浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

王立军

摘要：新时期，我国的建筑行业如雨后春笋，发展迅速，工程建设类的图纸、资料等文件众多，对于建筑工程来讲具有关键性的意义，本文针对建筑工程档案资料有效管理措施进行简要分析。

关键词：建筑工程；档案资料；管理措施

1导言

建筑工程档案是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，是工程建设过程和建设成果的真实反映，它对加强工程质量控制，追究工程质量责任以及工程竣工后维修、扩建等具有重要作用。它是建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。

2建筑施工档案管理工作的重要意义

2.1为管理工作提供依据

首先，建筑施工档案真实的反映了工程项目的施工过程，其中还囊括了工程的特点和内容等，为规划和管理工作提供依据。其次，建筑施工档案真实的反映了房产、地产以及设备产的形成过程，对全过程进行了记录，为产权关系提供法律依据。因此，科学的利用建筑施工档案，能够有效避免并解决产权纠纷问题。

2.2为后续工作提供资料

虽然保证档案资料的完整性与全面性是很重要，但实际利用才是建筑施工档案最重要的使用价值。施工档案可以为日常维修、扩建和改建工作提供相关的数据资料和信息。比如，在改造老旧建筑物的时候，因为对建筑施工进行了档案记录，建筑的整体情况、承重墙的位置以及隐蔽工程的设计等都能够在第一时间了解到。因此，建筑施工档案是非常重要的文献资料，能够对建筑本身进行信息查询与资料检索。

2.3具有历史文献价值

在我国大型企业看来，建筑物的保护价值和建设年限成正比例关系，建设时间越久远，那么就具有越高的保护价值。当前很多建筑物都已经被国家列为历史建筑或历史文物。這些建筑物最主要的资料就是建筑施工档案。再者，大型企业为了纪念发展历程，一般都会建设自己的纪念馆。而建筑施工档案是组成纪念馆的重要部分。

3建筑工程档案资料的特点

档案的特点一般都有共性即真实性，工程资料的存档是和工程建设同步进行的。工程的报批、施工、竣工整个过程中的所有活动都要真实的记录下来，实体与记录内容应高度保持一致，不能失之分毫。此外，建筑工程档案资料具有实用性，当档案通过时，就应对工程建设工作进行考核。此外，建筑工程档案资料具有整体性，建筑施工档案资料是整个施工的文字体现。是全面反映建筑施工成果的重要依据，对施工也起着指导性的作用。

4当前建筑工程大难资料管理工作存在的问题

4.1相关人员档案意识薄弱

任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

4.2建筑工程档案资料管理质量低下

作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

4.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制

因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

5加强建筑工程档案资料管理的具体措施

5.1提高对建筑工程档案资料管理的意识

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

5.2建立并完善档案资料管理的相关机制

缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

5.3明确分工，协调相关业务

建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。

5.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队

建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

6结论

综合上述，完整、可靠的建筑档案除了能够为其他建筑项目提供参考依据之外，还可以为建筑维修以及整改施工提供重要依据，因此有必要做好建筑项目档案管理工作。档案管理工作的完善需要多方面共同努力，要求对档案管理人员进行教育培训，明确分工，分段收集资料，对施工各阶段的档案资料收集工作进行管理，这样才能够使档案管理工作更为真实、更为有效。

参考文献

[1]李贱平，常万伟.建筑施工现场资料管理探讨[J].科技资讯，2014

[2]俞海键.浅谈施工技术资料管理对建筑工程的重要性[J].商品与质量，2014（28）