“两会”北京转播系统项目管理模板设计与使用

李岩泽，宋 平

(黑龙江电视台，黑龙江 哈尔滨150090)

每年一次的全国两会报道是电视台新闻宣传的重点项目，在北京建设临时电视转播系统是其中的一个子项目。不同于一般的临时的一次性项目，它以一年为周期重复运行，兼有运作活动和项目活动两种属性。现行的管理机制中，运作活动采用的职能管理和项目活动采用的项目管理是两个体系。因此，在实施这类项目时，往往难以充分利用以前的经验，造成资源浪费。如何能够既提高项目每次实施的效率，又可将历次实施的经验都利用起来，从而提升管理能力呢?由近年发展起来的项目化管理变革带来的启示，这里介绍了一种实用的工具，就是在项目化管理理念基础上构建的一套项目管理模板。

1 项目化管理与项目管理模板

1.1 项目化管理理念的提出

随着电视行业竞争的加剧，电视台越来越呈现出项目导向型企业的特征。项目活动的数量越来越多，而且多是一次性的，不能转化为日常运作。尤其是在竞争激烈、快速变化的市场环境下，运作活动和项目活动之间呈现此消彼长的态势，为了使项目一次性努力的成果与企业整体组织长期发展相协调，项目化管理的理念应时而生了。

项目化管理是统领专业化、标准化的职能管理和变化性、整合性的项目管理的综合管理范式。它从企业整体角度来协调项目活动管理和运作活动管理所产生的组织、人员、流程和资源冲突，实现企业资源的优化配置和良性发展［1］。它的核心任务就是打造一种既能实现企业内部资源系统整合，又能动态响应外部环境变化的能力。它通过项目管理，实现项目成功，再通过项目转化，将一次性努力成果转化为标准，进而通过标准化管理实现稳定发展，然后又开始孵化新项目，如此循环，持续提升管理能力。

显然，本文研究的项目正符合这一理念，尽管项目化管理是针对整个组织角度提出的，但从分形的角度看它可以适用于组织的各个层面。

1.2 项目管理模板

项目管理模板是基于项目化管理理念对具有重复运行周期的项目历次实践中存在的共性问题的总结，它应用于项目的再次实践，并随着每次项目活动的完成而动态地修改、补充。

项目管理模板是一个管理工具，它是辅助立项的工具，是执行计划的工具，是实现目标的工具，是成果转化的工具，涵盖了项目的各个阶段。从这个意义上说，它是项目化管理理念的一种外在表现形式。

项目管理模板是一个总揽，模板中涉及的内容经过细化，在项目实施过程中形成相关的文件、报告、图表，组成一套完整的项目管理文档。

使用项目管理模板，可以提高项目运行的效率，特别是缩短了项目立项、规划阶段的时间;可以避免在同样问题上反复犯同样的错误;可以定义统一的名词术语，有利于解决沟通障碍。

2 项目管理模板的设计

项目管理模板的设计按照项目的时间顺序，囊括了各个阶段所涉及的内容领域。笔者将其概括为根据项目化管理理念提出的一个流程和在历次项目的过程管理实践中总结出的四张表格。

2.1 一个流程

就本项目而言，流程直接从如何实施开始，而不存在研究是否实施的问题，分成六个步骤。

2.1.1 界定项目目标作为两会报道项目的一个子项目，满足节目报道需求是技术板块的分解目标。在综合平衡呈现效果、安全保障、时间、预算等各种因素后，形成项目目标责任书，作为管理和控制、考核与奖惩的主要依据。此项工作应由现有的相关职能部门完成，包括新闻中心、技术部门等。

2.1.2 确定项目人员组成

本项目组是两会报道项目组下的一个子项目组。项目人员包括:项目负责人、视频、音频、舞美、灯光、传输、后期等岗位。项目负责人由台里指定，其他岗位由项目负责人及相关部门负责人选定。人员数量根据当年度的项目目标要求确定。

2.1.3 制定项目计划

项目计划是项目的核心内容，包括了项目的时间进度和任务分解，是项目执行和项目监督的重要依据。项目负责人统筹项目的总体计划，各分项责任人按照各自的分解任务编制具体计划。此后的工作都由项目组完成。

2.1.4 执行项目

本项目的执行阶段分为系统建设和节目录制两个阶段。系统建设包括搭建一个临时演播室和建设一套临时转播系统;节目录制是为期15 天的新闻直播。按照项目计划实施，同时监督项目进展并报告，对计划的变更做记录。

2.1.5 项目收尾

项目收尾就是对所有的项目目标是否完成作出评价，以评价结果作为项目考核、奖惩的依据。收尾阶段还要对项目实施过程中遇到的问题进行归纳总结，对签订合同的履行情况进行总结。

2.1.6 项目转化

本项目把修改并完善项目管理模板作为项目转化的成果。项目转化是一个非常重要的环节，是项目管理与标准化管理相衔接的环节，是项目化管理理念最重要的体现之一。经过转化，项目不再是单独的一次性活动，而是延续为企业发展战略不可分割的一部分。项目收尾不是项目的结束，项目转化也不意味着结束，而是新的开始。

