浅议水利工程档案资料整理

□张校彬 □陈姬玲 □王玉霞 （许昌水利建筑工程有限公司；虞城县水利局；商丘市水利建筑勘测设计院）

0 引言

近年来随着水利项目资金投资的增加，规模等级的提高，管理制度的健全，验收移交的规范，社会各界对工程项目的要求也越来越高，各项制度更加规范，工程管理日益完善，建设一项好的水利工程不仅要重视质量和外观，还要有真实完整、分类有序的工程档案资料。结合自身工作经验及当前水利工程档案资料整理现状与大家共同交流、学习。

1 工程资料的重要性及基本要求

1.1 工程资料的重要性

一是资料是痕迹化管理的需要；二是资料在施工阶段是指导施工的依据，验收阶段是工程合格的证明材料；三是资料是参建人员的免责记录。

1.2 资料的基本要求

一是真实性：工程资料必须是工程建设的真实反映。二是及时性：工程资料的形成必须与工程施工同步进行。三是完整性：工程资料不得缺项、漏项。四是准确性：工程资料必须填写准确，评定结论准确、无误。

2 档案资料的组成

2.1 建设管理资料

一是制度建设：各科室管理制度、管理岗位职责、检查考核办法、安全制度、安全预案，环境保护制度、工程质量（安全）保证体系、组织机构框图、工程进度计划表。二是建设依据：项目建设批准文件、施工图设计文件及审批文件、设计变更及审批文件（所有重大变更、较大变更）。三是工程管理资料：招投标文件、评标报告、合同书（施工、监理、检测、安全、廉政等）、工程建设过程中的检查、考核情况，工程质量控制的有关文件，建设单位的往来文件（如设计变更、施工过程中重大技术问题来往文件、会议纪要；上级单位有关指示等）。四是竣工验收文件：竣工验收文件、移交文件、各参建单位的工作总结报告。

2.2 施工资料

2.2.1 制度建设

岗位责任制度、安全制度、安全预案、档案管理制度、机械设备管理制度、工程质量保证体系、安全保证体系、施工工艺流程图、工程进度计划表。

2.2.2 施工管理文件

人员机构建设及其图表、施工组织设计、有关管理规定、主要技术及管理人员到岗情况、主要机械设备到场情况表。

2.2.3 施工控制文件

一是工程质量往来文件：业主和监理下达的关于工程质量方面的文件；经监理批准的施工组织设计；试验段施工报告、经批准的关键工序施工方案、工程开工报告、工程质量自检报告及工程质量检验评定资料。二是施工中遇到的非正常情况现场记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录等。三是已完工程项目的试验、检验及评定资料。四是安全生产的有关文件，本单位对安全生产的有关规定、要求，安全生产总结；文明施工的有关文件；本单位对文明施工的有关规定、要求，文明施工总结。五是进度计划（文件、图表）、批准文件，进度执行情况（文件、图表），有关进度的往来文件。六是施工原始记录：技术交底、施工日志、测量原始记录、各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）、会议记录、纪要等。

2.2.4 工程实体资料

一般都包括：①分部工程开工资料；②原材料试验资料，所用材料、半成品和成品质量检验结果；③各项质量控制指标的试验、检测记录和质量检验汇总图表；④重要部位、关键环节及隐蔽工程施工记录资料；⑤工程变更相关手续、资料；⑥施工过程中遇到的非常情况现场记录及其对工程质量影响分析；⑦施工中发生质量事故，经处理补救后达到设计要求的认可证明文件等；⑧单元工程质量评定资料；⑨各阶段质量评定及验收鉴定书。

2.3 监理资料

2.3.1 制度建设

监理部规章制度、监理工作实施细则、监理人员岗位职责、监理人员工作守则、质量（安全）管理制度、环境保护制度、监理部考核管理办法、监理机构示意图、工程质量保证体系、监理工作流程图等。

