高校移动协同办公系统的设计

许王凯，邵 敏

（宁波职业技术学院，浙江 宁波315800）

1 系统方案设计

移动协同办公系统应该也是基于协同办公系统，二者既有联系，又能独立，为了确保数据的一致性和唯一性，二个系统应共同使用同一个数据库，意味着二个系统都能读取和操作数据库，用户登陆任何一个系统，另一个系统自动会退出注销用户。

经过对高校业务部门的需求调研，在协同办公系统的基础上，移动协同办公系统应该有流程处理、公文处理、会议管理、会议签到、新闻公告、数据统计、通讯录等几个模块作为移动协同办公系统的基本功能模块，如图1所示。这样的设计，不但有PC版协同办公系统的全部功能，还利用智能移动设备本身的特点设计出更有人性化、功能更强大的功能，比如可以利用移动设备或智能手机的通话功能进行交流、拍摄照片、编辑文件等功能来发起语音流程、照片流程，利用触摸屏功能进行语音、手签审批等，利用全球定位功能可以进行会议或出差的定位，让用户感受到全方位立体式的移动办公体验，使办公更加便捷。

图1 移动协同办公系统架构图

2 基本功能模块分析

（1）流程处理。流程处理模块是整个移动协同办公系统使用最多的也是最重要的模块，高校的业务基本上是通过流程处理的，发起人可以在移动端发起流程，每个节点的审批人也可以在移动端来查看、审批、修改和退回该流程，模块由6功能组成：流程的发起，每个教职工可以发起标准流程、拍照流程、语音流程和自由流程；待办查看功能，可以查看待办流程的查看和处理；已办查看功能，可以查看已办流程和处理；已发查看功能，可以查看已发的流程；待发查看功能，查看和处理待发的流程；搜索功能可以搜索待办、已办、已发、待发的流程。

（2）公文管理。公文处理模块也是移动协同办公系统最重要的功能之一，行政公文的起草、修改、批阅、传阅、发布、存档、查阅整个过程只要通过移动协同办公系统就可以完成，教职工还能实时查看文件流转的情况，保证了公文能及时被办理。公文管理的主要功能有公文的发文、收文、签报等，有权限的教职工可以对公文进行发文、收文、签报。

（3）会议管理。会议管理模块主要是用来管理会议室，采用移动协同办公系统的可以使管理模变得很高效，通过系统就能申请、审批及分配会议室，大大提高了效率，使用人还可以通过系统马上查看到高校各个会议室的使用情况，再根据自己的需求去申请会议室即可，通过审批后就能使用会议室了。

（4）会议签到。会议签到模块是根据移动设备的GPS功能来定位，为了解决每次会议用纸质签到、统计参会人员和参会人员的漏签、代签或忘记时间和会议地点而开发的，系统通过会议管理模块中的数据，自动发短信提醒参会人员，自动生成每个会议的列表，包括会议主题时间、地点，参会人员，参加会议者只要在会议开始前后15分钟内容用会议签到模块找到相应的会议，点击签到就可以进行会议的签到，模块自动把参会人员的签到时间、地点（通过无线或GPS获取）、应到人数、实到人数和未到人数存到数据库中进行管理分析。

（5）新闻公告。新闻公告模块主要获取协同办公系统当中的新闻公告数据库，把它显示到移动端来，这样就是没在电脑前也可以查看学校发的新闻公告，新闻公告模块包括学校新闻、系部新闻和学校公告等。

（6）数据统计。数据统计模块可以为教职工或领导查看协同办公系统的使用情况，该模块分为二类数据查看权限，一类是普通用户，这类用户是学校的普通教职工，可以看到自己的所有数据的统计，包括流程的统计、公文的统计、会议的统计等数据，二类是决策用户，这类用户往往是学校的领导，可以看到自己的所有数据之外，还可以看到以图型化显示的宏观数据。

（7）通讯录。高校往往都是人多地广，每位教职工也不可能记住每个部门、教职工的电话或办公地点，通讯录模块可以让教职工直接在移动协同系统中直接找到每位领导、教职工的办公电话和办公地址，教职工也可以点击通讯录直接拨打电话，不需要手动输入号码进行拨打。

3 系统的实现

（1）系统的访问方式。访问高校移动协同办公系统的方法共有二种，一种是通过安卓或IOS的APP端来访问系统，只要移动智能终端装好系统的APP软件，每次使用只要打开移动协同办公系统，系统就会自动打开并获取之前的用户信息，APP端的好处在于省时省力、界面大小合适、整洁美观、人机交互性好、适合触摸操作，用户只要简单的用手点击屏幕，就可以完成业务的操作；第二种是手机WEB页面，手机WEB页面主要是为无法安装APP软件的手机设计的，相对于APP，WEB页面的缺点也很明显，没有像APP那么好的界面大小和人机交互性，主要用于备选方案。

（2）安全设计。在安全性方面，移动协同办公系统技术采用更加先进的加密技术，在系统的登陆认证中，由于可以结合号码短信认证，所以就算密码被盗，其他用户也不能登陆；整个系统的公文审批和流程审批手段中引入的手写签名技术、语音视频签名技术，这些签名都是唯一性的，很难进行模仿作假，而且可以省去价值上千的电子签章设备，二者的效果都可以达到签名的唯一性、公正性、合法性。

4 结语

针对高校信息化的急剧增长，提出利用移动智能终端来大力发展移协同办公系统，并各高校可以利用这个系统，进行方便快捷的行政办公管理工作之中，很明显地提升了领导层的决策水平和办事效率，提高了各行政部门的工作效能，方便教职工的办事方法，使高校的行政办公和管理工作的提高到了一个新的高度，使高校的教学和科研得到大力的发展，为高校提高竞争力奠定了坚实的基础。