《党政机关公文格式》新旧标准比较

曹敏（中国质检出版社）

《党政机关公文格式》新旧标准比较

曹敏（中国质检出版社）

公文写作要求特定的格式，公文格式体现了公文的庄重性与权威性,同时，也为公文处理提供了科学的条件，是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。因此，在公文写作中强调格式的规范化是十分必要的。GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》是党政机关公文格式标准化的重要标准。2012版国家标准针对1999版国家标准实施十余年来发现的问题及公文处理工作出现的新需求和新发展，对公文格式要素进行了优化和细化，标准结构更加合理，文字更加精炼、严谨。本文主要对新旧版标准的变化进行了比较，以使标准的使用者能够更快更好地掌握新标准的内容。

2012版国家标准相对于1999版国家标准而言，在标准名称、适用范围、标准结构、公文用纸、公文印刷装订要求、公文要素编排、特定格式公文编排、公文式样等方面发生了变化。这些变化主要为以下9个方面:

1. 调整了标准名称和适用范围

标准的中文名称由《国家行政机关公文格式》调整为《党政机关公文格式》；英文名称由“Layout key for official document of administration”调整为“Layout key for official document of Party and government organs”。

根据《党政机关公文处理工作条例》，对1999版国家标准的适用范围进行了调整，将标准的适用范围从国家行政机关制发的公文扩展到党的机关和国家行政机关制发的公文。

2. 调整了标准总体结构

为使2012版国家标准的逻辑关系更加系统、层次关系更加清晰、规定的内容更加规范，此次修订工作对标准总体结构进行了下列调整：

（1）将1999版国家标准的第5章（公文用纸幅面及版面尺寸）、第6章（公文中图文的颜色）、第7章（排版规格与印制装订要求）三章调整为2012版国家标准的第5章（公文用纸幅面尺寸及版面要求）、第6章（印制装订要求）两章；

（2）将1999版国家标准的第9章（页码）并入2012版国家标准的第7章（公文中各要素编排规则）；

（3）根据《党政机关公文处理工作条例》的相关要求，新增第9章“公文中计量单位、标点符号和数字的用法”，进一步规范计量单位、标点符号和数字在公文中的用法。

3. 调整了公文用纸技术指标

（1）党政机关公文用纸统一采用国际标准A4型纸；

（2）公文纸张白度最小限值从85%降低为80%。2012版国家标准制定时，降低了公文用纸白度的最小限值，但仍符合轻工行业标准要求。

4. 调整了公文印刷装订要求

按总体要求、骑马订和平订、包本装订三个层面，对原标准有关装订要求的内容进行调整，以便提高标准内容的层次和条理性。同时将原标准中的“骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处”的说法调整为“订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处”；并新增“骑马订钉锯均订在折缝线上”的要求。

5. 增加和删除了若干要素并调整部分要素名称

按照《党政机关公文处理工作条例》的相关要求，增加和删除了若干要素，并调整了部分要素名称：新增“发文机关署名” 、“页码”两个公文格式要素，删除“主题词”格式要素，并将原“眉首”改成“版头”，“公文份数序号”改为“份号”，“秘密等级和保密期限”改为“密级和保密期限”，“发文机关标识”改为“发文机关标志”，“公文标题”改为“标题”，“公文正文”改为“正文”，保留“附件”并增加“附件说明”。

2012版国家标准与1999版国家标准中公文格式要素名称主要变化如表1所示。

表1　公文格式要素名称主要变化

6. 修改了若干要素编排规则

在2012版国家标准中，对下面要素的编排做了统一：

（1）份号、密级和保密期限、紧急程度

——份号的字体字号规定为一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

——如需编排密级和保密期限，必须统一顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字。

——紧急程度顶格编排在版心左上角。

——如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（2）发文机关标志

——发文机关标志可以使用发文机关全称或者规范化简称；可以不加“文件”二字。

——发文机关标志上边缘至版心上边缘由25 mm改为35 mm。

——取消了上行文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为80 mm的规定。

（3）发文机关署名、成文日期和印章

——成文日期都要用阿拉伯数字标注。

——加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排；单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章同时下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，一般将各发文机关署名，按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章同时下压发文机关署名和成文日期。

——不加盖印章的公文：在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

——增加签发人职务、签名章和成文日期编排要求：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字标注编排成文日期。

2012版国家标准与1999版国家标准中公文格式要素编排位置主要变化如表2所示。

表2　公文格式要素编排主要变化

7. 细化了信函、命令（令）和纪要格式

针对1999版国家标准对信函、命令、纪要等公文格式的规定不够详细，给实际理解带来歧义和不一致性的问题，2012版国家标准对信函、命令（令）和纪要格式进行了细化，以提高其可操作性和实用性。

8. 新增了7个式样、删除了1个式样

式样是公文格式的具体表现，比标准文本更直观，更具指导意义，因此，2012版国家标准针对1999版国家标准式样较少的情况，在1999版国家标准原有的6个公文式样的基础上，新增7个公文式样，包括联合行文公文首页版式2个、信函格式首页版式、命令（令）格式首页版式、公文末页版式、附件说明页版式和带附件公文末页版式，删除上行文首页式样，进一步规范和细化了公文格式式样，提高了2012版国家标准的可操作性和实用性。

9. 调整了公文中红色分隔线

1999版国家标准中使用了“正线” 、“反线” 、“武文线”、 “文武线”等概念。由于没有国家标准对这些概念进行统一规定，给实际理解和操作造成一定的不便。为避免这一问题，2012版国家标准统一将其称为红色分隔线，并对其粗细程度分别进行了规定。如在发文字号下的红色分隔线表述为“发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线”。