电子档案在档案管理中的重要性

刘 娟

（新泰市科技局，山东 新泰 271200）

电子档案是指依托现代化信息技术，把资料完整储存在计算机中，与纸质档案相对应，且能达到传统档案详细程度的一种新型档案模式。随着计算机技术的飞速发展，电子档案越来越被人们所接受，其数量也在不断增长。本文主要分析电子档案在档案管理中的重要性，希望通过科学、公正的分析，将电子档案的真实面貌呈现出来。

1 传统纸质档案存在的问题

随着技术的不断发展，传统纸质档案已不能信息化社会的发展。主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案存储空间大，且需耗费管理人员大量的时间和精力进行管理。以高校学生档案管理为例，随着高校不断扩招，学生的档案信息不断增多，学校档案室占据的空间也不断增大，档案管理员在整理学生信息时要耗费大量精力。第二，纸质档案对保存环境要求极高，温度、湿度要适中，还要做到防霉、防蛀、防火。高温、高湿、强光等环境，会使纸质变得易碎、寿命缩短。此外，若纸质档案保存时间过长，字迹会出现扩散、模糊现象。第三，纸质档案不利于信息查询。纸质档案较多，查阅费时、费力，且查阅流程繁琐，给人们带来不便。

2 电子档案的重要性

2.1 电子档案能极大解放人力物力

我国传统档案管理方式延用时间较长，在以前还能满足社会需求。但是，随着现代化不断发展，传统档案管理已不能满足社会需求。因此，档案管理模式改造升级就成为必然。十八大以来，我国领导人一直坚持深化改革，革除影响社会进步的不良因素，档案管理工作要顺应改革潮流，发现自身问题，革除旧病，勇于创新，真正实现电子档案管理目标。第一，建立电子档案，能减少人力、物力、财力，减轻档案管理人员工作压力，提高其工作积极性。第二，建立电子档案，能提高档案管理效率。第三，将传统档案转化为电子档案操作简单，只需借助扫描仪把纸质档案输入计算机系统即可。第四，电子档案能节省存储档案的空间，其通过互联网将档案传输到本地数据库，并在全国形成一个庞大的数据库，使档案实现全国共享，便于用户及时查阅。

2.2 电子档案能提高档案管理水平和服务水平

我国档案管理工作混乱，主要表现在以下几方面：第一，档案管理部门混乱，如有的地方档案归教育部门管，有的地方归人事部门管，有的地方多个部门共同管理；第二，管理标准的混乱，如有的地区按本区域范围内的标准进行管理，有的地区按全省制度进行管理，有的地区则根本没有标准；第三，管理人员混乱，如有的地区由正式人员进行管理，有的地区由外包人员进行管理。案管理工作混乱的主要原因是管理方式落后，很多地区仍采用传统档案管理方式。而电子档案管理的出现，将会逐渐改变这种混乱局面。电子档案的出现，使档案管理工作量及管理人员数量减少，各工作人员职责明确，有利于稳定管理秩序。此外，电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案调取、补充和更新时，容易丢失和失真问题。而电子档案在交接时只需拷贝即可，大大降低档案交接时档案丢失的风险，也大大缓解档案工作难度。

3 提高电子档案管理的方法

电子档案的出现克服传统档案难保存、易失真的缺点，弥补纸质档案的不足。但是，电子档案也存在容易被盗窃等许多缺陷。电子档案管理主要依靠计算机来实现，以电子数据的形式记录了档案的准确信息。不法分子能利用病毒或违法程序侵入档案管理工作者的电脑，窃取和破坏档案。因此，提高电子档案的安全性尤为重要。首先，各地档案管理部门要及时查找和修复网络安全漏洞，派专人定期检查档案管理网络，提高网络防火墙的安全等级，应用高等级的防护软件进行二十四小时监控，保证本地网络安全系数处在合理水平。其次，档案管理部门要规范档案使用范式，只有通过管理人员审核并同意的人员才有资格查阅档案，其他人员不得随意查阅。再次，各地区要完善档案管理制度，并要求员工按规章制度执行，以保证档案的完整性。最后，提高员工的档案保护意识，定期组织员工进行专业培训，提高其业务素养和职业道德，防止出现破坏档案的现象。

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