公务短信的拟写与使用

江秀玲+陈祖芬

公务短信的结构原则

一条完整的公务短信由称谓、主题、内容、尾语、署名、日期组成。

1.称谓恰当礼貌

称谓要表达清楚接收方的身份，并体现礼貌原则。如果是给同事发公务短信，最好称呼具体人名，如“尊敬的×××女士/男士”，以示诚意和尊重;如果是给上级领导发会议通知，称谓最好表达为领导的姓氏加上他的职位，如“尊敬的李主任”;如果公司里恰好有两位主任都姓李，就要表达得更具体些，可以加上他所在的部门，如“尊敬的办公室李主任”。称谓恰当，沟通和传递信息的效果才会更好。

2.首句反映主题

在首句中即反映出主题，旨在帮助接收方及时高效地读取信息。在“短信时代”，人们享用着短信的巨大功能，也烦恼于短信诈骗和广告短信泛滥等“信骚扰”。公务短信倘若没有明确的主题，可能会被当作垃圾短信而忽略。

主题归纳得当，并在首句中说明主题，便于接收方迅速知晓短信的大体内容，如“市场部××项目讨论会通知”，然后告知会议时间和地点，如“8月5日上午9：00，701会议室”。主题不明确会影响工作效率。比如一条首句为“通知”的短信，对发送方来说，会给今后的查询增加难度，影响查准率;对接收方来说，必须打开短信阅读后才能知道主旨内容，很不高效。

3.内容简洁条理

公务短信的正文可以参照事务性通知的写作模式，第一部分说明背景及目的，第二部分说明具体事项。在内容表述上应当做到以下两点：一是简洁明确。尽可能用一条短信容纳全部信息，减少短信往来次数。如果需要传递的信息有多项，宜分点阐述。内容表述不能有歧义，以免接收方按照自己的理解去办事。二是条理清楚。例如，某单位领导发短信给他的秘书小赵：“明天上午

10∶00你去车站接一下李主任，另外把去年的工作总结给我看一下。署名：陈主席。”职场新手会立马回复：“好的，我立刻去办。”有三年工作经验的小赵是这样回复的：“尊敬的陈主席，来信收到。①明天上午9：30我到车站接李主任，接到后短信通知您;②去年的工作总结我已放在您的抽屉里。最近空气潮湿，您要注意腿部保暖。署名：小赵”。寥寥数十字，足见小赵做事的条理性。

4.尾语按需设置

如果是一般的祝福短信，宜在结尾处注明“无须回复”或“免回”，以避免不必要的回复。如果是比较重要的事情，可在结尾处注明“收到请回复，谢谢！”以确保信息传递到位。如果隔了较长一段时间还没有收到回复，有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的公务短信比如通知，应使用专用尾语“特此通知”，以示规范和严谨。

5.署名明确勿漏

与一般的生活短信、娱乐短信不同，公务短信较为正式和规范，结尾处必须署名。若短信末尾没有署名，接收方又没有保存过发送方的号码，他就无从得知发送方是谁，也就失去了用短信传递信息的价值。

6.附上发信日期

普通公务短信的末尾最好附上日期，重要公务短信的末尾一定要附上日期，以免造成误解。因为手机短信的发送存在着不确定因素，有时可能会延迟。一旦发生延迟，并且接收方又比较粗心，就有可能弄错时间，由此耽误要事。

公务短信的用语原则

短信不同于电话，不能通过声音来传递情感，只能通过文字来表达，接收方则在字里行间揣摩发送方的语气和态度。因此发送公务短信时务必遵守礼貌、规范、温和三项基本原则。

1.礼貌

短信的开头应先致问候，一句“您好”就能让对方倍感亲切和自然。如果是在下班时间发送公务短信，最好在开头表示歉意，说明事情紧急，希望得到对方的谅解。结尾处加上一句“谢谢”，也是有礼貌、有修养的体现。

2.规范

拟写公务短信必须做到语言规范，不能含混表达。拟写前要先弄清短信的内容是什么，不同的内容所使用的格式以及语言也不同。如果是会议通知，最好使用通知的写作格式，才会显得正式和规范。若是一般的节日祝福，可在短信开头写上“尊敬的×××”。

3.温和

短信中的每一字、每一句都要让人感觉到你面带微笑，态度温和，娓娓而谈。只有让对方感觉舒适，才有助于沟通及工作的顺利开展。

公务短信的内容规则

使用公务短信的目的在于使公务联系变得快捷，因此公务短信的语言应简明扼要，内容应严谨规范，字数一般控制在一条短信之内，以便接收方快速读取信息。

1.内容应与公务有关

公务短信的内容必须与公务紧密相连，否则就失去了意义。尤其须注意的是，不能借公务短信发送垃圾信息或者广告。

2.简明扼要，突出要点

公务短信的拟写要力求务实，用最简明扼要的语言传递信息。比如，在开头讲一堆开场白，最后才说今晚要开会，不仅多此一举，而且影响工作效率;应直接说明开会的时间、地点、内容以及需要携带的物品等。此外，应突出要点，把要点放在最前面，然后再作具体说明，说明也必须与要点相关。

3.切忌过于口语化

公务短信虽然不必做到公文那样的正式、严谨，但毕竟事关公务，比一般的短信严肃、正规，因此语言表达切忌过于口语化，网络语言更应谨慎使用。比如网络语言“亲”会给人轻佻的感觉，不仅有损于单位的形象，也会影响接收方对短信的重视程度，妨碍工作的顺利开展。

公务短信的使用规则

1.发送时间恰当

公务短信最好在工作时间发送，以保证接收方及时处理。早上8：00以前、晚上10：00以后最好不要发公务短信，因为短信提醒的响声或震动声会打扰对方休息。公务短信也不宜在周末发送，因为对方不可能有处理公务的积极性，很难保证信息的传递效果。如果遇到紧急情况必须发短信，应先致歉，再说明缘由。

2.妥善处理接收延迟的情况

接收延迟问题在手机短信中较为常见，因此，如果是比较重要的事情，最好请对方回复以确认收到，或者在短信发送之后致电对方询问接收情况。

3.知悉短信发送限制

短信能否完整顺利地发出，取决于运营商有何规则限制。有时短信内容涉及一些敏感字眼，可能会被过滤或屏蔽，导致对方无法收到。另外，如果短信内容超过70个汉字，应分成两条发送，一次性提交有可能出现超过字数部分丢失的问题。

4.不得滥发短信

公务短信应仅限于开展公务活动，使用人员必须遵守职业道德，不能利用工作之便滥发短信。要做到“三禁止”：禁止发送与公务无关的短信;禁止群发广告或非法信息;禁止对无关人员发送信息。

5.谨防手机短信被人利用

不法分子冒充政府、企事业单位发短信进行诈骗的现象层出不穷，因此对公务短信系统应指定专门人员负责，确保公务短信用于公务联系。各单位还应该对公务系统加大监管力度，加强对垃圾短信和虚假政务信息的过滤，发现违法苗头要及时跟踪，必要时应报案，以维护本单位的合法权益。

（摘自《秘书》）