档案管理：开启数字化大门

■文/储华

档案管理：开启数字化大门

■文/储华

社保业务档案管理是实现“记录一生、保障一生、服务一生”的基础性工作，关系到广大参保对象的合法权益。2002年起，上海市社保中心针对业务档案数量大、查询利用需求高、任务繁重人手少的问题，开始探索业务档案数字化管理。十多年来，上海市社保中心业务档案数字化系统从无到有，从有到优，经过不断改造升级，逐步建立起了功能完备，高效平稳的数字化系统。

确立管理模式是关键

目前，社会各行各业档案数字化的管理模式多种多样，不一而足，由于在档案数字化过程中需要共享业务经办数据信息，如档案的检索、档案的形成年月等，因此，档案数字化系统与业务经办系统有着密切的联系，离开业务经办系统的数据信息支撑，档案数字化工作就难以正常开展。与此同时，数字化信息系统的管理模式也与工作实际紧密联系，相互匹配促进。管理模式决定了数字化工作的业务流程和功能实现方式，是建设数字化系统首先需要深入研究的核心问题。

档案数字化管理模式可以分为两大类：一是从数字化工作的集中度划分，可以分为集中式数字化和分散式数字化两种模式。所谓集中式数字化就是将单位系统内形成的所有业务档案归集在一起，进行集中数字化；分散式数字化就是在单位系统内各经办机构均建立功能相同的数字化系统，各自完成本单位形成的业务档案的数字化工作，通过网络可以实现系统内信息共享。二是从与业务经办系统的融合度划分，可以分为与业务系统彼此整合和独立数字化系统两种模式。所谓彼此整合，就是将数字化的某些工作环节嵌入业务经办系统，成为业务经办工作的一部分，如可以将扫描成像环节嵌入到业务经办系统，实现实时信息共享；所谓独立系统就是档案数字化独立于业务经办系统之外，自成一体完成整个数字化工作，可以通过技术手段实现业务经办系统与数字化系统的信息共享。

确立数字化工作的管理模式至关重要，上述不同管理模式总体上没有好坏优劣之分，不同的管理模式需要不同的业务流程与之匹配，在功能实现上也各不相同。因此，应该从实际出发，从机构设置、管理体制、业务经办特点、地域条件、人员配备等方面综合考虑，来确定数字化工作模式。

目前，上海市社保中心采用集中式、独立数字化系统开展业务档案数字化工作，选择这一模式主要是基于以下考虑：一是上海市社保中心在行政管理上实行市、区两级垂直管理体制，全市各分中心业务经办制度和规则完全一致，使用全市统一的业务经办信息系统；二是业务经办人手紧任务重，且办公场所空间普遍相对狭小，不满足分散式数字化的工作要求；三是业务经办系统早于数字化系统开发运行，将后开发的数字化系统融合进业务系统难度很大；四是上海市相对外省市行政区域面积较小，能够较为方便地汇集各社保分中心业务档案，实施集中式数字化处理。

萧军/摄

优化技术手段是支撑

从初创时期将保证业务文档分割正确、影像清晰完整、检索信息正确等作为工作重点，到目前追求精细化、标准化管理，把强化质量控制，注重过程控制作为工作重心，十多年来，数字化系统经历了一个逐步完善发展的过程。目前，上海社保业务档案数字化系统是多个承担不同工作任务和工作环节的有机组合，包含了16个工作环节（其中9个为人工操作环节，7个为后台自动运行环节）、各项功能齐全完备的系统。纵观所有功能，其中，档案成像、质量检验、获取索引、数据挂接（关联）、影像数据复核与抽检、综合处理构成了档案数字化系统的主要环节。

面对社保各类业务档案，为适应不同管理要求，当时在系统设计时，上海社保中心就采用了各功能模块化可配置的技术手段，使得业务档案数字化各环节，以及各环节的前后次序，可以根据档案数字化的不同要求实施动态配置。按照质量控制要求，在数字化加工流程中，可以方便插入或取消某些功能模块，如增加全量档案影像抽检环节，抽检比例采用参数化管理方便调整。

