高校财务系统更新升级步骤及说明

（陕西科技大学 陕西西安710021）

财政部发布了新修订的《高等学校会计制度》，要求从2014年1月1日起施行。2014年全国高校都处在新旧高校会计制度的过渡时期。顺应财政部要求，陕西高校决定于2015年全面施行新版 《高等学校会计制度》，并且所有高校财务软件统一更换升级为神州浩天高校财务软件（简称“天财软件”）5.0版本。笔者通过实际工作经验，总结了在高校财务软件更新升级过程中遇到的问题和具体的操作步骤，供各高校参考借鉴。

现阶段陕西各高校使用的财务软件分为用友和天财4.0版本两种系统，2015年统一更新升级为天财5.0软件，将主要经历财务数据转换和新旧科目转换两个方面。

一、财务数据转换

财务数据转换主要包括往来款项的清理及核对、项目编码的设置等四个方面。

（一）暂付款

1.清理并核对用友软件中的暂付款。包括分别核对个人名下、项目名下暂付款金额，当个人名下暂付款总计金额与项目名下暂付款总计金额一致时，代表暂付款核对正确完毕。在核对正确无误之后，需要编制暂付款Excel明细表。明细表内容依次包括：工号、个人名称、摘要、科目编码、项目编码、期末余额共六项内容。其中工号需人事处提供，具有唯一性。最终暂付款明细表中的每一条记录在新系统中都会形成一个相应的对冲号，在新账中冲借款时对应冲掉，这样就防止了冲错借款情况的发生。见表1。

2.清理暂存款。（1）清理并核对用友软件中的暂存款。这部分比较典型的就是质保金的核对。在核对过程中需要注意对已转出的暂存款借贷金额抵消，剩余的借贷相加减，即：暂存款期初余额+暂存款贷方余额-暂存款借方余额=暂存款期末余额。（2）核对清楚暂存款后，编制一份暂存款Excel明细表。暂存款明细表只需列示出所有账务中还未转出的暂存款，已经转出的暂存款不需要再列出。最终，暂付款明细表中的每一条记录在新系统中类似于暂付款也会形成一个相应的对冲号，在新账中需转出时，查找相应暂存款金额，即可对应转出，这样防止暂存款重复转出错误的发生。明细表内容依次包括：科目编码、摘要、金额共三项内容。见表2。

3.项目编码设置。在往来款项核对清楚后，第三步需要进行项目编码的设置。项目编码需要根据类、款、项、目（1-2-2-4）的编码规则来编制，共9位，具体参见《2014年会计项目核算口径编制说明》。“类”定义为：1预算类；2科研类；3专项类；4基建类；5收入类；6基金类；7代管类；9其他类，主要用于学校内部管理需要。“款”定义为大类，基本等同于现行系统中的大类。“项”定义为对款的进一步细分类。“目”定义为具体项目编号（条目）。项目编码设置Excel明细表。内容依次包括：项目编号、项目名称、新项目编号共三项内容。见表3。

表1 暂付款明细表

表2 暂存款明细表

表3 项目编码设置表

4.项目负责人名称及工号明细表。设置好项目编号后，需要录入各项目相对应的负责人名称及工号，形成一张含有项目编号、项目名称、负责人、负责人工号的明细表。这里负责人的工号与暂付款中借款人的工号是一致的，均由人事处提供，具有唯一性。见表4。

表4 项目负责人名称及工号明细表

二、新旧会计科目转换

在新旧会计科目转换中需要编制3张表，依次为新会计科目表、经济分类科目表、新旧科目对照表。具体步骤如下：

1.设置新会计科目。按照新会计制度设置出新的“会计科目”，做出一张新会计科目Excel表，包括科目编号、科目名称、余额方向共3项内容。见表5。

表5 新会计科目表

2.设置经济分类科目。经济分类反映高等学校经费支出的具体用途，仅针对支出科目，分为工资福利支出、商品和服务支出、对个人和家庭的补助、基本建设支出、其他资本性支出和债务利息支出。天财软件中的经济分类对应原用友软件支出科目下的办公费、印刷费等具体明细科目。例，原会计科目中教育事业支出/公用支出/办公费科目对应到新会计科目中就应该是在教育事业支出/教学基本支出会计科目下选择商品和服务支出经济分类下的印刷费。经济分类科目表包括科目编号、科目名称两项内容。我们需要根据《2014年陕西省属高校支出经济分类明细科目设置建议表》，结合自己学校的实际情况，编制可行的经济分类科目表。见表6。

表6 经济分类科目表

表7 新旧会计科目对照表

表8 新旧科目余额对照表

3.编制新旧科目对照表。编制新旧科目对照表是一个非常关键的问题，这是新旧制度转换的核心所在。具体包括以下几个步骤：（1）设置一张新旧科目对照表，新旧科目对照表包括旧科目编号、旧科目名称、方向、新科目编号、新科目名称、方向、经济分类科目编号、经济分类科目名称共八项内容。（2）将用友软件科目余额表中所有余额不为0的最末级科目进行一一对照。这里需要特别注意两点：一是必须针对旧科目的最末级科目进行对照，例，旧会计科目下银行存款一级科目下有基本户和工资户两个明细科目，那么在做对照表时就应该将基本户和工资户两个明细科目对照，而不是直接对照一级科目银行存款。二是科目对应时不允许交叉，不允许“一对多”，即“拆分”，但“多对一”合并可以。例如，旧科目应收及暂付款下有纵向项目借款和横向项目借款两个明细科目，在编制对照表时就可以将纵向项目借款和横向项目借款金额合并对应到新科目下的一个科目，比如说科研项目借款，但是绝不可以将纵向项目借款或横向项目借款分解为多个科目。总之“旧科目、新科目、经济分类”三项形成唯一关系。见表7。

4.编制科目余额对照表。设置好新旧科目对照表后，建议大家再编一张新旧科目余额对照表，主要包括旧科目编号、旧科目名称、借方余额、贷方余额、新科目编号、新科目名称、经济分类科目编号、经济分类科目名称、借方余额、贷方余额共八项内容。这是一张辅助底稿，主要为了检查新旧科目对照表设置是否正确，同时也方便检查在转换至天财软件新会计科目后各个科目余额是否正确无误。这张表编好后，新旧科目借贷金额如果不一致，就需要再次检查这张对照表，调整不对之处。如果这张新旧科目对照余额表是平的，那证明此项对照工作圆满结束。见表8。

以上具体介绍了从用友转换至天财软件财务程序过程中的具体步骤，每一个步骤的关键点以及需要注意的事项均在具体的步骤中阐述清楚。除此之外，由于用友软件与天财软件、天财4.0和5.0版本都有很大的区别，在很多名词的表达上不一致，而且各个高校业务的具体情况也不太一致，所以在软件转换的过程中，与软件公司业务人员的沟通也非常重要，财务人员需要及时调整思路，以较通俗易懂的话语向软件公司的人员表达高校的需求，保证所使用软件升级能够快速、准确、顺利的进行。