民国档案数字化整理

耿军

摘 要： 信息时代和数字化时代要求我们在理解中国第二历史档案馆馆藏民国档案整理现状及问题的基础上，按照数字化时代对档案整理的新要求，全力做好数字化时代民国档案整理工作。

关键词： 民国档案 数字化 新要求 新实践

目前，我们正面向信息时代，从某种程度上说，信息时代又被称之为数字化时代。在这样的环境下，构建数字化档案馆就成为历史的必然。中国第二历史档案馆（以下简称为“二史馆”）是集中典藏民国时期历届中央政权及其所属机构档案的国家级档案馆，其民国档案整理经过几十年几代人的辛勤劳动，已经取得很大的成绩，并取得许多行之有效的整理经验。笔者拟结合档案数字化工作，谈谈民国档案整理工作的新变化。

一、馆藏民国档案的整理现状及问题

我馆在建馆初期，接收了大量原国民政府国史馆等单位的民国档案。面对这些零乱、复杂、浩繁的档案，在人力有限、整理经验不足的情况下，最初整理时先进行初步整理，编制出可以使用的目录。经过清检、拟订标题、装订捆扎案卷、排列、编号、登记编目等工作，到1953年底，已粗略整理出60个机关档案，编为136442卷，587856宗。

上世纪五十年代中期，为使民国档案尽可能为社会主义建设事业服务，我馆在档案整理方面提出了“两步走”的方针，即把档案的整理工作分成两个步骤：第一步，进行初步整理（又叫粗整），即先区分出全宗，做好分类、立卷、拟定标题、编制档案目录等工作，尽快整理出档案，使之查找利用。第二步，进行细整，即在原来初步整理的基础上，按照科学化、系统化的要求进行细加工，解决当初案卷过于庞大、卷内文件排列无序、未编页号、没有卷内文件目录等问题，完成全部整理工作任务。到1963年，我馆已基本完成馆藏档案的初步整理工作，除整理中剔出待鉴定的档案以外，有152万个卷宗被系统整理，并编有案卷目录，从而适应档案管理和提供利用的需要，较好地发挥档案的作用。

1979年以后，我馆档案整理开始进入第二步整理时期，并对馆藏“国民政府教育部档案”尝试整理，后基本按照这一模式进行。

从上世纪九十年代中期开始，我们还开展了案卷级著录标引等项工作，形成了一系列案卷级目录，并结合专题开展文件级目录编制试点工作。

通过近六十年的档案实体整理，到目前为止，我馆有900多个全宗、180多万卷档案，已形成了多种案卷目录和文件目录体系，实现了有规可循、有目可查的目标。

但是，目前仍存在以下问题，影响到实体档案的保管及档案的利用，同时影响到数字化时代档案馆的建设。

1.部分档案全宗不清。即我馆特有的“一全宗多子号”，尽管在第一步档案整理过后，馆藏部分档案初步改变了整理过粗、全宗混杂的现象，但一个全宗代号内包含两个以上立档单位的档案，有的全宗代号甚至包含十几、二十个以上的立档单位。有的全宗内由于多种原因，其中缺号、“断头全宗”等，这些不便于档案实体管理，不利于档案检索利用。

2.部分案卷过于庞杂。即“一案卷多宗号”，且我馆有部分档案最初整理过粗，案卷过于庞杂，有的一个案卷标题（即一个卷号）下包括几十个乃至数百个卷（我们称之为“宗”）。这些宗根本没有宗标题，不仅严重影响档案信息的开发利用，更使实体档案的保管产生问题，且不能准确统计本馆究竟有多少案卷。

3.案卷标题和标题不当问题。因受当时政治氛围的影响，标题中常有政治性批判词句和“反动”、“匪”等文字。另外，主题内容不清、标题过粗，以类目式、语种式为标题大量存在，严重影响档案信息的开发与利用。

4.案卷大部分还没有装订。久而久之，严重的腐蚀档案有损档案寿命。

二、数字化时代对档案整理的新要求

传统载体档案数字化工作，是档案信息化的重要组成部分，是档案信息资源建设的重要组成部分，是新时期档案事业发展的必然趋势和战略选择，是实现档案信息资源社会共享的根本途径。我馆这次开展的档案数字化工作，是以全面保护档案实体，有效开发利用民国档案为出发点，因此馆藏档案的全面数字化，是势在必行的工作。而开展全部档案数字化工作，对档案数字化前的档案整理工作提出新的要求，即要求有总的原则：充分利用档案原有基础，不改变原有档案实体状况，区别对待档案的不同状况，以全宗为基础、案卷为一保管实体进行（暂不到文件级），做到方便档案数字化、方便档案的提供利用。所谓充分利用档案原有基础，即相信档案前辈对档案整理所作的贡献；所谓充分利用档案原有基础，即馆藏档案基础状况良好、原有档案基础状况一般、原有档案基础状况较差，不同情况宜采取不同的前处理方法。因为档案数字化前处理不等同于严格意义上的档案整理，要使档案尽早数字化，必须“尊重并充分利用档案原有基础”。数字化前处理工作应是：卷内文件次序的排列与编号、破损文件的修裱、以案卷级实体档案为基础，进行著录等扫描前的基础工作。前处理工作应该尊重现有档案整理成果，不必要对档案重新进行分宗、并宗、破卷等现行案卷号重新编订等破坏原有档案实体。当然卷内文件次序混乱、案卷标题明显不反映内容，如杂卷等应处理；对于霉、破、脆档案已损坏档案实体又影响档案扫描的应修裱。

