妇幼保健机构如何保证综合档案室有效运行

范文婷

摘 要：为了更好地面向基层、预防为主，为妇女儿童提供健康教育、预防保健等公共卫生服务，近年来，国家加大对基层妇幼保健机构的规范化建设，其中综合档案室的建立是发展妇幼保健事业的重要资源和依据，也是保健机构长期积累的宝贵经验，它是否规范建设有效运行，关系到妇幼保健工作各项决策和具有工作实施、妇幼疾病预防工作是否能发挥作用。本文分析了妇幼保健机构综合档案室建设的现状，并提出了保证妇幼保健机构综合档案室管理有效运行的几点建议。建议粗浅，仅供参考。

关键词：妇幼保健机构；综合档案室；有效运行

妇幼保健机构是以保健为中心，以保障生殖健康为目的，由政府举办，具有公共卫生性质的公益事业单位，是保障妇女儿童健康，提高出生人口素质的基本医疗服务的专业机构。妇幼保健档案室建设是促进妇幼保健机构发展的必然举措，在妇幼保健机构中发挥着不可替代的资源优势作用。然而，由于种种原因，在实际运行中，一些妇幼保健机构并没有重视起档案的作用，档案管理、档案室的建设被长期的文书档案思维模式所固定，使得妇幼保健档案发挥不了自身的作用，不同程度地影响妇幼保健工作向社会服务功能的发挥。

1 妇幼保健按机构档案室管理现状

1.档案室档案归类简单。一些县、区级妇幼保健机构档案室分类归档资料局限，一般只注重年度工作总结、年报、工作计划等工作资料的存放，并没有把日常工作中具有保持价值的医疗档案和治疗资料归档立卷，使得档案室存放的材料不能为制定预防对策提供第一手的参考依据，因而造成档案室不能发挥功效，长期积累的档案不能全面、真实地反映本地区妇女儿童连续动态的长期发育和营养状况情况，难以给专家、学者及相关的研究机构提供准确、及时、全面的基层资料。

2.制度化、规范化管理缺失。由于一些基层妇幼保健站没有把档案室建设纳入工作重点，致使档案室管理没有形成制度化和规范化，一些制度缺失，有的制度没有及时完善，过于老套，不贴近实际，缺乏制度的执行力度，对档案接收、保管、补充和借阅管理等工作制度管理不完善，对一些重要环节存在随意性强，没有落实责任人现象，一些档案管理人员不注重对加密档案的保管，存在手续不全便借阅现象。

3.基础设施建设薄弱。由于基层妇幼保健站建在居民区，在一些发达、人口密集的城市，城市地皮金贵，政府投资建立妇幼保健机构时，由于投资限制，致使一些妇幼保健机构没有设立档案室，在国家相关的妇幼保健机构规范化建设要求出台后，一些妇幼保健机构由于空间有限，建立档案室没有达到要求，基础设施薄弱，功能不全，一些档案室没有设立阅览室，没有设立绝密档案库房等。

4.档案信息化建设滞后。主要表现为一些妇幼保健机构没有投入资金进行电子档案的建设，其管理仍处于纸质档案管理水平，一些妇幼保健机构虽然投资购买了电脑等设备，但软件开发和档案人员素质等问题，使得信息化档案管理形同虚设，一直没有发挥出作用，有的区域网络没有建立，档案信息保密和信息安全问题严重，一些档案管理人员缺乏计算机网络安全意识，责任心不强，操作不规范，数据备份不及时等，容易导致电子档案泄漏和丢失现象。

5.档案管理与妇幼保健工作脱节。部分妇幼保健人员档案借阅和整理意识差，它们习惯将常用的档案长期借阅不归还，这种自行保管形成人人手里有资料，谁的资料都不全，谁也无法完善资料的局面，致使档案资料不能发挥作用。另外，在借阅过程中，有的借阅人由于保管不善造成档案材料缺失或遗失等现象时常发生，而档案工作人员不负责任，在归还时不能及时发现档案材料缺失现象，造成档案不全，在什么环节缺失理不清的现象。

2 保证妇幼保健机构综合档案室管理有效运行的几点建议

1.加强领导，提高意识。妇幼保健机构档案室管理既要为妇幼保健机构建设和发展提供资料支持，又要符合档案各项管理规定要求。妇幼保健机构领导要提高对档案室建设的重视程度，加大对档案室的投资建设，带领相关人员开展调研，解决妇幼保健档案管理中存在的问题。相关领导并定期对档案管理工作进行检查、督导，要认识到档案管理对妇幼保健工作及当地妇女儿童的营养状况调研的重要性，把档案室管理建设工作列入妇幼保健工作的重点，建立健全档案管理制度，建立管理组织机构，建立综合档案室，配备专业专职档案管理人员，使档案室建设工作与妇幼保健机构建设同步发展。

2.完善制度，规范管理。各妇幼保健机构要结合本院实际，建立健全各项档案管理制度，比如制定《档案管理辦法》，《文书处理办法》等，要对档案管理机构、档案管理原则、借阅范围、档案存放要求、保密等级、保管期限、管理原则进行明确的规定，建立健全档案接收、整理、保管、借阅、销毁等档案管理制度，使档案管理有法可依、有章可循。落实档案管理岗位责任制，对档案管理则细化，促进档案管理规范化管理。一方面坚持文书档案一体化管理，将妇幼保健的各种记录、总结、计划和年报边分类边存放的同时也将各科室工作活动形成的档案资料分类分盒存放，放到综合档案室整理保管，对专业性较强的档案资料由档案形成可是和综合档案共同立卷。另一方面要集中精力收集整理立卷，做到集中统一管理。档案收集要齐全，要分为党群、行政、医护、保健、基建、设备、科研、会计等八类进行集中整理保管。

3.加大投入，维护安全。妇幼保健机构领导要以档案管理为重，加大对综合档案室的建设，筹集资金，建立综合档案室，合理划分档案管理区域，调剂档案用房，要具有综合档案库房，会计档案库房、阅览室和办公室，综合档案库房要具体分类，设立绝密档案室，并采取必要的防护措施。档案的安全甘利、技术保护和库房管理要符合国家有关规定，从基础设施上保证档案安全。另外，要加大对电子档案室的建立，电子档案能提高档案利用率，节约调取档案时间，发挥档案资料最大价值。要购买电子设备，铺设网络线路，加大对档案管理人员电子信息的培训，使电子档案发挥作用。

4.加强培训，提高信息化管理水平。为了适应妇幼保健机构现代化发展的需要，提高档案管理信息服务水平，加强档案管理队伍的培训和管理，是实现档案信息化应用必要途径，通过培训，使人员建立财会档案信息资源管理的新观念，努力提高档案管理人员信息意识。档案管理人员要熟悉网络资源和计算机使用技术，准确掌握档案数据库的使用方法，对档案管理软件的熟练掌握，比如编排方法、检索方法，还要学习掌握会计技术和档案管理技术，发挥档案信息化管理的优势，不断提升和完善信息管理思想意识，向着集档案管理知识、医学保健技术知识和计算机知识和外语知识为一体的复合型人才的方向发展。

3 结语

妇幼保健机构建立科学、规范的综合档案室是妇幼保健工作和社会服务能力不可缺少的手段，是发展妇幼保健事业的必然要求，也是利用档案管理高效地实现妇幼保健各项业务工作和管理工作的提升办法。要完善制度，加强领导，加大投入力度，加强信息化管理水平，才能保证综合档案的有效运行。

参考文献

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