浅析财务档案管理中存在的问题和对策

霍慧红

[摘要]文章首先介绍财务档案管理的重要意义，分析目前财务档案管理中存在的问题，最后提出财务档案管理的相应对策。

[关键词]财务档案；事业单位；管理；对策

引言

财务档案管理工作作为财务整体工作的重要组成部分，是事业单位有效开展各项活动的基础，对事业单位的发展起着举足轻重的作用。创新是一个国家发展的不竭动力，也是财务工作永葆青春的源泉。随着我国社会经济的飞速发展，财务档案管理工作也将迈入新的历史发展时期。我们一定要努力实现新时期财务档案管理工作的创新，以跟随社会与经济发展的进程。本文将对我国财务档案管理工作的意义和存在问题进行深入的探析，并在此基础上提出新时期的财务档案管理工作创新思路与方法，以期为完善和创新财务档案管理工作体制提供一些建设性参考建议。

1.有效实施财务档案管理的重要性

财务档案是企事业单位作为社会经济活动的客观反映，它是企事业单位的财务方面的重要组成部分，它系统地记录了企事业单位的原财务资料的归类、整合以及具体的经济信息：它对于企事业单位发展起着很重要的作用。

首先，财务档案管理是事业单位进行日常工作的参考和实施科学管理方法的根本前提。对事业单位而言，在日常的社会活动中必然会形成各种形式的财务档案，包括日常的单位收入、单位开支等。事业单位的财务档案管理人员，通过对这些信息的收集与整理，并在此基础上做出科学、合理的分析，将对事业单位日后的进一步发展和工作方式的改善提供有利的参考：目前各事业单位正在朝着建立现代化管理模式、提高管理水平的方向迈进，在此过程中，财务档案信息将为其提供可靠的参考依据。事业单位要做出重大决策及实现管理制度的创新，就必须充分依靠财务档案所反映出的各种信息，这是保障事业单位向着正确方向发展的关键所在。

其次，财务档案是事业单位的重要经费开支凭证，关键时刻能产生间接的效益。正所谓“空口无凭，立字为证。这里所说的字即是档案的意思，涉及到财务领域就是指该单位的财务档案。虽然财务档案不能直接产生经济效益，但在关键时刻能够发挥重要的凭证价值。财务档案能够以其内容及外形特征客观反映过去所发生的某些事实，作为证明某项事件的书面文件。

最后，作为企事业单位制定预算的基础，可以说根据财务档案更合适。无论企业单位，还是事业单位，它的开源节流都与财务档案的有效管理息息相关，只有进行有效的财务管理，企事业单位才能获取良好的经济效益。无论企事业单位的大小，这个单位平时的收入和支出以及单位的重大的经常活动和支出都会体现在账务档案上。所以说无论对于企事业单位的优化升级，还是单位的管理改善，有效地进行财务管理都非常有利。

2.目前财务档案管理中存在的问题

2.1对建立财务档案的重视程度还有待提高。

对事业单位而言，财务档案是其社会经济活动的客观反映，是日后出现纠纷和解决纠纷的主要凭证；同时，它也是监督管理、打击违法犯罪活动的有力证据。然而，就目前这一领域的建设情况来看，有些事业单位的财务管理人员甚至领导干部，对财务档案管理工作并不真正重视。受传统观念的影响，认为财务信息是非常保密的东西，需要采取保密管理措施，于是就将票据和账簿一起封存起来，根本不建立档案并进行管理；有些单位的财务管理更是只停留在传统的管理层次，对财务信息根本不分类记录、建档，只是一股脑地捆扎在一起，放在一处不去理会；虽然有的单位业已初步建立了财务信息档案，但仍是分类不清、混杂交错。以上现象充分体现了单位的相关人员对建立财务档案的重视程度不够，最终造成了财务档案管理工作的诸多问题。

