制作傻瓜化智能表格

马震安

让Excel表格填写更加智能化，这无疑会大大提高表格使用者的工作效率。数据到期自动提醒、单元格输入自动简化，这些都是我们希望实现的自动化效果。

日期到期前自动提醒

某公司是做租赁服务的，对于设备租金有欠款的客户都要到期提前提醒，但是由于租赁的订单量很多，人工查阅提醒信息很费力，所以希望设计到期自动提醒功能，可以根据租赁日期，提前几天用颜色提醒，距离收款日期小于或等于7天的单元格变成黄色，距离收款日期小于或等于5天的单元格变成红色，过期的单元格变成绿色（图1）。

选中需要提醒的列（G列），选择“条件格式→管理规则”，在弹出的窗口中点击“新建规则”，在新弹出的窗口中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式“=AND（G1<>""，DAYS（$G1，TODAY（））<=5）”，点击“格式”按钮设置单元格的填充色为红色，其他条件的设置与之类似。

单元格输入自动替换

在向Excel表中输入数据时，有些文本项目数据需要重复输入（例如教师登记表中的职称一项），按部就班地输入比较麻烦，如果只输入1个数字或字母就能自动代替所需文本项目，就会给工作带来更大的方便。如果在职称列单元格中输入“0”后自动替换为“中学高级”， 输入“1”后自动替换为“中学一级”，输入其他数字后自动替换为“中学二级”，这样输入效率就飞速提升。

选中职称列后，选择“格式→设置单元格格式”，选择“数字”选项卡中分类下的“自定义”，输入“[=0]中学高级；[=1]中学一级；中学二级”。这样，当在这列中输入相应数字并回车后，就变成了相应的文本（图2）。

或在Excel 2013中选择“文件→选项”，在弹出的窗口中点击“校对”中的“自动更正”，“替换”处输入“0”，“为”处输入“中学高级”，点击“添加”；在“替换”处输入“1”，“为”处输入“中学一级”……这样，当在单元格中输入相应数字时，就会变成相应的文本了（图3）。