新常态下学校档案管理现状及对策

摘要：本文从学校档案管理工作普遍存在的问题并针对问题提出对策，以适应新常态下学校档案管理的需要，进一步提升学校的管理水平，具有一定的指导意义。

关键词：学校；档案管理；现状；对策

学校档案是历史的镜子，记录着学校的过去和现在，承载着未来的发展方向。学校档案记录了学校的一切活动，保存备查学校各种文字材料的总和，它是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料和学校管理工作不可缺少的重要环节，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺之一。新常态下做好学校档案的管理工作，对整个学校有着极其重要的意义。

一、当前学校档案管理工作普遍存在的问题

现阶段，很多学校对档案管理工作不够重视，档案管理资源不足和管理手段不高，其主要表现在以下几方面：

（一）档案管理工作不规范

虽然部分学校按照档案法的要求，加强了对档案的领导和管理，并且按照国家档案馆建设标准，建立了规范的档案馆，但是仍然有部分学校因各种原因，档案管理工作还没有完全规范，档案管理没有纳入法制管理，科学管理轨道。档案大多分散到校内各部门多家管理，专兼职管理人员配备不到位，管理制度不健全。由于缺乏及时归档意识，导致一些基层单位档案长期不整理，不装订，管理水平低，收集渠道不通畅。

（二）硬件设施不达标，档案资料不全

学校档案应客观完整记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普遍存在如下的现象：一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，容易缺失或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象，也使得学校档案管理工作的开展加大了难度。

（三）开发档案信息滞后，利用效果不明显

学校档案工作的宗旨是为教育教学服务，为师生服务，为社会服务。但事实上许多学校特别是基层学校，教学及科研档案的利用效果并不理想。原因有二：一是档案工作人员兼职太多，许多学校档案人员兼做着文书工作，有的还兼做人事、信息、接待、会务等诸多工作，纵使档案人员长有三头六臂也未必能静下心来做好档案工作。每年能按期做好文书档案，及时接收教学档案那已经是很不错的了，哪有时间从事信息开发，档案编研工作。第二，许多学校的档案人员来自教师队伍中不能担任教学工作的人员，这些人对教育教学管理工作陌生，对档案业务也知之甚少，通过培训才能勉强上岗，水平基本处在手工操作阶段，编研能力有限，学术水平不高，对教学、科研档案无所适从，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效开展。开发信息资源，主动提供利用水平有待于提高。

（四）档案管理人员的服务态度欠缺

由于档案管理人员的工作量相对较大，很多学校的档案管理也有很多种类，例如，一些学校不仅仅具有学历教育，还有非学历教育。其中学历教育主要分成成人教育以及全日制教育，还包括在校学生的材料、成绩、名字等资料的管理。因此，学校的档案管理工作非常繁重。然而，在这样繁重的工作当中，档案管理人员的待遇却相对较低，這样严重影响了基层学籍档案管理人员的工作态度，过多的流动人口也不利于学籍档案的管理工作。

二、做好学校档案管理工作应采取的措施

（一）增强档案意识健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出室及时真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

（二）实现管理现代化，拓宽服务领域

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

（三）多点开花，丰富档案管理工作内容

档案工作是一项积累性工作。首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学资料，也要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。

（四）不断强化档案管理人员的服务意识

档案管理是一种管理和知识服务的工作。随着社会的不断发展，管理人员应该不断加强这种服务意识。要提高档案管理人员服务意识主要包括以下几点：第一，档案工作人员要建立不断学习方针、政策，树立正确的人生观和价值观。第二，要求档案管理人员认真学习与档案有关的法律法规，了解学校档案的真实面貌。第三，一定要熟练掌握学籍档案管理方面的工作，掌握专业技能，如计算机等管理工具。不断优化自身的专业性。第四，要适当的提高学校档案管理人员的待遇，激发他们工作的积极性。

（五）努力与校园文化建设相结合

学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案工作者要争取校领导的支持进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育教育各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。

科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，才可以提升学校的管理水平。做好档案的保管和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且还可以为学校的发展和进步做出应有的贡献。使档案管理工作不断迈上规范标准化的道路。

【参考文献】

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[3]唐立真，崔 震.学校档案管理存在的问题和对策[J].管理学家，2013（16）

[4]钱新林.试论中小学校档案管理工作的作用、问题与对策[J].商情，2010（06）

作者简介：刘盈（1970.3）女，壮族，广西百色人，大学本科，百色市祈福高中从事办公室、档案管理工作，研究方向：档案管理。