会议经费审计发现的常见问题及对策

钱洪羽

[摘 要]近期中央密集下发了关于公务接待、因公出国、培训费、会议费、差旅费等“三公”经费节俭令，部消防局也结合消防部队实际印发了《关于厉行节约反对浪费严格经费管理的意见》，目的在于紧紧围绕部队防灭火和应急救援工作中心，严格控制三公经费和行政消耗性开支，集中财力办大事，不断提高经费使用效益，为建设现代化公安消防铁军、圆满完成各项工作任务提供强有力的保障。这里笔者就会议经费审计发现的几种常见问题进行归纳梳理总结，供大家参考。

[关键词]会议经费；审计；问题；对策

会议经费控制的重要性、艰巨性和紧迫性日益凸显，如何加大会议经费使用情况的审计监督力度，建立健全和完善会议经费控制制度，是审计工作必须重视和深思的课题。

一、会议费审计中发现的主要问题

1.会议费无预算或预算编制不够完整和具体。一是开会不报批，想开就开，列支会议费无预算；二是部门（单位）编报、财政部门批复下达给各部门的年度部门预算指标中，会议费预算无具体支出事项内容，没有分性质和工作量逐项确定开支标准。

2.会议经费内控制度不健全。不少单位会议经费内部管理较薄弱，如列支会议经费，无预、结算清单或明细项目（如参会人数、天数、会费开支标准、会议预算、结算金额清单等相关资料），无会议相关文件材料（如会议议程、会议签到等佐证资料）；有的会议经费先行支出但未见书面审核；有的会议经费发票真实性难以确定或报销票据不规范；有的会议经费结账模糊，分不清是一次会议一结，几次会议一结还是一段时间会议一结，也分不清结的是哪些费用；有的开票单位有宾馆、酒店、旅行社等，但是没有写明具体提供哪些会务服务，有的开票单位甚至根本不具备承办会务服务的资质。

3.超额业务招待费挤占会议费。受业务招待费支出金额和比例的限制，不少单位为防止大量超支，就采用各种手段掩盖业务招待费超支的现实，粉饰财务报表。最常见的就是将部分业务招待费转嫁到会议费上，这已经是公开的秘密。他们把超支的业务招待费变成宾馆、酒店等开具的会议费发票，从而为超支的业务招待费披上合法外衣。同时，私人请客、宴请领导、朋友聚会等私人交际目的的招待费也堂而皇之地出现在其中。业务招待费屈身一变为会议费，容易找到貌似合理的支出理由或借口，容易逃避相关部门的监督检查。

4.小会议大预算虚列会议支出。虚增会议经费支出并返利的现象已成为宾馆、酒店业拉拢客户的“潜规则”。有的宾馆、酒店为招揽客源，对会议组织者实施返利行贿。因此，个人凭借会议组织及结账的职务便利，将储值卡等套现资金流入自己腰包，这实质是贪污会议经费的行为。有的单位为套取专项资金，在财政资金预算支出中故意做大会议经费，虚列会议成本套现设立“小金库”。有的单位隐瞒召开会议取得的收入，经费结余账外存放或私分；有的单位将会议结余资金存放在承办单位，套取现金；有的单位没有将会议购置的设备和器材入法定账套，形成账外资产或者挪为私用。

5.虚构会议套取会议项目资金。如果单位会议费项目经费预算足够多，完成预算执行也会成为问题。若不需要花光全部经费也可以完成会议费预算，有些人便打起了“多余经费”的主意，以虚假的会议通知和会议费发票报销会议费，便是他们套取财政资金的一条途径。从会议通知、会议安排、与会人员的名单、签名，到申请单、领导的审批件、会议费发票，凡是需要附在记账凭证后面的资料，全部编造一份，使本不存在的会议看起来手续完备而真实。

