浅析人事档案管理存在问题及措施

文／长春市双阳区社会福利院　田海燕

浅析人事档案管理存在问题及措施

文／长春市双阳区社会福利院田海燕

我国社会经济不断发展既增大了对人才的需求量，也让人事档案管理工作的重要性越来越得到突显，并且作为人事部门日常工作中的重要内容，对于组织和用人单位的长远发展具有不可取代的积极作用。本文就以当前人事档案管理中存在的问题进行简要分析，并根据其问题所在提速相应的改进措施，以此希望能更好的将人事档案的实际效能发挥出来。

人事档案；档案管理；问题；措施；信息化

一、引言

人事档案是对个人经历、能力以及政治面貌等方面进行记录得到的关于个人资料的材料，人事档案工作的加强，对于进行人力资源加以充分利用和开发起到起到了重要且深远的现实意义。特别是在当前国家越来越重视人事档案管理的情况下，更是要求其管理的规范化、现代化以及科学化，但是在实际实践中，还是存在一些问题。

二、人事档案管理存在问题分析

人事档案管理工作中存在的问题普遍还有以下几个方面：

（一）管理没有真正落到实处。其实各个组织和用人单位中的很多领导都对人事档案管理工作的重要性进行了了解，但是却因为受各种因素影响，管理工作没有真正落到实处。一是因为受到了传统观念的影响，让其人事档案管理工作仍然保持单一的收集、整理和统计资料的传统管理，并没有对组织和用人单位的社会和经济效益的提升起到显著的促进作用。二是在实际的管理工作中，缺乏相应的投入力度，没能对优秀的人事档案管理人才进行充分吸引，而且管理手段也相对落后，不能适应于当前的信息化社会发展的实际需求。并且在日常工作中，相关的一些管理人员也缺少一定的管理意识，三是并且还因为没有意识到人事档案管理工作的重要性，工作不积极，只要求工作中没有重大失误就好，不能在工作中投入全部精力，导致工作效率低下。

（二）信息数字化建设水平较低。由于没有足够的资金投入，管理新技术、新设备等没有应用到档案管理中来，这就导致没有现代化软硬件来作为支撑，不能完全保障其中的个人隐私安全。尤其是当前的科技发展越来越迅速，人事档案的网络管理的安全隐患等还没有得到充分的完善，进而成为了人事档案管理工作中的迫切需要解决的问题。并且因为没有应用和更新相关的人事档案管理系统，让其档案管理的信息数字化建设水平还比较低下，日常档案录入和查询仍然还是有错误的出现。再加上档案管理人员的工作负担大，工作压力大，也进一步的提升了日常档案管理工作的错误几率。而且对人事档案管理这一技术含量较高的工作来说，如果没有较高的专业素养、能力及其技术，再加上入职前没有进行相应的培训等，甚至一些管理人员并非专职，这些都严重阻碍档案管理工作的顺利开展。

三、促进人事档案管理的建议措施

针对以上所述档案管理工作中所存在的问题，就需要管理人员具有充分的管理意识，通过对现代化技术的利用，有针对性的采取应对措施，进而让档案管理工作的效率得到有效提高。

（一）加强落实力度。首先，需要转变管理工作者的管理观念，加强档案管理工作的落实程度，加大其管理投入力度，将人事档案管理工作归入到日常工作重点中；此外，还需要加大日常人事档案管理的监督力度，这样才能尽早发现档案管理工作中所存在的问题，才能及时采取相应的措施加以解决；最后，还需要通过健全人事档案管理制度以及相应奖惩机制的应用和落实，促进档案管理工作人员工作积极性的充分调动，加强培养管理工作人员的责任心，进而促使档案管理工作人员积极主动的投入到管理工作中，并且日常管理中严格遵守相关的管理制度，保证管理的规范化、科学化和制度化，规范管理工作人员的操作行为，尽可能的避免认为因素影响档案管理效率的现象出现。

（二）促进现代化档案管理。由于社会科技的飞速发展提高了对各组织和用人单位人事档案管理的要求，因此必须加强新设备、新技术和新理念的不断引入，进而通过对现代化手段的应用，保证档案管理的日常工作能够顺利进行的同时还能够减轻管理工作者的工作量，进而将精力更多的投入到创新管理和自身能力的提升上，实现管理工作效率得到不断提高。

（三）加强人事档案管理基础的建设。加强人事档案管理基础设施的建设，定时定期的进行软硬件设施的检查、维护和完善，并将日常档案的防盗、整合等工作做好，经过进行相关培训，让管理工作人员的专业素质都得到提升。并且还需要进行严格的考核，只有考核成功的管理人员才能继续工作，进一步提升档案管理效率。而且随着人员的变动，其个人信息也会发生变化，管理人员就需要耐心积极的投入到工作中，及时进行人事档案的更新，进而保证人事档案信息的有效性、完整性和准确性。

四、结束语

当前，各方各面的因素都影响着人事档案管理工作的开展，使其人事档案管理混乱并且水平水平低下，并迟迟不能提高其管理效率和质量。因此只有当管理人员认识到其管理工作中所存在的问题，并对其原因加以充分分析，随之采取有针对性的措施进行改进，才能进而推动组织和用人单位的发展。

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