电子图书档案管理策略解析

杨伟

【摘 要】随着我国经济水平的不断提高，社会逐渐朝信息化方向发展，档案管理工作也逐渐由以往的纸质管理朝电子信息管理方向转变，且取得较好效果。应用电子信息技术加强档案管理，不仅能够有效保证档案的安全性，而且还能够增加管理数量。为加强电子图书档案管理，本文首先对电子图书档案管理的特点进行分析，然后根据特点提出了相应的管理策略。

【关键词】电子图书档案管理     策略     特点

电子图书档案管理指的是通过应用先进的电子信息技术对图书文件进行档案管理。电子图书档案的主要载体为磁盘、磁带、光盘，这些载体对外界不利因素的抵抗能力较差，易受到保存不善因素影响导致发生变形、破碎或者化学、物理等损坏。因此，为充分将电子图书档案管理的作用发挥出来，需要越来越注重电子图书档案的管理工作。

1 电子图书档案管理的特点

电子图书档案主要具有操作方便、东西不易丢失、传递快捷以及表现形式多样化等特点，详细特点介绍如下：

1.1 操作方便

电子图书档案管理主要具备操作方便的特点。一方面，管理电子图书时，无论增加内容或者删除内容，都比较容易，且将信息删除后不会留下痕迹;另一方面，电子信息具有较高的准确性，因此，电子图书档案管理的检索、操作较简单。

1.2 东西不易丢失

和传统的纸质档案管理相比，电子档案管理复制后，不仅能够保持较高的清晰度，而且还不会发生信息丢失的情况，通过应用数字化信息处理，对文件进行复制后，依然能够有效保持其原本特性。

1.3 传递快捷

电子图书档案管理通过运用各种先进的网络技术，传递速度不受到地域、时间限制，仅仅通过网络传播就能够快速将所需要的信息传输到需求人员手中。另外，电子图书档案管理还能够实现由一个终端传输到多个终端的传播，最后实现资源共享。

1.4 表现形式多样化

和传统的纸质档案相比，电子档案管理形式具有多样化的特点。文字、图形、影像以及声音等形式，均可成为电子档案管理内容，且无论这些信息是单独存在的方式还是互相搭配的方式，均能够发展为档案管理模式。

2 电子图书档案载体的特点

电子图书档案载体主要将电子技术作为生产手段，主要以电子形式存在，通过应用计算机技术准确记录代码信息，并通过电子计算机，随机检索，将其显示出来。电子图书档案载体主要具备以下几个特点：

2.1 运用机读数据形式表示

机读形式数据，能够被计算机进行识别、理解以及处理;其主要应用二进制码（也就是数字代码）进行表示。电影片、录音带以及录像带等能够将声频视、频模拟信息进行记录，主要将磁带、胶片作为载体。

2.2 信息载体为光学或者磁性信息存储介质

载体不同，物体所存贮信息的密度也不同。随着科学技术水平的不断进步，载体信息自身的存贮密度也在不断增大。

2.3 信息具有结构性

信息具有结构性，需要经过一系列的格式化处理后最终形成信息集合。换个角度分析，电子图书档案载体需要具备数据库结构，否则，如信息较凌乱，则不会被计算机程序有效处理。

2.4 需要借助应用电子计算机设备

对信息进行检索或者浏览时，要应用电子计算机设备。电子出版物离不开计算机，一方面由于文本为机读数据，这些数据只能通过计算机进行识别;另一方面需要借助软件进行浏览和检索，运行软件需要应用到计算机。

3 加强电子图书档案管理的有效策略

目前，我国电子图书档案管理工作已经取得了较大进步，但在实际的应用、操作过程中还存在着较多问题，如随着经济的快速发展，电子图书档案对存储要求也在不断提高;受到各种因素影响，电子档案的可靠性较低;随着社会的不断发展，电子档案的安全性、工作人员的能力也在不断提高。为有效促进电子图书档案管理越来越快地发展，需要针对其管理过程中存在的问题进行分析，并根据问题制定有效的管理措施。具体措施如下：

3.1 加强环境保护，提高存放空间的安全性

为保障电子图书档案信息的安全性和可靠性，要建立一个较好的电子图书档案存放环境。加强电子图书档案管理，首先要注重保护电子图书档案管理环境。电子图书档案环境主要指的是工作人员的办公场所、存储工具等，工作人员的办公环境在保持温度适中、卫生清洁的同时，还要安装抗电击、抗雷、抗磁场力等设备。另外，为提高存放空间的安全可靠性，要备份电子图书档案，在多个位置放置储存。此外，对存储工具定时检查，一旦发现问题，及时采取应对措施处理。

3.2 完善管理制度

为提高数据储藏的安全性，要严格根据电子图书管理的实际情况，完善管理制度，加强制度设计。对电子图书档案进行编制时，要安排业务能力水平较高的工作人员，这样能够有效保证数据的真实性和可靠性。另外，工作人员要定时整理电子档案，对档案进行分类管理;在对电子档案进行归类管理时，可将档案级别作为主要归档依据，保证各个级别信息准确无误后，对其进行归档处理;编制好电子档案后，上交领导，经领导检查核实，保证信息准确无误后存储。

3.3 加强系统管理

为保障数据信息读取的安全性，要加强系统管理设计。大多数情况下，电子图书档案信息的安全性较低，主要存在着系统管理体系不健全、管理系统被破坏的情况。为有效增强管理系统的安全性，完善系统管理体系，可对电子图书资料加密设计，注意设置的密码不能过于简单，要定期更换密码。另外，可根据需求，设置电子信息的访问权限，有效防止发生其他人获取信息的情况;网站可能受到多种因素影响出现系统漏洞，因此，要加强防火墙设置，加强系统的维修、保护，有效增强信息安全性。

3.4 避免外来磁场入侵

软磁盘、磁带以及硬磁盘等均属于磁性载体，对磁场具有较高的敏感性。如磁性载体受到外来磁场干扰，那么将会导致出现丢失信息、破坏信息的情况。因此，保存、使用磁性载体时，要远离磁场，保证磁场不会给载体带来损坏。也可应用特殊材料，如应用软磁物质，如镍铁合金、软铁，将其制成存放磁性载体的柜子，能够有效屏蔽磁场;对于较重要的档案、电子图书存放区，通过设置测磁设备，能够有效监测隐蔽磁场，确保万无一失。此外，有效保证磁性载体质量，尽量避开磁场，准备好测磁、防磁设备，确保储存、使用的磁性载体不会受到磁场干扰影响。

3.5 提高工作人员自身的工作能力

为有效保障操作安全性，还要注重培养工作人员的自身能力。根据市场需求，并和工作人员的自身情况相结合，对工作人员的自身业务能力进行培训。其中，业务能力主要包括网络基础知识能力、计算机操作能力。如条件许可，可安排专业扎实、功底强的人担任图书管理工作，更好地保障电子图书档案的安全管理。

4 结语

总之，电子图书档案为经济发展产物，为加强电子图书档案管理工作，需要保障电子图书档案的完整性、准确性以及可靠性。针对电子图书档案管理工作中存在的问题，实施相应的处理措施，最终促进我国电子图书档案又好又快发展。

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