机关文件材料立卷“八字”方法

卢浩锋

随着改革的深化和经济社会的发展，档案工作已逐步延伸到社会生活的各个方面，档案是随着人类的文明发展产生的历史阶段产物，通过档案可以探寻历史发展的轨迹和规律，了解历史发展中历程，承继文化精华，档案工作是党和国家事业的重要组成部分，也是践行群众路线、服务群众的一项重要的基础性工作， 文件材料归档，既是文书处理工作的最后环节，也是档案工作的起始点。长期以来，文件材料归档方法基本上是沿用传统的“六个特征”结合运用的立卷归档方法。这种方法在我国文书工作及档案工作历史过程中曾起过积极的作用。本人在工作实践中，把机关文件材料立卷概括为“八字”方法，即“年度、级别、问题、价值”：

年度：即把机关所有的文件材料按时间年度分开。在年度工作中产生的 “红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，年度以落款日期为准。但也有涉及跨年度的文件，其归档方式有：①请示、批复类，此类文件应放在复文年度，没有复文的应放在请示年度。②规划类，放在针对的第一年立卷。③总结类，放在针对的年度；多年的总结，放在最后一年立卷。④会议文件类，放在会议开幕年立卷。⑤会议记录类，放在最后一年立卷。⑥非诉讼案件类，放在结案年立卷。

级别：把所有的文件材料分为上级、本级、同级、下级四个级别，需特别强调的是，文件材料的立卷要以本级为主，上级、同级、下级的文件材料，如果万一错销毁了，需要时可到发文机关索取，还能解决，但如果将本级的文件材料销毁了，就无法解决。在分级别的同时，要照顾到文件之间的内在联系，凡是直接反映要本机关工作活动的上下级文件，如：上级对本机关请示的批复，上级对本机关的通报，上级批转本机关的工作报告，上级直接针对本机关的情况专门制发的请示或意见，上级首长对本机关视察、讲话记录，上级派人进行对本机关的调查研究形成的材料，下级机关的请示（已作批复），下级被本机关批转的工作报告，下级机关领导干部在本机关召开会议上的发言材料等则不宜按级别绝对分开，应与本机关的文件在一起，保持文件的密切联系。针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等的人和事的文件材料都要立卷。

问题：文件材料按年度、级别分开后，以问题为主分开立卷，尽量做到问题单一。如何将反映机关主要历史面貌的文件材料（如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料）、反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料（如：行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料）、反映机关主要职能活动的重要文件材料（如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等）、反映机关人事管理活动的文件材料（如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料）等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，各机关形成文件的重点和核心进行问题分类，需按照：会议文件可根据数量多少，可分一会一卷或数卷；报表、名册按同一格式、名称或同一地区组卷；工作计划、总结报告、综合性文件按作者和文件名称组卷；案件材料按每案一卷或数卷；研究、生产、建设管理工作形成的图表和文字材料按每个项目一卷或数卷；简报、刊物按名称组卷；最后是特殊性文件材料应根据具体情况组卷。按问题立卷也不是绝对的，对一些不宜按问题立卷的材料，如会议记录、统计材料、综合性会议文件和简报、信息等材料，则应运用作者、名称、地域等特征立卷。

价值：也即是文件材料的保管期限。分为三档，即：永久、长期（30年）、短期（10年）；村级档案分为两档，即：长久、短期。其中：永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关主要职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。而机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案管理期限，按国家有关规定执行。确定档案的保存价值要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用。根据本机关工作的需要和国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保管价值，准确地判定档案的保管期限。

档案事业是一项功在当代，利在千秋的事业。基层档案管理工作，工作繁瑣而冗杂，需要投入大量的人、财、物和时间，需要时间的积淀才能体现出它的价值。需要档案战线上广大同仁的不懈努力，把“死档案”变成“活资源”，档案工作才能更加有所作为，才能更好地为经济发展和现代化建设服务。机关文件材料立卷如果能将这“八字”方法掌握得好，立起来的案卷就合格。