2.2 四张表格

2.2.1 目标需求分析表

目标需求分析表是对过去经验总的概括，是一个非常重要的表格。有了这个表格就可以很快明确目标，做出更细致的规划。见表1。

表1 目标需求分析表

2.2.2 项目计划表

项目计划按照时间进度分成6 个阶段，表中列出了每个阶段各个团队要完成的主要任务。模板中仅列出了一个总表，各分项还有各自的具体任务计划表。见表2。

表2 项目计划表(总表)

2.2.3 技术系统基本配置表

该表是系统建设的参考，在确定目标和项目执行时都可使用。它列出了临时转播技术系统的各个组成部分，每个部分的基本配置和安全措施，以及人员需求。见表3。

表3 技术系统基本配置表

2.2.4 问题列表

该表是项目转化的成果，它对历次项目实施遇到的问题进行了分类，并做了分析，提出了解决办法，为今后的实施提供了参考借鉴，避免重复犯错。见表4。

表4 问题列表

4 张表格起到了项目数据库的作用，覆盖了项目的各个重要环节。限于篇幅，表格中的内容都做了简化处理。

3 项目管理模板的使用

3.1 目标需求分析与立项

界定项目目标首先要解决项目目标资源的冲突性，使用目标需求分析表主要是对安全、效果和投入这三个目标进行平衡。项目目标描述为:在保障安全播出的前提下，在一定的时间周期里、在一定的预算范围内，达到呈现效果的最佳化。界定本项目目标的难点是不可预见因素多，可利用的资源有限，对安全性的要求高。

首先，作为政治性极强的会议报道，安全是第一位的，这就意味着为了保证安全可以加大投入，可以牺牲效果。只有全方位满足总局62 号令［2］相关规定的目标才能通过。表1中列出的呈现效果都是经过实践验证的有安全保证的方案。

其次，需要进行一些先期调查工作，了解资源的可获得情况，比如场地勘查、设备租赁查询等。尽管作为新闻宣传的重点项目，在资源配置上的优先级应该是最高的，但有些资源仍存在不确定性，将影响后面环节的实施。

第三，不同的呈现效果、不同的资源配置方式对应不同的投入。投入有硬性的，如场地租赁、设备租赁、购置、运输以及置景费用等;也有软性的，就是不同呈现效果在人员和时间上的投入。硬性投入的费用每年的差别不大，软性投入会有所不同。因此，依照舞美设计方案、场地选择、设备资源的可用性会产生多个目标选项。这时应预设一个虚拟目标，然后根据此目标收集资源，再根据落实的资源提出本年度的建议目标选项。这个过程略显复杂，需要一定的时间。

根据以上分析和调查，形成立项报告，作为两会报道项目的一部分上报立项，并以最终批复的报告形成项目目标责任书，作为实施本项目的目标依据。

表中所列大屏幕和虚拟前景选项，实际并未在两会项目上使用过，但作为在台内演播室广泛使用的呈现方式，只要条件许可，还是有应用需求的，因此，把它们列入表中备选。

3.2 项目计划与任务分解

项目每年的时间安排基本相同，需要注意的是期间刚好包含了春节假期，部分任务的时间需要做些微调。各分项负责人根据各自的任务分解，制订相应的计划表。计划表应尽可能得详细，落实到具体人、具体时间、具体地点、具体任务细节。

3.3 系统设计

项目实施时，在基本配置表的基础上根据项目目标设计出完整的系统，并绘制系统图纸。一般情况下，除灯光系统直接在北京租赁外，其他设备均由台内调配。视音频系统的首选是四讯道转播车，只有在场地条件确实无法满足的情况下，才考虑小型EFP 系统。

3.4 问题列表

项目实施前，查阅问题列表，了解以往出现的问题，有的可直接用来解决本次实施遇到的问题，有的则可起到参考作用。项目实施后，将遇到的新问题加入列表。列表中的内容会逐年增加，应做好分类，便于查找。

3.5 模板修订

将项目总结作为转化成果加入模板，对模板做修订和完善，同时把项目实施过程中的所有文档都作为模板的附件存档，包括各种图纸、签订的合同和供应商、合作伙伴的联系方式等。

4 小结

要建立与电视台发展阶段相适应的管理范式，就要在管理思想、组织机构、管理方法以及管理工具等多层面与之相适应。项目化管理变革固然需要顶层设计，自上而下的贯彻，但也需要有底层的不断试验和推广。不断识别和采用各种管理工具，尤其是具有自身实用性的工具是提升项目管理水平的重要途径。

这套项目管理模板，是多次项目实践的成果，也是在项目化管理转化阶段，进行持续改进的成果。它是开放式的工具，对其他的技术类项目，乃至全台各类项目的管理都具有一定参考价值。

［1］韩连胜.企业项目化管理范式:企业整体管理系统解决方案［M］.北京:机械工业出版社，2013.

［2］国家广播电影电视总局令. 国家广播电影电视总局令(第62号):广播电视安全播出管理规定［EB/OL］.［2015－01－01］.http://www.gov.cn/flfg/2009－12/22/content_1493420.htm.