2.2执行力弱，需要加强

制度方面的健全力度不足，换来的便是工作人员在财务档案管理方面的执行力弱化的不堪现状。由于制度的不够完善与人力资源的不足，很多领导并没有真正对这一工作模块予以高度重视，这又为很多工作人员的内心滋生了应付了事的思想。企事业单位在具体的工作环节中做不到真正对档案实施有效管理，尤其是在细节工作中，不能根据相关法律的基本要求对财务管理中产生的各类档案进行立卷、归档和保管。造成的直接负面影响，不是事业单位中该入档的档案不能够及时合法地入档，就是企业单位中财务档案中的一些商业机密在管理执行力不足的情况下被泄露，使得企业在竞争中处于下风地位。

2.3安全风险系数高

不论是事业单位还是企业单位，财务档案管理进行有效践行，都具备着相同的制度动机，那便是财务档案信息的安全处理。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，其余的部门大多在这个环节的工作中需要层层审批才得以实现，为的就是这个安全问题的绝对保障。很多单位在具体执行的过程中，虽然有制度在先，实际的管理环节上由于人情因素的困扰磕绊，大凡体制内的工作人员都具备着查阅档案的机会，甚至在必要时刻能够做到复制粘贴甚至是外借，这就导致了档案保密程度的降低，风险得以大大地提高。这便使得到了关键时刻查阅起来十分麻烦，不能够为社会人员提供便捷的服务。安全风险系数的增大加上服务设施的老化，使得财务档案在单位中形同累赘。

3.财务档案管理的相应对策

3.1健全制度机制

针对企事业单位的财务档案管理过程中出现的问题，为了加以解决，务必要实现各个击破的对策。首先在制度创新的方面，要做到针对现有机制的改革。而如欲实现制度创新，首先要解放思想，积极推进理论创新。档案管理工作人员首先要养成学习的精神，重温《会计法》、《檔案法》中的相关规定，领悟其中的法制精神。在各种学习培训活动展开的基础上，领导部门也要积极听取档案部工作人员的建议，针对制度创新意见加以统筹，全新实行崭新的档案管理程序。

3.2强化责任意识

执行力度的不够，实质上便是财务档案管理方面的不足所导致。所以在具体的管理过程中，加强对工作人员的责任意识的灌输自然是必不可少的。首先在责任强化的过程中将绩效考核纳入管理机制的体系之内，企事业单位都需要这样的一环。对工作人员诉诸必要的奖惩措施，才能在根本上提高管理力度与工作效率。其次，要加强针对财务档案管理人员的监督力度，只有在监督机制健全的基础上，才能保障工作责任的透明化，并促使工作人员养成一种良性竞争的意识。

3.3规范管理程序

最后在安全风险的抵制和缓解方面，规范管理程序以实现强化保密措施，这样一来能够保证财务信息的完整化，二来能够在经营管理中合理利用财务档案，为企事业单位提供最大限度上的便捷服务。管理程序的布置要打破人情的桎梏，实现制度第一的原则，进行对档案的保密措施，针对泄密的潜在行为也要适度实行“轻其重罪”的理念，对于这种损害单位机密的行为予以严惩不贷，才能保障财务档案信息管理的效益最大化。

3.4建立信息化的财务档案管理体制。

随着社会经济的不断发展，人类社会已进入21世纪的信息化时代，财务档案信息化管理是单位档案管理工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升财务档案管理工作为单位及社会服务能力的必然选择。办公自动化和财务信息无纸化记载技术，使得档案管理工作逐渐摆脱了传统管理模式的束缚，工作效率大大提高。同时还要加强财务档案管理信息化建设，建立网络档案系统，加强对电子文件的归档管理，提高财务档案信息化管理的水平，使管理方式由传统的管理转向现代化管理。

4.结束语

企业单位在当今市场经济和金融体系中发挥着越来越重要的作用，事业单位如今也在一点点朝向企业管理的流程予以改革，溯及到财务档案以及其他档案的信息管理方面，无疑都是十分重要的。作为企事业单位工作中的重要组成部分，领导部门要加大档案部门的人力资源管理和制度创新，才能有效支持企业的效益或提高事业单位的工作效率。