规范档案管理是基础

数字化管理基础可分为数字化工作过程管理和支撑数字化工作的档案基础管理两个方面，相比较后者更为重要。在工作实践中，上海市社保中心意识到没有扎实的管理基础，没有规范的档案管理，是难以做好档案数字化工作的，因此，多年来，特别是在2009年人社部和国家档案局联合颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）颁布后，上海社保花大力气调整与《规定》不相符合的方面，全面梳理完善各项档案管理制度、规程及工作制度，优化业务档案管理流程，提高市、区两级经办机构档案管理人员业务素质和操作技能，运用信息技术从源头抓档案管理，保证业务材料应归尽归，整理立卷规范有序，以此夯实管理基础，提高档案管理规范化程度，以满足数字化工作对档案管理的要求。

规范的档案管理之所以重要，是因为档案数字化系统严格遵循业务档案管理要求，业务规则已经固化在系统功能中，每个环节都固守着业务规则，因此，在传统管理方式下有时难以被及时发现的工作差错，如档案分类差错、业务材料遗漏收集、缺少主件业务材料等，在数字化处理过程中，将被一一发现，如不予纠正，则涉及差错的业务档案将无法进行后续操作，这样既影响到工作正常开展，也影响到档案影像按时提供查询利用。因此，档案的规范管理是档案数字化的基础，换言之，档案数字化对档案管理提出了更高要求。

管控业务过程是保证

上海市社保中心对业务档案数字化的加工周期及工作质量是有明确要求的，总体上是上月新增业务档案必须在本月加工完毕，次月提供查询利用，同时，虽然系统固化了业务档案管理规则，但毕竟是由人来操作的，因此，操作人员的责任意识、业务能力和操作技能也很重要。

为保证业务档案数字化工作质量，上海市社保中心主要采取以下两个措施：一是业务培训与考核激励相结合。开展有针对性的业务培训，提高操作人员业务素质和操作技能，使每位员工都能胜任本职工作，同时，一方面制定员工工作业绩考评制度，通过系统实时记录每位员工工作完成的质量数据，每月进行工作考核，工作业绩与个人报酬挂钩；另一方面开展工作点评活动，激励先进鼓励后进，促进质量提高。

二是过程控制与现场调度相结合。通过后台控制界面，管理人员实时掌握工作进度、各环节工作任务积压情况、各环节人员配备等情况，如发现某环节任务积压多来不及完成，同时也造成下道环节任务不足，将影响整体数字化工作进程的情况，就及时调配异常环节人员配备，始终将各环节人员配备控制在合理范围，从而保证数字化工作总体流畅稳定。

档案管理重在利用

管理好档案的最终目的是为了能够有效查询利用，上海市社保中心依靠业务档案数字化的优势，在发挥档案日常查询利用基本效用外，积极思考推进社保业务经办规范化程度、提高业务经办效率和质量的方法和途径。

为单位开展内部专项业务核查提供支撑。为不断提高业务经办规范化程度，上海市社保中心建立了内部业务核查机制，每年根据业务经办实际开展业务核查。有时一项业务核查需要调阅成百上千份业务档案，以往在手工管理方式下，只能依靠翻阅大量纸质档案完成，费时耗力；档案数字化后，在查询利用系统支撑下，可以快捷调阅到所需档案影像，工作效率成百倍提高。

促进行政诉讼案件的稳妥处理。在社会保险行政争议处理工作中需要社保经办机构提供相关的证据材料，业务档案数字化后，工作人员不再需要从一堆纸质档案中去寻找相关的证据材料，通过影像查询系统，就可以及时查询到参保人员从参保新进、补缴、在各单位间转入、转出到养老金核定甚至养老保险终止等所有业务档案影像。这不仅可以全面反映经办的真实情况，而且确保了证据的全面和完整，从而使应诉证据材料准备工作得到有力支撑。

为内控工作的开展提供了强有力的技术支撑。上海市社保中心在业务经办方面建立了较为完善的内控制度，对于社保经办业务中情况复杂的经办业务，需要进行社会保险稽核及内部控制督查。业务核查工作核查时间紧，证据要求高，在以往的证据收集过程中耗费了大量时间，制约了工作效率提高。业务档案数字化后，这一状况得到彻底改变。核查人员通过参保人员的个人身份证号、社保登记码、姓名以及所在参保单位的单位登记码、单位名称等关键信息，能够迅速查找到相关业务档案影像，并根据业务变更数据在电脑上逐一比对，以确定业务经办是否符合政策规定，申报材料是否正确、完整，经办、审核等是否规范、准确，极大地提高了工作效能。■

作者单位：上海市社会保险事业管理中心