信息化时代档案管理工作的困境及思考

刘洋

摘 要：近年来，随着互联网技术的推广应用，档案管理也进入了信息化管理的新时期。本文试从信息化时代档案管理工作的重要意义入手，详细分析当前档案管理工作的困境，并思考信息化时代档案管理工作的解决方案，以期快速提高档案管理的工作效率。

关键词：信息化；档案管理；档案管理人员；人才培养

1 信息化时代档案管理工作的意义

档案信息化是以信息技术为主导，信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托的一个综合体系。在互联网时代大背景下，信息化管理是档案工作发展的大势所趋。大数据技术、计算机技术的普及应用，有利于资料保存、传输、开发与利用，从而拓宽了档案管理工作的服务领域，为社会发展带来了更广泛效益。档案信息化建设是档案事业和社会时代发展的需要，是档案管理改革的必经之路。

（一）信息化促进档案管理工作效率的提高

传统的档案信息管理完全依靠于档案管理人员的手工操作，过程冗杂繁琐，管理难度大，浪费了大量的人力物力资源。而信息技术的应用，大大提高了档案管理的效率，档案管理人员应用计算机和智能系统对档案信息进行搜集、整理分类、立卷归档、入库、查询，使档案管理变得又迅速、又便捷。

（二）信息化有利于档案信息的交流和分享

人工档案管理操作很难实现各部门、各体系之间的档案信息资源共享，而信息化操作打破了这一壁垒。信息化技术普及以后，档案信息实现了纸质档案向电子档案的转变。同时，档案管理也实现了更规范的体系化，档案的横向查询与纵向查询得以实现，大大提高了档案的开发利用率。

（三）信息化提高了档案保存的稳定性

电子档案相对于纸质档案保存更方便，使用寿命更长。通过硬盘、光盘等设备来保存电子档案材料，使得其存储和读取文件非常方便，同时可以实现材料的即时传递与共享，满足长期存储的要求，稳定性大大增强。

（四）信息化提高了档案资料传递过程中的速率和安全性

档案的信息化管理还提高了资料传递的速度和安全性。运用互联网技术，档案管理员可以随时随地在网络环境中传递档案资料，传递过程以虚拟网络为介质，避免了因第三方甚至更多事物的介入而致使文件出现破损、丢失的现象，有效保障了档案信息安全。

2 信息化时代档案管理工作面临为困境与挑战

（一）档案信息化管理观念意识淡薄

相对于其他工作，档案管理具有一定特殊性，很难彰显其即时业绩，长此以往，领导及档案管理人员就越来越容易忽视档案管理工作，甚至长时间无人问津。调查数据显示，近70%的机关档案管理人员认为，目前档案工作深陷困境的重要原因是领导档案管理观念意识淡薄，长时间的忽视，让原本就寂寞的档案管理部门直接变成了冷宫。目前中国各大机关单位的档案管理意识还是比较淡薄，更不用谈档案信息化管理了。

（二）档案管理资金投入不足，基础设施不完善

档案信息化管理必须有高性能的软硬件设备作为基础保障，但目前很多机关单位在档案信息化建设上缺乏资金投入，档案管理的基础设施还不完善。主要表现为：硬件资源薄弱，维修、升级不及时；信息化原始数据的数量不足；信息化管理系统覆盖面小，功能不全；软件上出现信息孤岛现象，档案管理系统独立存在，未能与业务系统实现有效链接。

（三）档案管理人员待遇锐减，人才流失严重

近年来，很多机关单位实施组织扁平化战略，为降低管理成本，内部进行大幅裁员，在这个过程中档案管理人员首当其冲。以鞍山钢铁集团公司为例，鞍山钢铁集团公司最多时设有246个档案机构，配备档案管理员589人，而如今，在内部裁员过程中，公司档案管理人员被精减至190人。其中，专职档案管理人员只剩91人，公司档案处领导干部只剩5人。公司被裁减的档案管理人员很多被迫放弃本专业工作，到社会上重新择业，而被留下的档案管理人员也大多身兼数职，除了档案管理，还要担负文秘、宣传、信访等工作。由于职责范围广、工作任务繁重，很多档案管理工作都只能疲于应付。此外，目前机关单位的档案管理人员普遍薪资待遇低下，远远不及其他岗位员工，这极大影响了从业者的职业荣誉感和工作积极性。因为待遇差距悬殊，档案管理人员人心不稳，频繁调岗，人才流失现象惨重，尤其是专业水平高、经验丰富的高级档案管理人才的流失，对机关单位的档案管理和科学发展都带来巨大伤害，机关单位档案管理水平逐渐走低，档案管理工作困难重重，令人担忧。

3 信息化时代档案管理工作的发展策略

（一）强化档案信息化建设意识

管理者的思想创新是促进档案信息化建设的关键因素。机关单位的各级领导人必须不断更新知识领域，让档案信息化管理有一个优秀的带路人。同时，档案管理人员也要强化信息化意识，从传统的人工操作模式中解脱出来，加快档案管理由“封闭型”向“开放型”转变。

档案管理是管理中不可缺少的重要环节，档案管理工作汇集了机关单位发展所有历程，大到决策方针，小到人事调整，档案管理都有详尽的跟踪记录。如果日常管理中出现纠纷，档案信息资料就可以提供充分有力的法律证据，维护机关单位的应有利益。档案管理产生的效益是隐性的，不易直接显现，但并不代表档案管理工作是形式化的空洞作业。因此，管理者一定要强化意识，加强宣传，调动各级领导和档案管理人员工作热情，积极参与档案信息化管理建设，并将档案工作的重心转移到为各机关单位发展提供服务的轨道上去。

（二）加强档案信息化基础建设

要加快档案管理信息化进程必须加大投入力度。首先，要搭建覆盖面广、功能性全、综合力强的档案系统信息化平台，优化档案管理环境；其次，要增强档案管理的硬件设施设备，如计算机、扫描仪、存储盘等信息化工具。档案信息化管理主要是依靠于这些介质来实现的，它们为档案信息的传递、存储和共享提供了更科学规范的路径，并为档案信息安全性和稳定性提供了保证。在进行档案信息化管理硬件配备时，应注意型号和规格上的统一，以保证设备具有良好的通用性；第三，着力开发档案管理的专门性软件和系统。只有将档案信息化统一到同一个系统和平台下，才能实现有效管理，统一监督。

（三）注重档案信息化人才培养

人才是实现档案信息化管理的主体因素。目前，大多机关单位的档案管理队伍松散，整体专业素质不高，因此，建设一支适应信息化发展的高智能团队迫在眉睫。为应对社会信息化带来的巨大挑战，各机关单位必须加强档案管理人员的培训教育，定期组织学习活动，增强在职人员的专业知识水平和互联网操作技术水平，将档案管理人员打造成具有双重知识机构的综合性人才。在扩充档案管理部门人员时，要充实纳入一批大学生队伍，提高招收标准，改变人才素质结构。为适应岗位需要，新员工入职前必须完成岗位培训，建构起面向机关内部、行业内部和整个社会的三级服务体系。

参考文献

[1]杨富霞.信息化时代档案管理工作的创新思考[J]. 求知导刊，2015（06）.

[2]冯子直.积极实现由传统档案工作向信息化档案工作的转变——在老档案工作者座谈会上的发言[J].档案学研究，2002（03）.

[3]项玉玲.企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技，2007（04）.

[4]白润连.档案管理信息化建设浅析[J].科技情报开发与经济，2009（28）.endprint