新时期社区矫正人员档案管理途径探析

段华梅

摘 要：社区矫正人员档案管理是监督矫正人员思想变化和行为表现的重要依据，对于监督矫正人员能否顺利回归社会具有重要价值，理应受到各地司法行政机关的高度重视。本文针对当期社区矫正人员档案管理的内容和特点进行了分析，在此基础上，提出了新时期社区矫正人员档案管理的优化途径。

关键词：社区矫正人员；司法行政机关；档案管理

社区矫正是一种非监禁刑罚执行活动。社区矫正人员档案管理是监督矫正人员思想变化和行为表现的重要依据，对于监督矫正人员能否顺利回归社会具有重要价值。

1 当前社区矫正人员档案管理的内容

一是社区矫正监督管理资料。社区矫正还属于刑罚执行的延续，社区矫正人员的监督管理由司法行政机关所成立的社区矫正机构负责。对于社区矫正监督管理资料的内容包括矫正人员相关判决书、裁定书、决定书、执行通知书等在内的正式的法律文书以及关于社区矫正启动、执行与终结的记录文书；二是社区矫正教育矫正资料。教育矫正是社区矫正的关键所在。教育矫正资料包括：矫正人员教育记录、社区监管人情况、矫正人员思想教育、法制教育以及心理健康教育等方面内容；三是社区矫正帮困解难资料。地方司法行政机关应当为社区矫正人员提供针对性的帮助。帮困解难资料主要包括：社区矫正人员的就业、就医、经济状况、生活来源、身体状况、社会关系、社会交往等方面内容记录。其中就包含了社区矫正人员申请社会福利或社会救助等方面的重要材料。

2 当前社区矫正人员档案管理的特点

2.1 动态性

档案管理本身具有动态特性，社区矫正文书的种类与内容都具有不断创新的本质。社区矫正人员的档案管理会随着矫正人员的生活、工作、思想、社交等变化而不断改变，在内容上由于记录材料的增加，使得矫正人员的档案管理所包含的文件材料越来越多。例如。定期对矫正人员进行考核，其思想动态和行为表现都会生产新的记录材料。社区矫正人员的档案管理必须及时做好新材料的补充工作。

2.2 规范性

目前，在社区矫正文书格式这块已经形成了同样的格式要求，《 社区矫正执法文书格式》 是社区矫正档案管理的重大突破，提高了國家整体社区矫正的规范运行，有利于社区矫正人员的异地管理，推进了社区矫正工作的制度化建设。社区矫正工作根据《格式》要求，明确了20种社区矫正文书类型，要求做到简洁、清晰，能完整呈现事实。所以，社区矫正档案管理更加规范，工作效率有所提高。

2.3 保密性

社区矫正档案管理包含了矫正人员的个人信息，涉及到矫正人员的个人隐私、犯罪事实、社会关系等等，所以具有很强的保密性，不经合法程序不得泄露。社区矫正档案管理会由专人负责保管，有严格的查阅和借阅规定，不等复印矫正人员的档案资料，防止给矫正人员隐私权带来侵害。

2.4 专业性

社区矫正档案管理是一项专业性极强的工作，要求对活动的数据和信息准确记录，文件名称繁多，有一定的管理规律，需要有司法行政机关所承担。实际工作中，司法行政机关要重视其社区矫正的专业性，要制定合理的管理制度和有效的管理办法，要则专业的管理人员负责，保证社区矫正管理的专业性。

3 新时期社区矫正人员档案管理的优化途径

3.1 严格控制社区矫正文件的形成质量

文件是构成档案的主要元素。社区矫正档案管理的对象主要就是有关社区矫正的记录文件。社区矫正档案说直接点就是社区矫正各个环节的记录。而这些文件记录需要通过一定的方式转化为档案，所以，文件形成的质量直接关系到档案的质量。各司法行政机关在社区档案管理中，必须加强对社区矫正文件形成质量的严格控制，对文件的形成者要进行全面的文书格式培训，从源头上确保每一个文件形成者都具备扎实的文件形成知识和技能，要对文件的形成、整理、归档、留存等程序严格把关，保证社区矫正文件形成质量的实效性和全面性，从而从而社区矫正档案管理质量的提高。