6.变相公款送礼。一些单位为了所谓的业务发展需要，将财务上无法报销的购买礼品支出，由宾馆、酒店通过换开发票的形式，摇身一变为会务费，从而逃避监督。购置的各类礼品、纪念品，数量、规格、档次都节节攀高。除了赠送上级单位、兄弟单位、业务往来单位等外，还掺杂了私人的礼尚往来。有的将对上级部门的节日慰问，礼金，参加有关单位的开业、奠基和搬迁等礼金支出转嫁到会务费上。有的索性把会议经费先预存进宾馆、饭店或会议中心的专门账户，用于自己或小团体的后续高档娱乐消费，或授权、馈赠利益关系方的签单消费，有的甚至用于个人私下提现送礼行贿。

7.变相公款旅游。有的单位利用异地开会，包含所谓的参观考察，进一步创新拓展为夹带旅游功能的变相公款旅游。一张旅行社或旅游公司发票，不仅包括往返旅费、住宿费、旅游景点门票等，还包含礼品、纪念品等额外福利。于是，会议经费被用于参会者的福利工具，有的还延伸到家庭成员、亲朋好友，甚至作为邀请相关部门异地开会的礼尚往来用途。往往开会地点都是热门旅游路线，而会议后没有任何与会议有关的议题与成果。有的单位则索性将参加旅行社旅游的费用直接转嫁到会务费上。

8.套现发放职工福利。有的单位为了提高整体福利待遇，解决资金来源途径，扩大额外收入列支梁道，弥补规范津补贴后的所谓损失。采用会议经费发票套取现金发放职工福利，如由宾馆、酒店代为购买各类消费卡、健身卡等发放给职工作为奖金、补贴，或代为购买职工年货、月饼、粽子等，然后用宾馆、酒店加上手续费后开具的会议经费发票列支。有的将应由职工个人承担的费用作为会议经费集体报销。这样的普惠性福利发放，掩盖了单位真实的收入水平，不易被外界关注，同时单位领导赢得了所谓的支持率。

9.利用会议公司“洗钱”。会议费的违规行为，以前往往发生在单位内部宾馆或定点饭店召开的会议。因为所有这些行为，都需要取得与实际情况不符的发票才能顺利实施，需要承办会议的宾馆饭店进行配合。近年来，随着对内部宾馆的清理和对定点饭店的规范，随意取得会议发票不再那么容易，这时又衍生出一个新的中介机构——会议公司。会议举办方将会议交由会议公司承办，会议公司负责联系宾馆饭店，并与宾馆饭店进行结算；而会议举办方直接将会议费打入会议公司账户中，用会议公司开其的发票入账，招待费、礼品、高档烟酒等通过会议公司购买、支付后统一开具会议费发票；会议结束后，会议公司将会议举办方支付的资金和实际支出金额之间的差额在扣除一定的营业税和劳务费后，直接提现交由会议举办方相关人员。这样既免去了取得与实际金额不符发票的障碍，又由于会议公司专业的“洗钱”能力，给监督检查部门的核查带来了更大的困难。

10.会议费转移到下属单位或二级机构。不少单位为了逃避监督检查，将部分会务费转嫁给下属单位，由下属单位分散列支。如某单位的几笔会议费会计凭证摘要显示为上级单位召集会议，后面只有几张酒店发票和消费卡发卡公司的发票，经过与该单位核实，确实是为上级单位列支有关费用。

二、会议费审计的主要内容

1.审查会议经费资金来源合规合法性。会议经费的资金来源是确定会议经费审计方案的基础。如会议经费是财政资金，要审查会议经费是否有立项、预算计划等相关审批手续。如经费来自其他渠道，要查看是否有向下属单位或有业务往来单位摊派会议经费的情况。同时，要审查会议的立项、预算计划、实际筹资与开支的差异性，判断资金来源方面存在的其他问题。

2.审查会议相关资料齐全完备性。会议相关资料包括立项、审批、举办过程、财务收支等资料。其中立项资料包括举办会议的依据文件、申请报告，会议经费来源和使用的预算报告，审批资料包括会议名称、地点、天数、人数、议程、经费来源与额度，审批签字情况等；举办资料包括会议名称、地点、议程日期表、参会人员签到表、会议主要材料等；财务收支资料根据情况不同，如果是委托办会，需要附受托方的结算明细清单、票据、合同等。如果自办会议，要办会经费使用明细清单，如果大型会议，要有物品或设备器材等购置和使用清单，制作工程或服务的承包劳务合同，涉及大额经费还要有招投标程序，最后是决算报告等资料。