这是基于我馆档案实际状况看，因为只要“有规可循，有目可查”，对档案就不要重新整理，仍应采取过去行之有效的对档案整理采取“大部分不动，小部分加工，避免打乱重整”的方针。对大部分已按照一定方法进行分类整理，编有案卷目录，可以查找利用的不加变动；只有少部分确有严重缺陷和问题，难于管理和查找利用，才采取必要的加工整理，或恢复原来整理顺序工作；“小部分加工”，仅在原来整理基础上，存在什么问题就解决什么问题，避免打乱重整。总之，整理工作有的要符合数字化时代、从民国档案具体情况出发，实事求是地对待存在的某些问题，合理配置有限资源，用尽可能小的劳动换取较大的成果。

因此具体要求是：（1）全宗内每一个案卷每一宗在数字化前，均应有规范案卷标题，准确揭示卷宗内容；（2）每案卷内文件排序规则，鉴别出卷内重复文件；（3）编写卷内文件页码，固定文件秩序；（4）鉴定出案卷可否公开；（5）标志出案卷内特殊档案内容与载体。

三、数字化时代民国档案整理的新实践

全面大量开展档案开展数字化工作，绝非易事。我们依据馆藏各全宗档案整理难易状况、开放利用范围，并结合多年来查档利用中馆藏1/3全宗利用较多、1/3全宗利用较少、1/3全宗很少利用的情况，以及档案保管库房分布等实际情况，制定整个档案数字化方案，计划用二十年时间分三个阶段基本完成馆藏档案数字化工作。

馆藏民国档案尽管已有60年整理，但在很多全宗中由于历史的原因，它们的基础状况并不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，表现为：一是不少案卷内重份文件占有相当比例；二是存在许多庶务及杂项文件（如出勤考核登记表、部分单位内经费报销粘贴簿等），基本没有保存价值；三是卷内文件未编页，无固定秩序；四是部分案卷标题未能准确揭示卷内内容，或表述不恰当；五是部分案卷因时间长久，出现不同程度的破损，亟须挑选出来进行修裱。

面对上述情形，在今年开展的档案数字化前处理工作中，我们根据我馆2009年工作计划，遵循先从内容价值重要、利用率高、整理基础相对较好全宗入手的原则，于2012年开始通过中央直属机关采购中心公开招标，分别与上海中信信息发展有限公司、北京星震同源数字系统公司签订了数字化前整理外包合同，每年整理档案1200万页。当然由于市场因素，外包公司本身并不具有整理编目业务的专业化人才优势，所有整理人员仅在社会上招聘。而具备数字化前整理人员，必须具备极强的民国档案专业、档案整理编目学等基本知识；较熟练掌握和运用档案整理编目技能，如立卷、案卷标题拟写等。纵观几年整个整理工作，我们主要解决了以下几种问题：

一是拟订和修订部分卷宗标题，改变案卷内容与标题不一致的现象。我们认为：案卷标题是档案实体与档案信息之间的连接点，既是反映档案实体的内容，又是构成案卷目录的基础，更是利用者利用档案的窗口。尽管大部分标题较能反映档案内容，但有不少问题，既有档案标题转化为案卷目录出现的问题，更有案卷整理时因时因地或主客观因素标题拟写中的问题。现从馆藏档案实际出发，并借鉴档案目录清理中对不规范案卷标题处理的处理方法，在拟写案卷标题时，要求对照档案实体，在充分阅读档案原件的基础上，客观反映案卷内容，直书其事，不加褒贬。标题拟写的总要求是：基本完整，力争揭示到责任者、内容、时间；且语句通顺、表述全面，最终达到目录与档案实体一一对应，案卷标题反映档案内容的目的。

二是解决一卷多宗的问题。在国民政府交通、邮电、铁道、税务、金融等系统全宗中，一卷多宗现象存在较多，个别卷号达数百宗，排列长度近百米，只有一个简单类目式标题。此次整理，或将部分全宗案卷中的分宗，分别拟写宗标题；或将部分案卷的分宗，因原来分得太细，进行归并，与本全宗内的其他案卷重新编排流水号，消除分宗号。对于多宗，实事求是，在整理馆藏“教育部”全宗中，予以保留；而整理馆藏“内政部”全宗中，予以消除。

三是正确排定卷内文件秩序，将卷内一式多份的重复文件只留一份，其余放在备考表后，只编页，不扫描。

四是编写卷内文件页码，将卷内不同形式的文件稿纸都进行排序，对此借助外力，招聘临时工进行编页。

五是对特殊档案如邮票、商标、书稿、字画、碑帖、照片、实物等做出标识与附注。

六是部分破损档案挑出，送交技术部门修裱。

七是鉴别出部分无保存价值或无扫描价值的档案，使其不用扫描。这些工作使许多重份及无价值文件不再数字化，不仅可以提高效率，而且可以节省大量经费。

总之，数字化时代的民国档案整理工作任重而道远，大有可为。

参考文献：

[1]王可风.历史档案的整理方法[M].北京：人民出版社，1957.

[2]曹必宏.光辉历程——中国第二历史档案馆60年[M].北京：九州出版社，2011.