数字网络技术在职业学院档案管理工作中的应用

韩玲

摘 要：学校档案是对学生学习以及思想状况的真实记录，对学生今后的发展具有重要的意义。随着信息技术的发展，网络技术已经逐渐的渗透进学校档案管理工作中来，并且有着不可替代的应用价值。本文主要针对数字网络技术在职业学院档案管理工作中的应用进行了分析，从几个方面进行了深入的分析，希望能够推动学校档案管理工作的发展。

关键词：数字网络技术；职业学院；档案管理；应用

近年来，信息技术的不断发展使得我国逐渐的走进信息化和数字化的时代，计算机网络技术在各个领域中都发挥着重要的作用，包括目前一些院校的档案管理，为迎合社会发展的需求，方便快捷的进行档案的管理，一些学校建立了电子档案电子档案不同于以往形式的档案，更加便捷同时有效的减小了传统管理带来的难度。学校档案的管理对于整个院校来说是具有非常重要的意义的，将数字网络技术融入到职业学院的档案管理中来，不仅能够方便管理节省大量的人力、物力和财力，还能够有效的提升学校档案管理的水平。网络技术在档案管理中有着重要的应用价值，具有重要的意义。

1 加快学校档案管理观念的改变

网络数字化在人们生活中的应用越来越广泛，对于人们生活的影响越来越大，人们也逐渐的习惯利用数字网络来提升工作效率。在人们的印象当中，档案管理无非就是将一本本档案统一规划管理，大多数都是纸质形式的，这样的形式需要的存储空间是非常大的，一旦需要查找过程也是非常繁琐的，但是信息技术的应用改变了人们对于档案管理的这种传统观念，计算机的运用是非常普遍的了，学校方面需要转变观念，档案管理人员要学会利用计算机网络来管理档案，提升自身的管理素质，彻底的转变学校的档案管理观念，推动学校档案管理建设的发展。

2 加强信息资源的共享

人们对于信息的需求量以及信息的更新速度也是推动信息时代的动力，在当今这个社会形势下，人们对于信息资源的需求量是非常大的，报纸杂志上面的信息毕竟是有限的，人们需要大量的购买或者是借阅才能够实现信息资源的共享。职业学院的档案管理也是如此，如果其他部门需要用到档案，需要到指定的地点进行查找才能够获取，其间的过程是非常复杂的，如果单独建立一个包括收集、整理、加工、保存以及利用等程序的文献部门几乎是不可能的，所以说建立一个独立的信息资源系统是非常必要的，对于资源的统一管理以及优化档案管理系统都是非常有效的。

3 提高档案管理者的素质

学校的档案管理工作也在不断的发展和更新，以往的管理工作中对于管理者自身的素质并不是很在意，導致在管理的过程中经常会出现一些问题，自身的责任心不强以及综合素质能力比较低等都是造成档案管理出现差错的主要原因，因此有必要更好的提升档案管理工作的。数字网络技术的应用对于提高档案管理者的素质也是非常有帮助的，从最基本的来说管理者必须要具备一定的计算机操作基础，还应该具备扎实的档案管理的理论知识，能够为学校数字化管理档案做出贡献。管理人员在上岗之后，还应该定期的参加培训，由于计算机技术的更新速度是非常迅速的，如果仅限于自身掌握的一些基础知识，那么迟早会被这个日新月异的信息化社会所淘汰，应该在技术方面跟上时代的发展，不断的提升自身的综合素养，做好本职工作的同时，大力的促进学校数字化档案管理工作的落实。

4 建立健全档案信息的安全保障系统

任何事物都是具有双面性的，既有好的一方面同时也有一定的隐患，网络技术下档案管理工作的建设也是如此，虽然说网络技术能够为档案管理提供更加高效、方便快捷的方式方法，同时能够给节省大量的人力物力，使得档案的管理、查找以及共享更加的方面，但是网络技术也存在着一定的安全隐患，档案毕竟包括学生个人信息，具有一定的隐私性，但是网络平台是开放性的，在建设的过程中应该确保信息的安全性，在应用的过程中一般都会采用安全保密系统，以此来确保档案信息的安全性和完整性，充分的利用现代信息技术，利用先进的技术来建立完善的安全保障系统。有了网络档案系统，档案的管理也更加的方便快捷，还可以通过备份和存储的方式来保证档案的安全性， 不会出现档案丢失的现象，网络技术的应用使得学院的档案管理更加具有安全保障。

5 构件云计算信息处理平台

云技术主要是透过网络将庞大的计算机处理程序自动拆分成无数个较小的程序，一般都是通过网络技术可以直接给用户提供服务，这是一项高新技术，网络服务者在数秒之内就可以达成数以千万甚至亿计的信息，速度非常之快。主要是分为云计算以及云服务两种模式，云计算是比较常见的，通常用到的网络搜索引擎以及网络信箱等都是云计算的形式，只需要操作者输入简单的命令就可以获得大量的信息。云计算在未来的发展中也有很大的发展潜力，可以为更多的应用服务提供技术支持。云服务就是利用虚拟的形式将信息提供给用户。在网络档案的建设过程中，主要是围绕着基础设施来建设的，可以最大程度上实现资源的共享。根据学校的实际情况，可以结合档案管理工作来将一些重要的档案上传到学校的公共云里，这样一来这些档案就可以永久性的保存，并且管理起来也会更加的方便快捷。

总而言之，我国当前的信息技术发展的十分迅速，利用网络进行数据的处理变得更加的方便快捷，网络技术的应用在很大程度上提升了管理的效率，将这一技术应用到学校档案管理当中，能够有效的提升管理的效率，同时还能够实现资源的共享。建设一个专属的网络档案信息平台能够加强学校的管理工作，结合现代技术对一些数据进行快速的处理，不断的提升档案管理的水平，在一定程度上进行创新和发现，迎合现代社会的需求。

参考文献

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