2.3.2 监理管理文件

监理机构及人员设置情况，监理工作计划、第一次工地会议，合同管理文件、来往函件、监理工作总结等。

2.3.3 工程质量控制文件

一是质量控制措施、规定及往来文件。二是施工组织设计、试验段、原材料试验检验报告单、混合料、开工报告审批资料。三是有关工程的监理工作指令（质量、进度等）。四是按规定频率抽检工程资料，已完工工程质量评定资料。五是工程进度计划管理文件：包括业主对进度要求的有关文件，对进度计划的有关安排要求文件；关于进度计划的有关指令。六是其它资料：监理日志，旁站记录，会议记录、纪要，监理通知、报告等。如：关于文明施工的要求、施工安全的通知、环境保护的要求等。

3 档案资料整理规定

3.1 归档工程资料的整编范围

档案资料是指产生于整个工程建设全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质监、监理到各个阶段的验收等过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。包括监理管理文件、施工管理文件、建设管理文件、质量监督文件、竣工验收文件等。

3.2 工程档案资料的内容及分类

根据水利工程建设的实际情况，对实行监理的工程将归档资料分为三卷，分别为第一卷建设管理资料、第二卷监理管理资料、第三卷施工管理资料。

4 整理档案资料方法和措施

4.1 从工程项目立项抓起，是做好档案资料整理的前提

建设项目目前均实行项目法人责任制的管理方式，项目法人不仅要对整个项目负责，也应对整个工程项目竣工资料负责。因此，项目法人应将竣工资料纳入工程建设的一部分，从工程项目立项开始就设立机构及人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，实行竣工资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与竣工资料验收同步。

4.2 建立健全资料管理制度，是做好档案整理工作的基础

项目法人单位在工程项目建设初期就应结合工程项目实际情况，制定相应的工程项目档案管理规定，明确施工单位、监理单位、管理单位在工程档案形成过程中各自应承担的职责。工程项目管理单位和监理单位，在工程项目开工前应结合实际情况，制定和颁发规范标准的一整套工程资料样表。只有工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。

4.3 运用合同法律手段，是做好档案整理工作的重要保证

工程项目档案管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草管理工作，把文件材料积累、归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档的范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，使施工单位能够高度重视工程档案的归档工作，这样档案资料的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。

4.4 重视档案知识宣传教育，是确保档案资料质量的有力措施

当前的现实情况是施工资料、监理资料普遍较弱，尤其是施工资料，很多施工人员包括项目负责人通常把内业资料作为应付检查和交工的附件看待，没有真正认识到档案资料的重要性。在资料整理方面存在着缺项、漏项、代签、漏签、整理不及时、分类混乱，甚至造假等诸多问题。因此，要重视水利工程档案知识的宣传教育，在工程项目开工后，建设管理单位就应高度重视和加强水利档案资料基本知识宣传和教育工作，学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及水利工程对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平，杜绝施工过程中产生不规范的原始施工资料和文件出现。确保一流的工程质量、一流的竣工档案资料。

4.5 档案资料整理列入进度计划，是“同步”完成档案资料的有效措施

建设管理单位应要求工程各参建单位在制订工程进度计划时，应将每个单元、分部工程质量评定资料的整理、检查工作列入到单位工程进度计划中，对在整编资料中发现的“原始资料不及时、不齐全”、“评定、签证资料不齐全、不规范、不统一”等问题，要及时发现，及时通报批评和处理。各单位都要按标准去执行，不符合标准的文件要拒收，不符合规定要求的档案资料，不予计量和支付，从源头保证档案资料的标准和质量。

4.6 严把工程竣工验收关，使工程档案资料充分发挥凭证作用

水利工程项目进行竣工验收的一个重要条件是工程资料必须同时或提前通过档案验收。因此在竣工验收阶段，建设管理部门、监理工程师要严格把好审查验收关，对各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告等要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确，签证是否完备，组卷排列是否合理等。确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。