营管理活动中（如：文件、会议、办等方面）所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于决策层工作，又不同于业务部门的工作，它具有自己的工作特性。而档案管理是企业档案室对档案实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务各项业务工作的总称。企业文秘与档案管理虽属两种不同的工作与阶段，又是不同的学科范畴，但是二都关系十分密切，比如，在实现存档保存方面，文秘工作和档案管理的功能是一致的。档案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者综合素质的一个有效手段。同时，档案管理工作又离不开文秘工作，没有文秘的前期准备工作，档案管理工作也是无法顺利进行的。所以说，文秘工作与档案管理工作是相互补充，相互依赖。

企业文秘工作和档案工作的衔接主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，也是档案的前身，因为档案资料主要来源于公文。公文的质量直接影响档案工作规范化、标准化，是档案管理的基础性工作。档案管理工作质量也将对日后文秘工作提供真实的资料，促进文秘工作质量提升，两者是一个整体的两方面，既紧密相联，又相对独立。

二、文秘工作与档案管理岗位一体化构建的必要性

第一，档案管理是文秘的职责之一，也是文秘工作者的必修课。一般，用人单位习惯把档案管理工作分配给文秘来处理，也就是说文秘工作者进入公司前，必须具备一定的档案管理知识，如果在进入工作岗位之前没有事先做好准备工作，一旦进入到工作岗位后，也会接触到档案管理。因此，企业文秘工作与档案管理工作如影随形。

第二，档案管理工作是对文秘工作者能力的拓展。目前大多数企业中的各类工作岗位，在任职条件上都强调“综合素质”，因为在工作中或多或少都会与其它岗位有些交涉。所以，文秘工作从以前的简单的处理一些事务发展到今天，角色也在不断地拓展，通常与助理的工作重叠，而档案管理涉及面较广泛，透过档案管理工作，文秘首先学会了管理技巧，其次，在档案管理中也了解本工作岗位以外范筹的专业知识，所以，档案管理也是对文秘工作者工作能力的提升。

第三，文秘工作与档案管理密不可分。首先，文秘工作需要对企业经营活动和、重大决议、决策进行记录，而档案管理就是将这些记录整理、保存下来，二者的目的其实是一致的，所以说，文秘工作者具备一定的档案管理专业知识是实现档案质量的关键。

三、正确认识文秘工作的工作特性

企业文秘工作是为公司有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，它既区别于领导层工作，又有别于业务部门的工作，具有特定的工作属性，主要表现有以下几方面：

一是企业文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导或部门的，它的活动内容主要是围绕着公司决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息（如客户来电话咨询工程项目的设计等相关问题），及时与领导、专业工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为公司的运作和领导者的决策提供辅助性工作。

二是企业文秘工作的综合性。企业文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。

三是企业文秘工作的服务性，也是事务性，是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。

四、文秘工作者需加强档案管理能力

首先，文秘工作离不開档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业发展都在起着不可估量的作用。

其次，做好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动的信息来源直接关系到文秘工作的全面性，而档案资料的准确性、全面性是文秘工作科学、准确、全面开展工作的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是现代型企业对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

五、构建文秘工作与档案管理的一体化思路

要实现文秘工作与档案管理工作的一体化，必须促进文秘工作的进一步提升，同时还应该注重培养文秘从业人员提高档案管理工作的能力，具体说来有以下几点：

1、 从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高文秘工作岗位和档案管理人员业

务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，从业者才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。

2、 企业应倡导采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障从业

者的职业素养随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位身兼文秘工作和档案管理的人员建立学习激励机制，把业务学习成绩作为业绩考核的一部分。

3、加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案管理从业人员的信息源。

六、结束语

作为一名文秘工作者，有着良好过硬的文档工作能力是非常重要的。归档的成果应达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料提出、立项审批、勘察设计、到最后验收全过程所必须的应归档文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工作的实际情况，归档的资料与实物要相一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，不允许有任何差错；系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。

所以，文秘工作者要努力加强档案管理的能力，只有这样，才能保证个人在职场的竞争力、有效为公司领导和部门服务，真正做到自己是对企业有价值的员工。

参考文献：

[1]师云龙。《浅谈文秘工作与档案管理》，中国管理信息化，2012（14）

[2]惠芬，王永君。《信息时代的文秘工作与档案管理工作》，宝鸡文理学院学报（社会科学版），2006（06）

[3]闰立萍。《浅析现代文秘工作与档案管理》，才智，2011（19）

[4]汤颖。《浅谈文书档案管理的办公自动化应用》，科技风，2010（24）

[5]高德武，周爱东，李文。《档案工作创新思路》，科学与管理，2005 （02）