新形势下的高校涉密文件管理

吴玮

一、引言

随着高等教育的不断发展，在当前的新形势下，对保密工作的管理成了高校工作的重点任务。加强对高校涉密文件的管理不仅能够确保高校的长久发展，也是响应党和国家在保密工作上的重要举措，因此研究探讨新形势下高校涉密文件的管理具有重要的积极意义。

二、新形势下高校涉密文件管理存在的问题

（一）科研人员归档意识淡薄

在新形势下，我国的科研项目的发展取得了不小的成就，但出现的一个严重问题就是不少科研人员只重视对科研成果的申请和发表，却忽视了对科研档案的归档。一些科研人员认为，他们所研发的科研成果是自己辛勤劳作的结果，自己拥有主动权，不愿意上交到档案馆归档。还有一些科研人员认为上交档案馆麻烦，在日后查找时也会很不方便，因此便把科研成果留在身边方便自己日后评奖、评职称。这些原因都是造成我国的涉密文件归档不全面的重要因素，体现了科研人员的归档意识淡薄。

（二）涉密文档管理制度不完善

当前，虽然大部分高校都制定了相应的档案管理制度，但其模式基本上都是以科研档案的管理为标准的，在涉密保密性上缺乏完善的保障手段，存在一定的管理漏洞。这种管理模式只能对责任人的科研材料进行一定的归纳和收整，但责任人是否将科研成果上交就无法进行全面的管理和控制了。同时一些档案管理部门的工作人员工作不认真，对上交的材料并没有进行审核和归纳，即使审核发现材料有问题也没有进行及时的处理，而是不了了事。这样不完善的涉密文档管理制度很难保证对涉密文件的有效管理。

（三）、涉密人员保密意识淡薄

新形势下，互联网技术的快速发展加快了信息传递的速度，因此，这也造成了涉密文件泄漏事件的频频发生。分析问题的本质，主要还是由于涉密人员的保密意识淡薄，一些涉密人员认为高校仅仅是教育的场所，没有什么秘密要保持的，所以便会产生有密不保的想法。这种不正确的思想认知造成涉密人员的保密意识淡薄，因此泄漏了高校和国家的秘密，为高校的涉密文件的管理带来了严重的问题。

（四）保密技术落后

科学技术的不断发展加快了信息化的进程，计算机和网络越来越被广泛地应用到了高校的涉密文件管理中。虽然网络技术为高校的涉密文件管理带来了巨大的方便，但随之而来的泄密危机也为高校涉密文件的管理造成了困难。网络系统的不完善发展造成了系统漏洞、病毒的产生，高校所依赖的这些保密技术相对而言较为落后，并不能保障涉密文件的安全性，因此这就大大提高了涉密文件泄密的可能性。

三、新形势下加强对高校涉密文件管理的措施

（一）提高涉密人员的归档意识

涉密人员的归档意识对于高校涉密文件的管理有着重要的意义，因此提高涉密人员的归档意识有利于促进高校涉密文件的规范化管理。高校应当通过多种形式来对涉密人员进行档案管理教育，如进行讲座宣传，主题活动等等，使涉密人员认识到档案归档是国家制定的一项标准，不得以任何理由私自占有。高校应当通过引导教育让涉密人员清楚的认识到自己在档案归档上的责任和义务，帮助其树立重视归档的意识，从而使其将归档行为落实到行动中，切实将应当上交的档案交由档案馆管理，提高高校的涉密文档管理效率。

（二）构建完善的涉密文档管理制度

高校应当在国家相关的法律标准下构建完善的涉密文档管理制度，加强对涉密文档的管理。涉密文档的管理制度包含多个方面的内容，如文档的归档制度、涉密文档的保密制度、涉密文档的借阅制度等等。涉密文档的管理制度应当从档案收集开始一直贯穿于档案管理的整个过程，对档案管理过程中的每一位人员都明确其责任和权利，保证档案的收集、整理、保管等等环节都能明确的规范标准。同时，涉密文档管理部门需要加强与科研部门的合作，及时对科研成果进行归档管理，形成一定的监督机制，确保涉密文档能够被保密管理。

（三）提高涉密人员的保密意识

对涉密文档的保密管理是一项长期而复杂的工作，针对当前的一些涉密人员保密意识淡薄的现象，高校应当有针对性地提高涉密人员的保密意识。高校应当从实际出发，积极开展保密工作宣传教育，通过广播、电视、报纸等媒介来强化涉密人员的保密思想。通过开展主题会议、专题讲座、文化宣传栏的方式来对涉密人员进行保密思想的渗透，向涉密人员进行保密知识的灌输，充分提高涉密人员的保密意识，进而使他们在涉密工作中自觉维护高校以及国家的机密。

（四）提高涉密技术防范

在新形势下，提高涉密技术的防范是加强高校涉密文档管理的有效措施。因此涉密人员应当在高校的组织下提高自己的知识技能，强化对网络技术的掌握，通过提高涉密人员的技术防范来极强对涉密文档的管理。此外，高校还应当安排专业的网络技术管理员进入涉密部门，对涉密文档的网络化管理进行维护，以陷阱的网络技术和防护技术来强化对涉密文档的保密性工作。

五、结语

新形势下，高校对涉密文档的管理应当在党和国家的方针政策下，提高涉密人员的归档和保密意识，通过建立完善的涉密文档管理机制以及提高涉密技术防范来切实保障高校的涉密文档管理，促进涉密文档管理的规范化和制度化。

[1]张娟；张晓，防患于未然——论涉密文件的动态管理[J].管理观察.2009（13）.

[2]王洪.新形势下高校保密工作问题与对策[J].安徽理工大学学报（社会科学版）.2008（04）.