3.审查会议经费审批程序的健全合规性。会议经费的审批程序是否健全，是确认举办会议活动合法性的重要依据。举办大型会议或活动须报请相关部门审批同意，其中申办、承办和举办国际会议或活动还须履行外事审批程序。有些单位可能没有建立健全会议经费管理制度或办法，可以先比照行政和财政管理体制，办理会议经费的审批程序手续。如果没有相应的立项批件和预算计划，相关经费就不得列支会议经费。

4.审查大型会议相关内容是否经过招投标程序。有些大型会议需要租场地、器材、布展、运行管理等，内容较多。一些主办单位为了方便起见，将会议交由相关公司协助承办，并支付一定的服务费。根据《政府采购法》和政府集中采购目录的相关规定，对政府采购服务项目，单项达到一定金额以上就必须进行公开招投标。因此，审计要关注这些承办公司的确定是否经过公开招投标。如果应公开招投标而没有履行该程序或明招暗定，要进一步审查是否有相关人员以权谋私或利用职务之便收受贿赂的情况。

5.审查会议经费收支的真实完整性。审查会议经费收支的真实完整性、财务处理的规范性是会议经费审计的关键步骤。其一，要审查会议经费收入的完整性。通过核对出席人员签到表、收款收据等，审查是否存在隐瞒收入，如果涉及商业赞助，还需要审查赞助收入是否全额纳入收入管理。其二，要审查会议经费支出的真实合法性。不少单位为了虚列会议经费，会采用各种手法。如虚开住宿时间或房间数量，将招待费虚报成会议费或将部分会务费转嫁给下属单位，分散列支。因此，要通过审查参会人数、就餐和住宿记录，审核经费使用审批程序是否完善，是否有虚假列支，不合理支出或贪污浪费等情况，识别会议费的真实性。

6.审查会议经费使用的合法合规性。根据会议经费使用中出现的常见问题，审计中就要注意关注单位是否存在置换招待费、变相公款送礼、变相公款旅游、返利受贿私分、套观发放职工福利、费用转嫁给下属单位等情况。因此，要仔细核对会议资料，计算住宿人数和天数等，准确核实会务费；仔细查阅场地租赁协议、餐费的消费清单、交通用车记录等，识别会务费真实性。必要时要延伸审计下属单位，核对会议方案、内容、规模等，数据量较大时，可采用年度趋势分析法，观察审计时间段内数据是否有异常，查看是否存在与下属单位无关的会务费支出。

7.审查会议经费结余和物资处理合法合规性。根据规定，召开会议取得的各项收入必须统一纳入预算管理，属于财政资金安排的会议活动费结余应全额上交财政。因此，要审查是否存在隐瞒会议经费结余，账外存放的情况；是否有未经审计，自行结算的情况。必要时，要延伸审计会议承办单位，审查有无将会议结余资金存放在承办单位形成账外“小金库”的情况。一般会议购置的设备和器材等都应登记入账，会议购置或赞助取得的各项财产物资在会议结束后应列入单位固定资产，或及时变价上交财政。

三、完善会议经费管理的建议和对策

1.加强会议经费内控制度。提高财经纪律和廉政纪律的执行力，严格预算编制与执行，规范费用支出审核，强化会计核算，做到一会一结算。应制定明确、规范和细化会务费管理规定。具体到财务报销凭证应附会议通知、细化预算、费用支出明细、支付凭证等。要明确规范会议经费支出的责任界限。

2.强化会议经费预算管理。合理编制会议经费预算，提高科学性和可操作性，尽可能细化预算。要严格按照预算批复执行，控制项目和金额支出，进一步提高预算执行的及时性和有效性，减少会议经费支出的随意性和盲目性。定期分析经费支出的预算执行情况，提高经费使用效率。

