浅谈信息中心电子档案管理

杨薪平　于光

摘 要：随着电子数字化在各个领域的广泛应用，电子文件与电子档案越来越广泛应用于日常的办公与管理。电子档案成为日常工作交流共享的主要媒介。此文从电子档案的整理，管理原则，六项措施和管理对策进行思考。只有不断研究。才能真正做好信息中心的档案管理工作。

关键词：电子档案的整理；管理原则；规范措施

电子档案的概念：是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互關联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能真正体现档案的价值和意义。

一、电子档案的整理

目前，电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘等。归档主要用磁带和光盘。为了便于档案的查找和使用，应按档案种类、存档年限分别整理存储建盘。

（一）整理中心文书电子档案

一是按中心内部文件。根据卷内文件之间的联系，进行系统排列、编张号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、案卷排列、编制案卷目录等。建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对磁盘内文件查找。

二是中心外来文件。专人负责统一整理，扫描成电子文件，在《公务文档管理库》进行公文的传递、批办、督办等操作。在查询中，进入《公务文档存储库》中，按照年度，文件性质，保管年限等，进行检索查找，方便快捷。

（二）归档财务电子文件

1.中心工资报表。工资按年度进行硬盘存档，同时，填报《用款凭证单》，附有移交明细表，明确财务与文书档案负责人双方职责。

2.中心财务账簿。中心财务账簿相关内容填写中心财务档案管理系统库中，按照年度，账簿的类别统一格式，将相关项目录入，光盘归档时填写财务账簿交接明细表，填写账簿名称等人员须签名，以加强中心财务账簿的准确性和凭证的作用。

二、 中心电子档案管理三个原则

（一）中心档案可靠原则

随时收集各部门办理完毕的电子文件资料，按“条款类目”分别存储，翌年经检查齐全后，整理立卷扫描存入磁盘。参照上级单位文书立卷规则，财务档案及其它各类档案的有关规定建立各类档案。定时进行清理归档，以免资料堆积。熟悉中心管理的档案，每年进行清理档案、堵塞漏洞，及时清除不必要保存的资料。准确做好中心电子文件索引，以便于查找利用，不断维护中心电子档案的可靠性。

（二）中心档案规范原则

严格按照中心电子档案管理标准规范执行，也是确保中心电子化档案数据可用的先决条件。电子档案存储按照限期分类标准；卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复放在一起扫描；做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，应当附上抄件；案卷标题要标明起草人、问题或名称，文字要简练、确切，用钢笔书写，字迹端正后进行电子扫描存档。根据卷内文件之间的联系，形成完成规范电子档案存储模式。

（三）中心档案高效率原则

随时中心电子档案数据量增大、提高使用效率是十分必要的。建立电子数据库检索功能，对电子档案数据的高效利用是最佳选择。合理的查询技术，可以用多种查询手段快速查找，完成调档、阅档等操作；是优良的电子档案数据库中心档案高效的关键。

三、规范中心电子档案管理五项措施

（一）不断完善中心电子档案归档制度建设，结合中心实际，制定出切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件格式、积累管理经验，明确归档职责等工作环节，做到有章可循，有据可查。制定制度应注意：划清归档过程中相关人员的责任；维护电子文件动态管理等问题。

（二）从源头抓中心电子档案质量，不断加强中心电子信息的管理，对中心电子数据进行统一管理和集中制作。及时增加电子档案中所需要的必要的设备，是建立高效服务手段的必备工具。

（三）电子档案与纸质文件统一系统，对纸质文件进行审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息完成一致。

（四）为便于中心应用和管理，要进一步规范电子文件形成所使用的软件系统，如有特殊软件的，连同电子数据和软件一起归档存储。

（五） 要严把关做好中心电子档案的动态管理。一要及时根据中心电子档案信息的变化，对电子数据进行检查、鉴定。二要做好中心电子档案信息管理，与相关处室联系，及时跟踪数据所产生的变化，对有关电子数据进行更改和补充等工作，保持动态管理。

电子档案是信息时代的一场革命，是目前档案管理工作中新的挑战。因此，不断努力研究电子档案管理技术中的问题，不断加强学习思考，才能确保信息中心电子档案以可靠、规范、安全、高效的管理和利用，发挥电子档案管理的重要优势。

参考文献：

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