浅谈档案管理现代化建设

吴刚等

摘 要：档案管理的现代化是社会发展的必然要求，也是自身发展的必然趋势，本文就档案管理现代化建设的现实意义，以及档案管理现代化建设的实现路径提出一些看法，以实事求是的精神，有计划、有目的、有阶段的完成档案的信息化建设，进一步提高档案信息资源传播、利用效率，为地方经济社会发展发挥重大作用。

关键词：档案管理；现实意义；实现路径

1 档案管理现代化建设的现实意义

档案管理的现代化是社会发展的必然要求，也是自身发展的必然趋势，只有采用现代化管理，才能解决档案收集、管理、利用等方面面临的种种难题，从而带来显而意见的效果和收益。

（一）提高管理效率。现代化建设使得档案管理达到自动化、实时化、网络化。档案信息资源数据只需一次录入，就可以多次利用，并可在内部进行数据共享。数据检索可实现即时查询，档案查借工作实现电脑管理，能够极大地减轻工作人员负担。而且电脑管理方便、快捷，只要传输程序和数据库设置合理，就不需要过多的人参与工作，大大解决了机关冗员问题。管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。

（二）便于开发利用。档案管理归根结底是信息资源的管理，信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效性和利用的广泛性。相比较而言，现代化手段储存的各种信息更便于利用和开发。纸质文件只能记录文字、图表等信息，而电子文件利用很小的空间却可以同时记录文字、图表、声音、影像等各种媒体信息，且具有直观性、选择性、易操作性，开发利用的速度快。

（三）提高服务效率。现代化建设直接利用现代通讯设备传递、查找信息，大大缩短了档案信息资源的处理时间，提高档案信息利用的时效性。数据库的管理能够调取相同或类似内容的文件，为解决问题提供更多参考，无形中节约了大量的查阅时间。还可提供远程服务，实现资源共享，科技人员可在自己的电脑上就可查阅档案资料，便于二次利用和开发，从而缩短了编著时间。

2 档案管理现代化建设的实现路径

档案现代化化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面内容。

（一）基础设施建设。包括硬件和软件两个方面。硬件条件主要包括计算机、扫描仪等图文输入、输出设备及存储设备。软件系统主要包括操作系统、数据管理系统、信息安全系统等。其核心是计算机网络和先进的管理应用软件。这是档案信息傳输、交换和资源共享的基础条件，只有建立先进的计算机网络，开发先进的管理应用软件，才能充分发挥档案现代化的整体效益。其关键是舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施，加快设备更新改造的步伐。

（二）信息资源建设。建设完备充实的档案信息资源数据库是档案管理现代化建设的核心。主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。要运用现代手段，将各种载体的档案信息资源进行数字化技术的转换处理，利用网络技术将数字化信息加以汇集、编辑、整合，建立档案信息数据库，便于用户进行检索、传输、摘录和分析处理。档案部门在接收电子档案时，必须要向文件处理部门提出相应要求；文件处理部门提供档案信息资源时，也应考虑档案管理部门对归档的要求。

（三）标准规范建设。档案信息的收集、传递、储存、检索、利用，必须要用统一的标准规范，这是档案管理现代化快速、有序、健康发展的保障。主要包括管理规范、业务规范和技术规范。在这方面，国家已颁布了一些相关标准。如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》是CAD电子文件收集、归档与利用的统一规范；《电子文件归档及管理规范》是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。应当严格执行国家统一标准，不要自行执行，避免交叉打架，便于文件共享。

（四）人才队伍建设。人是管理活动中最活跃的因素。现代科技无法取代人的因素，现代技术要靠人来掌握，精密设备要靠人来操作，管理的职责也要由人完成。档案管理现代化，对档案工作者提出更高要求。首先，要有扎实的传统档案工作的基础，对档案的分类、鉴定标准和维护、管理成竹在胸。其次，要熟练掌握计算机软件的应用，注意电子介质的保存和维护。还要更加重视档案和文件的保密工作。最后，要根据本单位实际，把传统档案管理和计算机管理有机地结合起来，真正使两种方式发挥各自的优点，提高工作效率和服务效率。在人才队伍建设上，要坚持培养和引进并举，通过继续教育和岗位培训，提高档案人员的专业知识、管理意识和操作技能，同时积极引进高校计算机、信息处理以及相关专业的高层次毕业生，打造一支具有现代科技知识和业务知识的档案干部队伍。

3 总结

综上所述，档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，也是社会发展的必然结果，也是一个逐步推进和实施的过程。我们必须以科学的态度，以实事求是的精神，有计划、有目的、有阶段的完成档案的信息化建设，进一步提高档案信息资源传播、利用效率，为地方经济社会发展发挥重大作用。