3.严格会议经费审批程序。单位领导、财务及会议经办人要明确各自在会议经费管理工作中的责任。单位分管财务的领导要严把会议经费的审批关。

4.规范会议经费台账。财务人员在支付会议经费的同时，要建立会议经费台账，与记账凭证、原始凭证相关内容对应。主要包括：一是立项资料。包括举办项目的依据文件、申请报告、经费来源和使用的预算报告；二是审批资料。包括举办项目的具体情况、经费来源与额度、审批签字等情况等；三是举办情况资料。会议项目包括级别类型、会议地点、会议议程及天数（议程日期表）、参加人数（签到花名册）、会议主要材料文本集、财务成员及负责人名单与分工等；四是财务收支资料。收据领用、使用、缴销记录、银行账户及账号，财务收支账册及记账凭证与报表，物品购置清单、入库验收单、出库审批单、设备器材购置清单等；五是结算资料。包括立项批件、预算计划、实际筹资与实际开支，通过数据之间的差异性，判断项目经费来源方面存在的其他问题。

5.审查支出的真实性。通过走访调查审计法、追踪资金流向审计法、实物观察与计量审计法和分析性复核审计法。主要包括：一是召集有关人员座谈，了解部门、单位在会议费的管理程序和操作流程，研究探讨在会议的管理上，各单位和部门是否存在着计划、预算和实际执行之间相互脱节等问题；二是了解承办单位的业务处理流程，摸清承办单位内部的结算关系，关注部门间的对接方式，是人工还是宾馆业务系统自动结转等；三是进一步核实其提供的会计记录的真实性、完整性、合法性和一致性，通过审计人员的分析与复核，作出具有证明力的审计结论，从而揭示出问题存在的根源。

6.关注资金利用的效益性。主要通过结构分析、趋势分析、比率分析、对比分析、横向上采用多个单位，纵向上采用多个年度，从整体层次对会议费的情况进行全面系统地分析，把握其主要特点、规律和趋势，充分追溯问题的根源。

7.加强审计监督力度。审计部门在预算执行审计、经济责任审计和其他常规审计时，应有针对性地加大对会议费的审计力度，将会议经费支出情况作为一个重要指标。特别是大额会议费支出，要运用分析性复核和专业判断。对有疑问的会议费要进行延伸审计和调查；发现舞弊问题，严格依法处理。

8.严格管控会议培训。召开会议必须坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量和规模，严格落实会议审批制度，严格执行会议费标准和管理办法。必须事先报批会议计划和预算，会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。会议期间，不得安排宴请，不得组织旅游以及与会议无关的参观活动，不得以任何名义发放纪念品。未经批准以及超范围、超标准开支的会议费用，一律不予报销。经批准召开的会议，尽量使用部队内部招待所、礼堂和会议室，在外召开的会议安排在四星级以下（含四星）地方财政部门定点饭店，严禁在党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。研究工作、起草材料、编辑书籍等日常性工作，不得以集中办公等名义租住招待所（饭店）。严禁违规使用会议费购置办公设备，严禁列支公务接待费等与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金。严禁在培训经费中列支会议费、公务接待费等与培训无关的任何费用。

9.加大媒体宣传力度。要利用报刊、电视、网络等媒体，加强舆论监督的力量，增加公务经费开支的透明度和社会能见度。加强适度公开力度，将会议费支出情况定期在一定范围内公开，接受公众监督。这样可以“倒逼”财政观念和廉洁意识的提高，防止因会议经费支出衍生的其他腐败行为，确保财政支出的纯洁性。

会议费涉及面广、涉及人数多、涉及事情复杂，不仅“利益交互”，而且“权力交错”，最主要的是一些单位管理不严格，问责不到位。因此，强化审计监督势在必行。

······参考文献·····························

[1]党政机关厉行节约反对浪费条例[S].2013.

[2]中央和国家机关会议费管理办法[S].2013.

[3]公安现役部队审计教程》[M].中国人民公安大学出版社，2007.

[4]关于厉行节约反对浪费严格经费管理的意见[M].2014.

（作者单位：上海消防总队政治部）