3.2 提升社区矫正档案管理人员的素质

现阶段，社区矫正档案管理存在一个很大问题就是档案管理人员的专业性不强，具有社区矫正档案管理和法律知识的专业社区矫正档案管理人员有所欠缺。许多地方的社区矫正档案管理人员的专业知识缺乏，档案管理工作依靠的是自身的经验，这些都不利于社区矫正档案管理工作的有效开展。因此，各地司法行政机关要充分重视社区矫正档案管理的重要性，要安排专业的档案管理人员进行工作。同时，要采取有效措施提升社区矫正档案管理人员的综合素质，要定期组织档案管理人员进行培训和交流，不断丰富档案管理的理念和知识，增强档案管理的能力，探寻出更加高效的社区矫正档案管理办法。

3.3 推进社区矫正档案管理的规范运行

制度是保障，各地司法行政机关要完善社区矫正档案管理的规章制度，要做到权责明确、责任到人、程序严谨、落实有力，用制度管人管事，及时改进制度中的不足之处，结合其他地方先进的管理办法，推进社区矫正档案管理工作的规范化和标准化建设。在司法行政机关建立的社区矫正档案管理制度方面必须包含档案管理人员的职责；档案管理材料的收集、整理和归档制度；档案的查阅、借阅、保管和保密制度等内容，要确保社区矫正档案管理的每一项工作都有章可循。

3.4 强化社区矫正档案管理的有效监督

在社区矫正档案管理中，要严格监督档案管理人员的行为，对于社区矫正人员的档案，要保证“一案一卷”的原则，做到及时立卷归档。各地司法行政机关要对社区矫正的立案卷进行严格审核，责专人进行装订和保管，保证组卷的质量。严格保证社区矫正档案管理的工作考核质量，要将执法主体和程序是否合法、 执法文书是否齐全、 执法文书格式是否准确、思想汇报（ 电话汇报） 是否及时有效等内容包含进去。司法行政机关要做好考核审查，健全考核机制和激励机制，对于表现优秀的档案管理人员要给与表扬和奖励，对于不合格的档案管理人员要督促其改造不足，从而实现对社区矫正档案管理工作的有效监督。

3.5 实现社区矫正档案的信息化管理

随着信息技术的发展，档案管理工作也迈入了信息化管理行列。利用现代信息技术对于提升档案管理的水平，促进档案管理效率的提升有着十分重要的意义。当前，各地司法行政机关也已建立了电子档案管理系统，提高了执法监管的质量，能够有效地对社区矫正人员进行监管和教育。因此，各地司法行政机关要进一步加强社区矫正档案的信息化管理，做好纸质档案和电子档案同步发展，社区档案管理人员要能够熟练地利用计算机和网络技术，要将纸质档案的内容及时输入到电子档案中，形成及时有效的电子档案数据库，并做好数据保存工作和保密工作，防止数据泄露。司法行政机关要及时更新电子档案管理系统，要做好系统的维护和升级，推进社区矫正档案管理工作效率的不断提升。

总之，实现社区矫正人员档案管理的有效发展，是当前法制建设的重要工作之一。各地司法行政机关要充分认识到社区矫正人员档案管理工作的必要性和重要性，从社区矫正人员档案管理的实际出发，采取有效措施来不断优化社区矫正人员档案管理的途径，实现社区矫正人员档案管理的创新发展。

参考文献

[1] 李娜，余翔. 社区矫正档案制度初探[J]. 兰台世界. 2010（09）

[2] 王成琴. 关于社区矫正档案管理工作的思考[J]. 档案与建设. 2013（11）

[3] 朱晓杰，张凯. 社区矫正档案管理规范化研究[J]. 兰台世界. 2014（14）